PARA LOTE 1:
GRUPO 1
Item 1 - Servicio de Digitalización certificada de documentos por página.
Actividades Claves
Digitalización de documentos
Se deberá llevar a cabo la digitalización de documentos establecidos en la sección Tipología Documental. La solución requerida deberá apuntar a la actualización en forma simultánea a efectos de poder emitir informes o reportes o poder visualizar cada expediente hoja por hoja.
Plan de trabajo
Detallando mínimamente las actividades en un cronograma calendarizado de actividades, que garantice el cumplimiento del plazo del servicio basado en métodos de gestión de proyectos que cubra la planificación, ejecución, seguimiento y cierre mínimamente orientado al cumplimiento de los objetivos establecidos para las áreas del MEC determinadas.
Gerenciamiento del Proyecto
Se requiere que el proveedor presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada en metodologías ágiles o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el proveedor deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un Gerente de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.
El Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informe de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma, cumpliendo las exigencias generales del contrato.
Instalación, montaje y puesta en marcha de componentes requeridos para la ejecución del servicio
En los plazos establecidos se deberá montar, instalar, configurar, entregar y llevar a cabo las tareas de instalación y configuración basado en las mejores prácticas de todos los componentes temporales.
Procesos de digitalización
La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital, mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento entre otros.
Estos procedimientos de digitalización y el correspondiente plan de calidad deben estar mínimamente aprobados vía Resolución del Ministerio de Industria y Comercio que indica que el Software de Gestión documental, los procedimientos de digitalización certificada y plan de calidad están autorizados por el ente para ser utilizado en procesos de digitalización certificada de documentos, vigentes en el portal oficial de la Dirección General de Firma Digital y Comercio Electrónico del MIC.
Ordenamiento físico de los documentos para el proceso de escaneo
El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio y es responsabilidad de la empresa adjudicada.
Almacenamiento de documentos escaneados
El proveedor deberá contemplar la disposición final de los documentos en cajas para su guarda definitiva, de acuerdo a lo establecido en los entregables.
Requerimientos Generales para la generación de archivos
Formato de archivo PDF/A, firmado digitalmente basado en el proceso de aprobado para la digitalización certificada, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación, margen entre otras características.
Procedimientos y seguimiento de implementación
- El gerente de proyectos en conjunto con su equipo deberá llevar a cabo la elaboración del documento de procedimientos y manuales para la gestión y administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo: instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso. Dichos procesos deben ir acompañado con videos tutoriales y materiales de apoyo adicionales.
- Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.
- Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario todos los tipos de documentos.
- El proveedor debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción del alcance definido en esta sección del Pliego de Bases y Condiciones.
Tipología documental y cantidad de páginas estimadas
Dirección de Certificación Académica
Planillas de Calificaciones Nivel Medio y Escolar Básica
Se deberán digitalizar las planillas de calificaciones, conforme a las cantidades contratadas y que correspondiesen a documentos que forman parte del periodo comprendido entre los años 2.011 al 1.999 (año de la Reforma Educativa) y una parte del 2.012, conforme a la factibilidad técnica y de ejecución de contrato.
Tipos de documentos y campos asociados:
- Planillas de calificaciones Escolar Básica
• Numero institución
• Nombre institución
• Departamento
• Distrito
• Nivel educativo
• Ciclo
• Curso
• Sección
• Turno
• Año
• Mes
• Región
• Periodo
• Resolución
• Institución
• Código institución
- Planillas de calificaciones Nivel Medio
• Número institución
• Nombre institución
• Departamento
• Distrito
• Nivel educativo
• Énfasis o especialidad
• Curso
• Sección
• Turno
• Año
• Mes
• Región
• Periodo
• Resolución
• Institución
• Código de institución
Estos campos índices son los inicialmente establecidos, pudiendo ser sustituidos conforme a una debida justificación técnica y de común acuerdo con el prestador de servicios, siempre y cuando esto no afecte el cronograma de ejecución de los servicios y sean viables.
En cuanto a la tipología documental no se limita a la misma únicamente. En caso de que la convocante requiera incorporar otro tipo de documento en el marco del servicio, ésta podrá solicitar por nota que se pueda atender la necesidad. La empresa adjudicada podrá presentar un plan de trabajo y plazos adicionales para esta tipología documental.
Dirección General de Administración y Finanzas Rendición de Cuentas.
Dirección General de Gabinete
Bajo la necesidad de digitalizar certificada de la documentación que se genera en el día a día en las oficinas del MEC, el proveedor deberá contemplar en su oferta la disposición de unidades operativas de digitalización y puesta en producción en el software de gestión documental propiedad de la convocante para las dependencias citadas precedentemente.
La Convocante determinará la incorporación de los tipos documentales y sus campos índices, ésta podrá solicitar por nota que se pueda atender la necesidad. La empresa adjudicada podrá presentar un plan de trabajo y plazos enmarcados en la vigencia de contrato.
Implementación del Servicio de Digitalización Certificada
Considerando la complejidad de la documentación, la información y los formatos de bases de datos, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:
a) Capacitación y entrenamiento al personal del proveedor:
Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de esta actividad que implica que el personal del MEC de cada área destinada al alcance de la solución estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del proveedor la participación según lo establecido, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 1 (un) día hábil por cada dependencia, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios.
b) Actualización de base de datos:
Posterior a la actividad descripta en el punto a, es requerido que el proveedor asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a expresiones regulares para poder realizar la obtención de datos durante el siguiente proceso que es la digitalización de documentos.
c) Digitalización de documentos:
Se podrá iniciar los procesos de digitalización en la medida que el proveedor avance con los puntos a y b.
d) Creación de Formularios o Tipologías documentales:
El proveedor a través de los técnicos especializados deberá crear los formularios correspondientes a los tipos de documentos que serán incorporados para ampliar el alcance del software ya instalado en servidores del MEC. En el caso de Certificaciones Académicas deberá contemplar el análisis de la implementación actual y mejorar en caso de que se detecte que existen mejores prácticas aplicables y orientadas a la productividad del uso del Software.
Por otra parte, es requerido que se incorporen nuevos formularios para la incorporación de los documentos propios de las áreas definidas para las unidades de digitalización activas entre otros documentos que forman parte del alcance.
e) Importación masiva:
Los productos de imagen generados deberán ser objeto de una importación al Sistema de Gestión Documental, propiedad de la convocante, a disposición del proveedor adjudicado, en cuanto a la accesibilidad a la aplicación, a llevarse a cabo de forma presencial on site en un ambiente controlado que será determinado al inicio del servicio y acompañado por personal técnico de la Institución.
Cronograma
|
HITOS DEL PROYECTO
|
|
DESCRIPCION
|
|
Año 1
|
Año 2
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
|
Emisión de Orden de Inicio
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 3
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 4 (cuatro)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 5 (cinco)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 10
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Se establece un cronograma referencial de ejecución del servicio específicamente. Los demás ítems tendrán sus plazos de entrega establecidos en su sección correspondiente.
ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
El proveedor deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, estos componentes no serán transferibles al MEC.
La digitalización deberá mínimamente ser realizadas con equipamientos y aplicativos especializados que el proveedor debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:
Equipamiento
• Equipo para páginas no encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:
- Área de escaneo: hasta A3 o superior.
- Resolución: 600 dpi o superior.
- Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior.
- Velocidad de Escaneo: 100 páginas por minuto (una cara).
- Software especializado para captura de imágenes.
- Cantidad Mínima de Equipos: 3 (tres) como mínimo.
• Equipo para documentos encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo:
- Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
- Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior.
- Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC.
- Con pantalla embebida de 14’’ o superior.
- Profundidad de bits: 36 bits o superior.
- Resolución: 550 dpi o superior.
- Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo.
- Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
- Software especializado para captura de imágenes.
- Cantidad mínima de equipos: 1 (uno) como mínimo.
• Computadoras Personales
El proveedor deberá presentar un documento que describe las características técnicas de los equipos que serán utilizados durante el servicio.
• Servidor temporal
El proveedor deberá presentar un documento que describe las características técnicas del servidor temporal que será utilizado durante el servicio.
Aplicativos a ser utilizados en el ambiente de producción y servicio de digitalización
a) Sistema de procesamiento de documentación digital:
El Sistema utilizado para el procesamiento de los documentos en las unidades de digitalización de la prestadora de servicios debe contemplar:
Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:
- Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir.
- ABM: Scanner, Usuario.
- Usuario/Escáner.
- Actualizar repositorio.
- Unidad productora / serie / subserie.
Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad
- Nombre Completo: Nombre y Apellido del operador.
- Nombre usuario: Nombre del usuario.
- Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema.
Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:
- Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote.
- Editar: Permite editar un Lote ya creado.
- Borrar: Permite eliminar un Lote.
- Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.
Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados, también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado.
Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:
- Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario.
- Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado.
La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:
- ID: Auto numérico
- Orden: Número en el que se visualizara el campo.
- Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
- Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Ejemplo: el formulario requiere como mínimo un campo clave y al ser clave automáticamente es requerido.
- Editable (Si o No): debe permitir determinar si el contenido de un campo es editable o no.
- Multilíneas: debe permitir crear una caja de texto para los textos más extensos, ejemplo la descripción del resuelve de la tipología Documental Resolución.
- Visible (Si o No): debe determinar si el campo necesario que sea visible.
- Texto: debe permitir la posibilidad de ingresar datos tipo texto.
- Ancho y Largo: se debe poner configurar las dimensiones del campo, esto previendo la utilización del campo Multilíneas.
- Tipo: debe determinar tipo de objeto que se utilizará. La opción mínima debe ser Textbox para la caja de texto o del tipo combo que permite seleccionar los valores ya predefinidos.
- Tipos de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número.
- Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
- Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.
Control de procesos digitales: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.
Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control.
Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargados en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar que los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.
Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas.
Nombre de formulario
- Escaneado.
- Indexado.
- Dudas.
- Re escaneo.
- Control de calidad.
- Verificado.
Reportes
- Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio.
- Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos.
Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.
Revisión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.
Movimiento: Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:
- Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico.
- Documentación en cola a preparar.
- Documentación preparada.
- Documentación a escanear.
- Documentación escaneada.
- Documentación a reagrupar.
- Documentación reagrupada
b) Software especializado en reconocimiento óptico de caracteres
Se deberá contemplar el uso de un software especializado en OCR que cumpla mínimamente con las siguientes características:
• Deberá permitir detectar OCR en archivos digitalizados basados en imágenes y papel.
• Deberá permitir comparar dos versiones de un documento para detectar diferencias en el contenido.
• Deberá permitir reorganizar o incorporar páginas nuevas, o incluso insertar y mover imágenes.
• Deberá permitir incorporar, modificar o eliminar las propiedades del documento (metadatos).
• Deberá permitir extraer rápidamente tablas y texto seleccionando de forma directa un área en documentos PDF digitales o escaneados; sin necesidad de efectuar ningún reconocimiento de texto adicional.
GRUPO 2
Ítem 1 Servidor
• Factor de forma: Rackeable de 2U
• Procesador con cantidad instalada: 2 (dos) de 8 cores cómo mínimo o superior y velocidad: 2.0 Ghz o superior
• Memoria Caché: 11 MB o superior
• Memoria RAM: Capacidad inicial: 64 GB o superior.
• Almacenamiento: instalados 8 (ocho) discos de 900 GB SAS de 10K rpm como mínimo. Capacidad de albergar hasta 8 discos SFF inicialmente y con capacidad de soportar con upgrades hasta 16 bahías de discos SFF como mínimo.
• Controladora de discos: 2GB de cache o superior.
• Arreglo de discos: RAID 0, 1, 5, 6, 10, 50 y 60.
• El equipo deberá contar con: Cuatro puertos Gigabit Ethernet 10/100/1000 BASE-T
• Interfaces periféricos: 2(dos) puertos USB 3.0 o más.
• Fuente: El equipo debe contar con 2(dos) fuentes de poder de 500 watts cómo mínimo para redundancia con capacidad de reemplazo en caliente.
• Diagnóstico: El equipo deberá contar con un panel de luces frontal para diagnóstico de componentes de hardware. Además, deberá contar con una herramienta que permita abrir casos de soporte de manera proactiva en caso de requerir reemplazo de componentes que utilice IA para gestionar, recuperar y optimizar automáticamente el o los servidores.
• Se debe incluir una herramienta de administración centralizada de servidores en la nube, que permita la administración, monitoreo, automatización y la implementación de equipos adicionales. Deberá contar con chip dedicado capaz de proteger el equipo ante ataques a nivel de firmware incluso sin tener encendido el sistema operativo. Este chip debe contar con una cadena de suministro segura 360 por parte del fabricante.
• Sistemas Operativos Soportados: Windows Server 2012 R2 o superior, Red Hat Enterprise Linux 6.9 x64 o superior, SUSE Enterprise Linux Server 11 x64 SP4 o superior, VMware ESXi 6.0 U3 o superior.
• El proveedor deberá contar con el respaldo de al menos 2 (dos) técnicos certificados para la instalación y montaje además de cualquier asistencia especializada que se requiera para no parar la ejecución del servicio. Deberá presentar los certificados y el listado de la nómina permanente a la que pertenecen los mismos.
Ítem 2 Disco Duro para Servidor HPE DL380 Gen10
El proveedor deberá proveer discos con las siguientes características:
• Disco Duro de 900 GB hot-plug SAS hard disk drive 12 Gb/sec transfer rate, 10.000 RPM, 2.5 inch small from factor (SFF).
Se deberá contemplar los servicios de instalación y montaje de los discos requeridos en los servidores con los que cuenta la convocante en configuración RAID 6 más un disco para spare.
Los discos requeridos deberán ser nuevos, de la misma marca del fabricante de los servidores. No se aceptarán discos reacondicionados.
Ítem 3 - Escáner para documentación frágil y encuadernada
• Marca/modelo
• Scanner Planetario de Alta Producción
• Tipo de Alimentación - Manual
• Interfaz: 1 (una) Interface de red Ethernet Gigabit
• Tamaño soportado: libros (documentos encuadernados) y documentos hasta tamaño A2 o superior.
• Área de escaneo: 18 x 24 pulgadas (460 mm x 620 mm) o superior
• Funcionamiento autónomo de escaneo: Software y hardware incorporado en una sola unidad, sin la necesidad de contar con una PC de origen externo.
• Operación: con pantalla táctil integrada de mínimo de 21 HD con vista previa en tiempo real del documento escaneado o superior.
• Conectividad: 2 (dos) puertos USB 3.0 como mínimo, 2 (dos) puertos USB como mínimo.
• Fuente de luz: lámparas LED blanco sin emisión de radiación UV como mínimo.
• Vida útil de la lámpara: 45.000 horas o superior.
• Velocidad de escaneo:
-
En área A2 a 150 dpi: 1,0 segundos o inferior
-
En área A2 a 200 dpi: 1,20 segundos o inferior
-
En área A2 a 300 dpi: 1,7 segundos o inferior
-
En área A2 a 400 dpi: 2.2 segundos o inferior
• Cámara: sensor CCD de 22.000 pixeles o superior
• Resolución: 600 dpi o superior
• Profundidad de color: 48 bit color, 16 bit escala de grises
• Cuna de metal para disposición de documentos en V se debe abrir en 120° o 180° y plana
• Deberá contar con una Cámara de vista previa en vivo para optimizar la posición del documento antes de escanear, con pedal (interruptor) de pie, con disparador para la captura
• Profundidad de color: color de 48 bit interno, 24 bit color de salida, escala de grises 16 bit4
• Software para mejora de imagen integrado
•Deberá contar con la posibilidad de mantenimiento remoto, actualizaciones de firmware y solución de problemas.
• Deberá contar con la posibilidad de integración y acceso remoto a través de internet o intranet
• Deberá incluir aplicativo especializado de Reconocimiento Óptimo de Caracteres.
• Configuración de formato grabación de archivo JPG, PDF (PDF/DA), TIFF, PNM, BMP, PNG, DICOM, DWF, PCX
• Alimentación Eléctrica: 100 -240 V de fábrica
• Aplicativos para gestión de imágenes: deberá contar con un aplicativo que permita realizar las siguientes tareas como mínimo:
-
Escaneo masivo de documentos por lote de archivos.
-
Indexación de los trabajos de escaneo (vinculación de datos a las imágenes)
-
Configuración y administración de perfiles de escaneo por trabajo
-
Generación de parámetros personalizados para escaneo específicos, convenciones de nomenclatura de archivos y ubicaciones de repositorio
-
Edición de las imágenes: recortar imágenes, aumentar o disminuir brillo, cambio de formato del archivo, reemplazar imagen, insertar imagen
-
Generación automática de renombrado de archivos y repositorios.
-
Creación de plantillas por medio de: carga manual, código de barras, utilizando un dato o la combinación de más de un dato como mínimo.
-
Permitir abrir múltiples ventanas de imágenes en simultáneo como mínimo
-
Cortar, eliminar, reemplazar e insertar una imagen seleccionada en un trabajo generado previamente como mínimo
-
Escaneo desde dispositivos móviles tipo Tablet con sistema operativo Android e iOS como mínimo.
-
Permitir desde los dispositivos móviles ajustes como: profundidad de color, desde blanco y negro a escala de grises o a todo color, controlar el brillo, dividir páginas como mínimo
-
Enviar archivo escaneado por correo electrónico desde la aplicación
-
Subir los archivos escaneados a la nube dependiendo del sistema operativo utilizado
-
Imprimir archivos escaneados de forma inalámbrica a través de Airprint como mínimo.
• Observación: no se aceptarán aplicativos que impliquen costos adicionales para el funcionamiento. Todas las licencias para el uso de los aplicativos deberán estar contemplados en la oferta.
• Año de lanzamiento al mercado: 2019 o superior.
• Accesorios exigidos: pedal disparador para toma de imágenes, mobiliario de base, cable de red para cada equipo.
• Requisitos: Distribuidor oficial de la marca y centro autorizado de servicios en Paraguay, garantizando existencia permanente de repuestos, demostrable por medio de constancias emitidas por el fabricante de la marca.
• Garantía por defectos de fábrica de 2 años o superior.
Ítem 4 - Escáner de Producción para hojas sueltas
• Marca/modelo
• Sensor de Escaneo: CMOS o CIS
• Velocidad de escaneo: (Blanco/Negro y Color)
Unilateral: 110 páginas por minuto o superior. Bilateral (Dúplex): 220 imágenes por minuto o superior
*Tamaño Carta a 300 dpi
• Tamaño del Documento en Alimentador: Hasta tamaño 11x17
• Alimentador Automático de Documentos: 500 hojas o superior
• Bandeja de Alimentación Automática de Papel: Automática o manual
• Formato de archivos de Salida: PDF, TIFF, JPG y BMP como mínimo
• Gramaje de papel soportado: 20 a 250 g/m² o superior
• Interface: Hi-Speed USB 3.0 y Red Ethernet Gigabit como mínimo
• Volumen Diario: 45.000 escaneos o superior
• Alimentación Eléctrica: 220 Volt
• Funcionalidades Mínimas: Detección Automática de Color, Detección Automática de Tamaño de Página, Eliminación automática de página en blanco, Detección Ultrasónica de Alimentación doble, Modos de escaneo de Mejora de Texto y Escaneo simple de múltiples imágenes, Separador por lotes incluido.
• Año de lanzamiento: 2018 o superior.
• Deberá incluir: Patch cord de 3 mts. y USB.
• Requisitos exigidos: Distribuidor Oficial de la Marca, para la República del Paraguay, certificado por el Fabricante*.
Centro Autorizado de Servicios para la República del Paraguay, certificado por el Fabricante*.
Contar con por lo menos tres (3) técnicos certificados por el Fabricante.
Los documentos deben estar debidamente legalizados.
• Garantía: 3 años como mínimo.
Capacitaciones
Se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del MEC.
Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.
La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo:
o Nombre y apellido del funcionario.
o Número de cédula de identidad.
o Dependencia a la que pertenece el funcionario.
o Fecha y hora de capacitación.
o Lugar donde se desarrolló la capacitación.
o Firma de los funcionarios capacitados.
|
Componente
|
Personal involucrado
|
Contenido
|
Carga horaria
|
|
Procesos de Digitalización documentos
|
Usuarios finales que generarán imágenes
|
Control de documentos
Preparación y pre escaneo
Digitalización o escaneo
Carga de datos asociados de indexación
Validación y control de calidad
|
30 horas
|
|
Personal técnico
|
Encargados de dar soporte de primer nivel y administrar el software
|
Configuración
Administración
Funcionalidades
Creación de formularios
|
30 horas
|
Obligaciones de la Convocante
Considerando que la provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue, para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la contratante se compromete a:
• Definir un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario.
• Poner a disposición uno o varios personales calificados para colaborar con el equipo técnico del proveedor y suministrar la información requerida en tiempo y en forma, además para la definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
• Llevar a cabo la capacitación al personal designado para la prestación del servicio de digitalización, quienes deberán participar de esta actividad, estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del proveedor la participación, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 4 (cuatro) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios.
• Respetar los canales de comunicación definidos en el Plan de Trabajo propuesto por el proveedor.
• Definir conjuntamente con el proveedor los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo de trabajo con relación a la implementación.
• No realizar requerimientos fuera del alcance requerido ni realizar modificaciones durante la implementación y puesta en funcionamiento de los equipos.
• Brindar en un plazo menor a 48 hs., respuestas a inquietudes, consultas y/o dudas, que surjan de parte del proveedor adjudicado durante el desarrollo del contrato.
• Consumir métodos mediante Web Services, para la integración entre sistemas locales con el Gestor Documental en caso de ser necesario.
• Conexión a internet.
• En cuanto al servicio de digitalización de la Dirección de Certificación Académica, Dirección General de Gabinete y Departamento de Rendición de Cuentas de la Dirección General de Administración y Finanzas será consignado un lugar adecuado para el procesamiento de cada tipo de documentos en ambas locaciones para que las personas que forman parte del equipo del proveedor puedan llevar a cabo las tareas teniendo en cuanta básicamente los siguientes criterios:
- Espacio físico de al menos 50 m² o superior, para ingreso de las personas, mobiliario, equipos a ser utilizados en el plazo establecido alrededor o cerca del archivo donde se encuentra la documentación.
- Espacio físico designado con ambiente climatizado.
- Acceso a sanitarios.
- En cuanto a la infraestructura dispondrá de espacio con tomas eléctricas.
- Acceso a oficina designada con horario declarado pero indefinido. En casos específicos el proveedor podrá disponer de las oficinas asignadas para los trabajos de digitalización en horarios excepcionales fuera del horario de oficina del MEC y además sábados, domingos y feriados.
- En caso de no contar con este espacio por algún motivo justificado, la convocante admitirá el procesamiento de los documentos fuera de la institución. Los documentos serán retirados bajo inventario en contenedores impermeables específicos para el traslado de la documentación hasta otra locación acordada con el proveedor adjudicado. A partir de la digitalización y disposición final, estas serán destinadas a guarda documental. En todo momento la convocante podrá requerir informe del movimiento de la documentación en cada área además de solicitar el original en caso de que esté en proceso de generación masiva de imágenes.
• Con respecto a la implementación en simultáneo de unidades de digitalización para Dirección de Certificación Académica, Dirección General de Gabinete y Departamento de Rendición de Cuentas de la Dirección General de Administración y Finanzas será consignado un espacio en una oficina donde tenga acceso a la documentación que deberá procesar el operador. Este espacio estará adecuado al mobiliario y equipamiento como escáneres y PCs además del espacio para la preparación del documento a ser procesado.
Garantía y Soporte Técnico
El proveedor adjudicado deberá suministrar asistencia técnica por vía telefónica, e-mail, chat, virtual y/o atención in situ en las oficinas del MEC donde haya necesidad de asistencia para restablecer y corregir el servicio en caso de fallas desde la entrega de cada producto hasta un periodo de 6 meses a partir de la finalización de cada entregable establecido, esto sin costo adicional. Esto incluye los servicios de:
• Consultas y soporte en operación, relacionadas a los documentos que se estarán importando al software de Gestión Documental Datascan propiedad de la convocante.
• El proveedor prestará la asistencia técnica en modalidad presencial y virtual en los días y horarios: lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs. para el software objeto del contrato, sin costo adicional.
Asistencia sobre incidentes:
• Consultas telefónicas: el proveedor deberá prestar atención en el horario de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs.
• Incidentes: Cuando se identifica un error, pero este no detiene los procesos o el flujo de trabajo. El proveedor dispondrá de hasta 2 días hábiles para responder.
• Incidentes críticos: Cuando se presente una situación que cause que algunos o todos los servicios queden inaccesibles o no funcionales. El proveedor deberá responder en el día (pudiendo ser fuera del horario establecido).
Confidencialidad
El proveedor deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El proveedor consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:
a) Mantener el carácter secreto de la información confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento de la Institución.
b) Utilizar la información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico del presente contrato.
c) Restituir toda la información confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a esta tal destrucción.
d) Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el proveedor responderá por ellas.
e) Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.
PARA LOTE 2:
GRUPO 1:
Item 1 Servicio de Digitalización.
Actividades Claves
Digitalización de documentos
Se deberá llevar a cabo la digitalización de documentos establecidos en la sección Tipología Documental. La solución requerida deberá apuntar a la actualización en forma simultánea a efectos de poder emitir informes o reportes o poder visualizar cada expediente hoja por hoja.
Plan de trabajo
Detallando mínimamente las actividades en un cronograma calendarizado de actividades, que garantice el cumplimiento del plazo del servicio basado en métodos de gestión de proyectos que cubra la planificación, ejecución, seguimiento y cierre mínimamente orientado al cumplimiento de los objetivos establecidos para las áreas del MEC determinadas.
Coordinación de los servicios:
Se requiere que el proveedor presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada en metodologías ágiles o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el proveedor deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un coordinador de los servicios y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.
El Coordinador será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informe de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma, cumpliendo las exigencias generales del contrato.
Instalación, montaje y puesta en marcha de componentes requeridos para la ejecución del servicio
En los plazos establecidos se deberá montar, instalar, configurar, entregar y llevar a cabo las tareas de instalación y configuración basado en las mejores prácticas de todos los componentes temporales.
Procesos de digitalización
La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital, mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento entre otros.
Ordenamiento físico de los documentos para el proceso de escaneo
El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio y es responsabilidad de la empresa adjudicada.
Almacenamiento de documentos escaneados
El proveedor deberá contemplar la disposición final de los documentos en cajas para su guarda definitiva, de acuerdo a lo establecido en los entregables.
Requerimientos Generales para la generación de archivos
Formato de archivo PDF/A, firmado digitalmente basado en el proceso de aprobado para la digitalización certificada, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación, margen entre otras características.
Procedimientos y seguimiento de implementación
- El coordinador de servicios en conjunto con su equipo deberá llevar a cabo la elaboración del documento de procedimientos y manuales para la gestión y administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo: instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso. Dichos procesos deben ir acompañado con videos tutoriales y materiales de apoyo adicionales.
- Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.
- Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario todos los tipos de documentos.
- El proveedor debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción del alcance definido en esta sección del Pliego de Bases y Condiciones.
Tipología documental y cantidad de páginas estimadas
Dirección General de Gestión y Desarrollo del Personal - Legajo del Personal
Se deberán digitalizar los legajos del personal, conforme a las cantidades contratadas y que correspondiesen a documentos del tipo Resoluciones que forman parte del periodo comprendido entre los años 1964 al 1.999. Además, Cuadernos de Apoyo Nivel Medio y Escolar Básica, Matriculación, Legajos de Docentes y Administrativos, conforme a la factibilidad técnica y de ejecución de contrato.
Tipos de documentos y campos asociados:
- Resoluciones
o Año y mes
o Nombre y Apellido del Interesado
Existen libros en mal estado, frágiles y deteriorados no aptos para el proceso de digitalización, en estos casos, el proveedor deberá reportar mediante una planilla de registros, identificando los mismos.
- Cuadernos de Apoyo Nivel Medio y Escolar Básica
o Año
o Departamento
o Nivel
o Zona
- Matriculación
o Numero de Matriculación
o Número de expediente
o Cedula de identidad
o Nombre y Apellido
- Legajos de Docentes y Administrativos
o Numero de Matriculación
o Cedula de identidad
o Nombre y Apellido
o Tipo de Legajo
Estos campos índices son los inicialmente establecidos, pudiendo ser sustituidos conforme a una debida justificación técnica y de común acuerdo con el prestador de servicios, siempre y cuando esto no afecte el cronograma de ejecución de los servicios y sean viables.
En cuanto a la tipología documental no se limita a la misma únicamente. En caso de que la convocante requiera incorporar otro tipo de documento en el marco del servicio, ésta podrá solicitar por nota que se pueda atender la necesidad. La empresa adjudicada podrá presentar un plan de trabajo y plazos adicionales para esta tipología documental.
Las matrículas deben ser ubicadas en nuevos biblioratos, para su resguardo por el orden numérico establecido por la convocante, los biblioratos serán provistos por la convocante.
Secretaria General
Bajo la necesidad de digitalizar certificada de la documentación que se genera en el día a día en las oficinas del MEC, el proveedor deberá contemplar en su oferta la disposición de unidades operativas de digitalización y puesta en producción en el software de gestión documental propiedad de la convocante para las dependencias citadas precedentemente.
La Convocante determinará la incorporación de los tipos documentales y sus campos índices, ésta podrá solicitar por nota que se pueda atender la necesidad. La empresa adjudicada podrá presentar un plan de trabajo y plazos enmarcados en la vigencia de contrato.
Implementación del Servicio de Digitalización
Considerando la complejidad de la documentación, la información y los formatos de bases de datos, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:
a) Capacitación y entrenamiento al personal del proveedor:
Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de esta actividad que implica que el personal del MEC de cada área destinada al alcance de la solución estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del proveedor la participación según lo establecido, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 1 (un) día hábil por cada dependencia, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios.
b) Actualización de base de datos:
Posterior a la actividad descripta en el punto a, es requerido que el proveedor asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a expresiones regulares para poder realizar la obtención de datos durante el siguiente proceso que es la digitalización de documentos.
c) Digitalización de documentos:
Se podrá iniciar los procesos de digitalización en la medida que el proveedor avance con los puntos a y b.
d) Creación de Formularios o Tipologías documentales:
El proveedor a través de los técnicos especializados deberá crear los formularios correspondientes a los tipos de documentos que serán incorporados para ampliar el alcance del software ya instalado en servidores del MEC. Deberá contemplar el análisis de la implementación actual y mejorar en caso de que se detecte que existen mejores prácticas aplicables y orientadas a la productividad del uso del Software.
Por otra parte, es requerido que se incorporen nuevos formularios para la incorporación de los documentos propios de las áreas definidas para las unidades de digitalización activas entre otros documentos que forman parte del alcance.
e) Importación masiva:
Los productos de imagen generados deberán ser objeto de una importación al Sistema de Gestión Documental, propiedad de la convocante, a disposición del proveedor adjudicado, en cuanto a la accesibilidad a la aplicación, a llevarse a cabo de forma presencial on site en un ambiente controlado que será determinado al inicio del servicio y acompañado por personal técnico de la Institución.
Cronograma
|
HITOS DEL PROYECTO
|
|
DESCRIPCION
|
|
Año 1
|
Año 2
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
|
Emisión de Orden de Inicio
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 3
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 4 (cuatro)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 5 (cinco)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Producto entregable 10
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Se establece un cronograma referencial de ejecución del servicio específicamente. Los demás ítems tendrán sus plazos de entrega establecidos en su sección correspondiente.
ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN.
El proveedor deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, estos componentes no serán transferibles al MEC.
La digitalización deberá mínimamente ser realizadas con equipamientos y aplicativos especializados que el proveedor debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:
Equipamiento
• Equipo para páginas no encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:
- Área de escaneo: hasta A3 o superior.
- Resolución: 600 dpi o superior.
- Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior.
- Velocidad de Escaneo: 100 páginas por minuto (una cara).
- Software especializado para captura de imágenes.
- Cantidad Mínima de Equipos: 3 (tres) como mínimo.
• Equipo para documentos encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo:
- Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
- Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior.
- Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC.
- Con pantalla embebida de 14’’ o superior.
- Profundidad de bits: 36 bits o superior.
- Resolución: 550 dpi o superior.
- Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo.
- Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
- Software especializado para captura de imágenes.
- Cantidad mínima de equipos: 1 (uno) como mínimo.
• Computadoras Personales
El proveedor deberá presentar un documento que describe las características técnicas de los equipos que serán utilizados durante el servicio.
• Servidor temporal
El proveedor deberá presentar un documento que describe las características técnicas del servidor temporal que será utilizado durante el servicio.
Aplicativos a ser utilizados en el ambiente de producción y servicio de digitalización
a) Sistema de procesamiento de documentación digital:
El Sistema utilizado para el procesamiento de los documentos en las unidades de digitalización de la prestadora de servicios debe contemplar:
Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:
- Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir.
- ABM: Scanner, Usuario.
- Usuario/Escáner.
- Actualizar repositorio.
- Unidad productora / serie / subserie.
Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad
- Nombre Completo: Nombre y Apellido del operador.
- Nombre usuario: Nombre del usuario.
- Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema.
Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:
- Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote.
- Editar: Permite editar un Lote ya creado.
- Borrar: Permite eliminar un Lote.
- Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.
Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados, también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado.
Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:
- Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario.
- Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado.
La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:
- ID: Auto numérico
- Orden: Número en el que se visualizara el campo.
- Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
- Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Ejemplo: el formulario requiere como mínimo un campo clave y al ser clave automáticamente es requerido.
- Editable (Si o No): debe permitir determinar si el contenido de un campo es editable o no.
- Multilíneas: debe permitir crear una caja de texto para los textos más extensos, ejemplo la descripción del resuelve de la tipología Documental Resolución.
- Visible (Si o No): debe determinar si el campo necesario que sea visible.
- Texto: debe permitir la posibilidad de ingresar datos tipo texto.
- Ancho y Largo: se debe poner configurar las dimensiones del campo, esto previendo la utilización del campo Multilíneas.
- Tipo: debe determinar tipo de objeto que se utilizará. La opción mínima debe ser Textbox para la caja de texto o del tipo combo que permite seleccionar los valores ya predefinidos.
- Tipos de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número.
- Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
- Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.
Control de procesos digitales: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.
- Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de control.
- Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargados en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar que los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.
Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas.
Nombre de formulario
- Escaneado.
- Indexado.
- Dudas.
- Re escaneo.
- Control de calidad.
- Verificado.
Reportes
- Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio.
- Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos.
Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.
Revisión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.
Movimiento: Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:
- Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico.
- Documentación en cola a preparar.
- Documentación preparada.
- Documentación a escanear.
- Documentación escaneada.
- Documentación a reagrupar.
- Documentación reagrupada
b) Software especializado en reconocimiento óptico de caracteres
Se deberá contemplar el uso de un software especializado en OCR que cumpla mínimamente con las siguientes características:
• Deberá permitir detectar OCR en archivos digitalizados basados en imágenes y papel.
• Deberá permitir comparar dos versiones de un documento para detectar diferencias en el contenido.
• Deberá permitir reorganizar o incorporar páginas nuevas, o incluso insertar y mover imágenes.
• Deberá permitir incorporar, modificar o eliminar las propiedades del documento (metadatos).
• Deberá permitir extraer rápidamente tablas y texto seleccionando de forma directa un área en documentos PDF digitales o escaneados; sin necesidad de efectuar ningún reconocimiento de texto adicional.
GRUPO 2:
Ítem 1 Servidor
• Factor de forma: Rackeable de 2U
• Procesador con cantidad instalada: 2 (dos) de 8 cores cómo mínimo o superior y velocidad: 2.0 Ghz o superior
• Memoria Caché: 11 MB o superior
• Memoria RAM: Capacidad inicial: 64 GB o superior.
• Almacenamiento: instalados 8 (ocho) discos de 900 GB SAS de 10K rpm como mínimo. Capacidad de albergar hasta 8 discos SFF inicialmente y con capacidad de soportar con upgrades hasta 16 bahías de discos SFF como mínimo.
• Controladora de discos: 2GB de cache o superior.
• Arreglo de discos: RAID 0, 1, 5, 6, 10, 50 y 60.
• El equipo deberá contar con: Cuatro puertos Gigabit Ethernet 10/100/1000 BASE-T
• Interfaces periféricos: 2(dos) puertos USB 3.0 o más.
• Fuente: El equipo debe contar con 2(dos) fuentes de poder de 500 watts cómo mínimo para redundancia con capacidad de reemplazo en caliente.
• Diagnóstico: El equipo deberá contar con un panel de luces frontal para diagnóstico de componentes de hardware. Además, deberá contar con una herramienta que permita abrir casos de soporte de manera proactiva en caso de requerir reemplazo de componentes que utilice IA para gestionar, recuperar y optimizar automáticamente el o los servidores.
• Se debe incluir una herramienta de administración centralizada de servidores en la nube, que permita la administración, monitoreo, automatización y la implementación de equipos adicionales. Deberá contar con chip dedicado capaz de proteger el equipo ante ataques a nivel de firmware incluso sin tener encendido el sistema operativo. Este chip debe contar con una cadena de suministro segura 360 por parte del fabricante.
• Sistemas Operativos Soportados: Windows Server 2012 R2 o superior, Red Hat Enterprise Linux 6.9 x64 o superior, SUSE Enterprise Linux Server 11 x64 SP4 o superior, VMware ESXi 6.0 U3 o superior.
• El proveedor deberá contar con el respaldo de al menos 2 (dos) técnicos certificados para la instalación y montaje además de cualquier asistencia especializada que se requiera para no parar la ejecución del servicio. Deberá presentar los certificados y el listado de la nómina permanente a la que pertenecen los mismos.
Ítem 2 Disco Duro para Servidor HPE DL380 Gen10
El proveedor deberá proveer discos con las siguientes características:
• Disco Duro de 900 GB hot-plug SAS hard disk drive 12 Gb/sec transfer rate, 10.000 RPM, 2.5 inch small from factor (SFF).
Se deberá contemplar los servicios de instalación y montaje de los discos requeridos en los servidores con los que cuenta la convocante en configuración RAID 6 más un disco para spare.
Los discos requeridos deberán ser nuevos, de la misma marca del fabricante de los servidores. No se aceptarán discos reacondicionados.
Ítem 3 - Escáner para documentación frágil y encuadernada
• Marca/modelo
• Scanner Planetario de Alta Producción
• Tipo de Alimentación - Manual
• Interfaz: 1 (una) Interface de red Ethernet Gigabit
• Tamaño soportado: libros (documentos encuadernados) y documentos hasta tamaño A2 o superior.
• Área de escaneo: 18 x 24 pulgadas (460 mm x 620 mm) o superior
• Funcionamiento autónomo de escaneo: Software y hardware incorporado en una sola unidad, sin la necesidad de contar con una PC de origen externo.
• Operación: con pantalla táctil integrada de mínimo de 21 HD con vista previa en tiempo real del documento escaneado o superior.
• Conectividad: 2 (dos) puertos USB 3.0 como mínimo, 2 (dos) puertos USB como mínimo.
• Fuente de luz: lámparas LED blanco sin emisión de radiación UV como mínimo.
• Vida útil de la lámpara: 45.000 horas o superior.
• Velocidad de escaneo:
-
En área A2 a 150 dpi: 1,0 segundos o inferior
-
En área A2 a 200 dpi: 1,20 segundos o inferior
-
En área A2 a 300 dpi: 1,7 segundos o inferior
-
En área A2 a 400 dpi: 2.2 segundos o inferior
• Cámara: sensor CCD de 22.000 pixeles o superior
• Resolución: 600 dpi o superior
• Profundidad de color: 48 bit color, 16 bit escala de grises
• Cuna de metal para disposición de documentos en V se debe abrir en 120° o 180° y plana
• Deberá contar con una Cámara de vista previa en vivo para optimizar la posición del documento antes de escanear, con pedal (interruptor) de pie, con disparador para la captura
• Profundidad de color: color de 48 bit interno, 24 bit color de salida, escala de grises 16 bit4
• Software para mejora de imagen integrado
•Deberá contar con la posibilidad de mantenimiento remoto, actualizaciones de firmware y solución de problemas.
• Deberá contar con la posibilidad de integración y acceso remoto a través de internet o intranet
• Deberá incluir aplicativo especializado de Reconocimiento Óptimo de Caracteres.
• Configuración de formato grabación de archivo JPG, PDF (PDF/DA), TIFF, PNM, BMP, PNG, DICOM, DWF, PCX
• Alimentación Eléctrica: 100 -240 V de fábrica
• Aplicativos para gestión de imágenes: deberá contar con un aplicativo que permita realizar las siguientes tareas como mínimo:
-
Escaneo masivo de documentos por lote de archivos.
-
Indexación de los trabajos de escaneo (vinculación de datos a las imágenes)
-
Configuración y administración de perfiles de escaneo por trabajo
-
Generación de parámetros personalizados para escaneo específicos, convenciones de nomenclatura de archivos y ubicaciones de repositorio
-
Edición de las imágenes: recortar imágenes, aumentar o disminuir brillo, cambio de formato del archivo, reemplazar imagen, insertar imagen
-
Generación automática de renombrado de archivos y repositorios.
-
Creación de plantillas por medio de: carga manual, código de barras, utilizando un dato o la combinación de más de un dato como mínimo.
-
Permitir abrir múltiples ventanas de imágenes en simultáneo como mínimo
-
Cortar, eliminar, reemplazar e insertar una imagen seleccionada en un trabajo generado previamente como mínimo
-
Escaneo desde dispositivos móviles tipo Tablet con sistema operativo Android e iOS como mínimo.
-
Permitir desde los dispositivos móviles ajustes como: profundidad de color, desde blanco y negro a escala de grises o a todo color, controlar el brillo, dividir páginas como mínimo
-
Enviar archivo escaneado por correo electrónico desde la aplicación
-
Subir los archivos escaneados a la nube dependiendo del sistema operativo utilizado
-
Imprimir archivos escaneados de forma inalámbrica a través de Airprint como mínimo.
• Observación: no se aceptarán aplicativos que impliquen costos adicionales para el funcionamiento. Todas las licencias para el uso de los aplicativos deberán estar contemplados en la oferta.
• Año de lanzamiento al mercado: 2019 o superior.
• Accesorios exigidos: pedal disparador para toma de imágenes, mobiliario de base, cable de red para cada equipo.
• Requisitos: Distribuidor oficial de la marca y centro autorizado de servicios en Paraguay, garantizando existencia permanente de repuestos, demostrable por medio de constancias emitidas por el fabricante de la marca.
• Garantía por defectos de fábrica de 2 años o superior.
Ítem 4 - Escáner de Producción para hojas sueltas
• Marca/modelo
• Sensor de Escaneo: CMOS o CIS
• Velocidad de escaneo: (Blanco/Negro y Color)
Unilateral: 110 páginas por minuto o superior. Bilateral (Dúplex): 220 imágenes por minuto o superior
*Tamaño Carta a 300 dpi
• Tamaño del Documento en Alimentador: Hasta tamaño 11x17
• Alimentador Automático de Documentos: 500 hojas o superior
• Bandeja de Alimentación Automática de Papel: Automática o manual
• Formato de archivos de Salida: PDF, TIFF, JPG y BMP como mínimo
• Gramaje de papel soportado: 20 a 250 g/m² o superior
• Interface: Hi-Speed USB 3.0 y Red Ethernet Gigabit como mínimo
• Volumen Diario: 45.000 escaneos o superior
• Alimentación Eléctrica: 220 Volt
• Funcionalidades Mínimas: Detección Automática de Color, Detección Automática de Tamaño de Página, Eliminación automática de página en blanco, Detección Ultrasónica de Alimentación doble, Modos de escaneo de Mejora de Texto y Escaneo simple de múltiples imágenes, Separador por lotes incluido.
• Año de lanzamiento: 2018 o superior.
• Deberá incluir: Patch cord de 3 mts. y USB.
• Requisitos exigidos: Distribuidor Oficial de la Marca, para la República del Paraguay, certificado por el Fabricante*.
Centro Autorizado de Servicios para la República del Paraguay, certificado por el Fabricante*.
Contar con por lo menos tres (3) técnicos certificados por el Fabricante.
Los documentos deben estar debidamente legalizados.
• Garantía: 3 años como mínimo.
Capacitaciones
Se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del MEC.
Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.
La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo:
o Nombre y apellido del funcionario.
o Número de cédula de identidad.
o Dependencia a la que pertenece el funcionario.
o Fecha y hora de capacitación.
o Lugar donde se desarrolló la capacitación.
|
Componente
|
Personal involucrado
|
Contenido
|
Carga horaria
|
|
Procesos de Digitalización documentos
|
Usuarios finales que generarán imágenes
|
Control de documentos
Preparación y pre escaneo
Digitalización o escaneo
Carga de datos asociados de indexación
Validación y control de calidad
|
30 horas
|
|
Personal técnico
|
Encargados de dar soporte de primer nivel y administrar el software
|
Configuración
Administración
Funcionalidades
Creación de formularios
|
30 horas
|
Obligaciones de la Convocante
Considerando que la provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue, para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la contratante se compromete a:
• Definir un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario.
• Poner a disposición uno o varios personales calificados para colaborar con el equipo técnico del proveedor y suministrar la información requerida en tiempo y en forma, además para la definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
• Llevar a cabo la capacitación al personal designado para la prestación del servicio de digitalización, quienes deberán participar de esta actividad, estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del proveedor la participación, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 4 (cuatro) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios.
• Respetar los canales de comunicación definidos en el Plan de Trabajo propuesto por el proveedor.
• Definir conjuntamente con el proveedor los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo de trabajo con relación a la implementación.
• No realizar requerimientos fuera del alcance requerido ni realizar modificaciones durante la implementación y puesta en funcionamiento de los equipos.
• Brindar en un plazo menor a 48 hs., respuestas a inquietudes, consultas y/o dudas, que surjan de parte del proveedor adjudicado durante el desarrollo del contrato.
• Consumir métodos mediante Web Services, para la integración entre sistemas locales con el Gestor Documental en caso de ser necesario.
• Conexión a internet.
• En cuanto al servicio de digitalización del Legajo del Personal será consignado un lugar adecuado para el procesamiento de cada tipo de documentos en ambas locaciones para que las personas que forman parte del equipo del proveedor puedan llevar a cabo las tareas teniendo en cuanta básicamente los siguientes criterios:
- Espacio físico de al menos 50 m² o superior, para ingreso de las personas, mobiliario, equipos a ser utilizados en el plazo establecido alrededor o cerca del archivo donde se encuentra la documentación.
- Espacio físico designado con ambiente climatizado.
- Acceso a sanitarios.
- En cuanto a la infraestructura dispondrá de espacio con tomas eléctricas.
- Acceso a oficina designada con horario declarado pero indefinido. En casos específicos el proveedor podrá disponer de las oficinas asignadas para los trabajos de digitalización en horarios excepcionales fuera del horario de oficina del MEC y además sábados, domingos y feriados.
- En caso de no contar con este espacio por algún motivo justificado, la convocante admitirá el procesamiento de los documentos fuera de la institución. Los documentos serán retirados bajo inventario en contenedores impermeables específicos para el traslado de la documentación hasta otra locación acordada con el proveedor adjudicado. A partir de la digitalización y disposición final, estas serán destinadas a guarda documental. En todo momento la convocante podrá requerir informe del movimiento de la documentación en cada área además de solicitar el original en caso de que esté en proceso de generación masiva de imágenes.
• Con respecto a la implementación en simultáneo de unidades de digitalización para Dirección General de Gestión y Desarrollo del Personal y Secretaría General, será consignado un espacio en una oficina donde tenga acceso a la documentación que deberá procesar el operador. Este espacio estará adecuado al mobiliario y equipamiento como escáneres y PCs además del espacio para la preparación del documento a ser procesado.
Garantía y Soporte Técnico
El proveedor adjudicado deberá suministrar asistencia técnica por vía telefónica, e-mail, chat, virtual y/o atención in situ en las oficinas del MEC donde haya necesidad de asistencia para restablecer y corregir el servicio en caso de fallas desde la entrega de cada producto hasta un periodo de 6 meses a partir de la finalización de cada entregable establecido, esto sin costo adicional. Esto incluye los servicios de:
• Consultas y soporte en operación, relacionadas a los documentos que se estarán importando al software de Gestión Documental Datascan propiedad de la convocante.
• El proveedor prestará la asistencia técnica en modalidad presencial y virtual en los días y horarios: lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs. para el software objeto del contrato, sin costo adicional.
Asistencia sobre incidentes:
• Consultas telefónicas: el proveedor deberá prestar atención en el horario de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs.
• Incidentes: Cuando se identifica un error, pero este no detiene los procesos o el flujo de trabajo. El proveedor dispondrá de hasta 2 días hábiles para responder.
• Incidentes críticos: Cuando se presente una situación que cause que algunos o todos los servicios queden inaccesibles o no funcionales. El proveedor deberá responder en el día (pudiendo ser fuera del horario establecido).
Confidencialidad
El proveedor deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El proveedor consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:
a) Mantener el carácter secreto de la información confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento de la Institución.
b) Utilizar la información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico del presente contrato.
c) Restituir toda la información confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a esta tal destrucción.
d) Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el proveedor responderá por ellas.
e) Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.