Esta sección constituye el detalle de los bienes y/o servicios con sus respectivas especificaciones técnicas - EETT, de manera clara y precisa para que el oferente elabore su oferta. Salvo aquellas EETT de productos ya determinados por plantillas aprobadas por la DNCP.
El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
En este apartado la convocante deberá indicar los siguientes datos:
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Servicios de Guarda, Administración y Gestión de Archivos Documentales y Bienes Patrimoniales
Relevamiento de la situación actual de los Archivos Físicos.
El servicio solicitado debe contemplar el orden, codificación y agrupación de los documentos de la convocante de las oficinas designadas por la Contratante, conformes a las normas legales del país en relación con los archivos, en correspondencia a características ambientales y de seguridad de los depósitos. El servicio también deberá contemplar el traslado, orden, agrupación y guarda de bienes patrimoniales de la Institución que podrán ser vehículos, camionetas, muebles en general o equipos informáticos.
Dentro de los diez días de la firma del contrato el proveedor deberá realizar un relevamiento de la situación actual de los Archivos y bienes patrimoniales de la Institución, específicamente de las dependencias citadas afectadas al proyecto en un informe pormenorizado considerando los siguientes puntos:
Ordenamiento físico de los documentos.
El ordenamiento físico de los archivos y bienes patrimoniales forma parte del alcance del servicio de adecuación requerido y será responsabilidad del proveedor el traslado de los documentos y bienes patrimoniales a los depósitos de la Empresa. Los archivos deberán ser embalados en cajas especialmente diseñadas para el efecto. El oferente debe contemplar en la oferta el costo de todo componente identificado como necesario. Los bienes patrimoniales serán retirados en los vehículos adecuados para el efecto. El proveedor será el encargado de administrar eficientemente los m2 utilizados dentro del depósito.
Condiciones Indispensables Requeridas.
El establecimiento en cual se realizará el manejo de esta documentación debe encontrarse dentro de los límites de Asunción y Gran Asunción a los efectos de que personal técnico y/o administrador, pueda concurrir de manera rápida y sencilla hasta esas instalaciones a fin de realizar la verificación de los avances de las tareas y la posterior certificación de los trabajos realizados.
Por la importancia de la documentación a tratar todo el servicio a prestar deberá realizarse en instalaciones demostrables del oferente. Tanto la gestión y custodia documental, como la custodia de bienes patrimoniales deben efectuarse en esas instalaciones, pero en forma individual, de manera tal que la documentación debe tratarse en un solo espacio especialmente diseñado al efecto. En lo que respecta a los bienes patrimoniales y su tratamiento se realizará en otro espacio especialmente destinado para tal fin. Ambas instalaciones serán verificadas por la Convocante para determinar si reúnen todas las condiciones necesarias requeridas.
El servicio de guarda y custodia que se realizará durante el tiempo en que el oferente tenga los documentos y bienes patrimoniales siempre dentro de la vigencia del contrato.
Elementos de Packing para el Almacenaje de la Documentación Física:
Elementos de Packing para el Almacenaje de los Bienes Patrimoniales:
Requerimientos mínimos del Local para la prestación del servicio de guarda y custodia de Archivos.
Requerimientos mínimos del Local para la prestación del servicio de guarda y custodia de Bienes Patrimoniales.
Transporte para retiro y entrega de los documentos.
Los documentos deben salir en forma ordenada, inventariada y dispuesta en cajas de almacenamiento de documentos conforme a los estándares exigidos para el manejo documental.
Traslado de las cajas hasta los depósitos en móviles preparados para el traslado de documentos, perfectamente identificado con el logo del proveedor, incluyendo personal para estiba, etiquetado, control de las cajas que se retiran por número, desestiba, control de las cajas en destino y acondicionamiento de estas.
El procedimiento para retiro de los documentos desde las oficinas del MIC será con inventario de los documentos realizados por el oferente, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.
La Convocante solicitara el servicio de delivery de los documentos, por correo electrónico (e-mail autorizado), y sólo por el funcionario de la Convocante de cada dependencia autorizada para el efecto.
El oferente deberá contar con móviles propios en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, etc.), para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery).
Transporte para retiro, entrega y guarda de los bienes patrimoniales.
Los bienes deben salir en forma ordenada, inventariada en móviles preparados para el traslado de bienes (mínimo 2.000 kg. de carga), perfectamente identificado con el logo del proveedor, incluyendo personal para estiba, etiquetado, desestiba, control de bienes en destino y acondicionamiento de éstos.
El procedimiento para retiro de los documentos desde las oficinas del MIC será con inventario de los bienes patrimoniales, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.
Los Muebles o Equipos deberán ser cubiertos con films a los efectos de garantizar su conservación en las instalaciones del proveedor.
Los Rodados deberán estar resguardados bajo techo cubiertos totalmente con carpas a los efectos de proteger la pintura.
Se deberá proveer el servicio de retiro (TRANSPORTE) de documentos físicos y bienes, por primera vez, desde las instalaciones de la contratante (o las del antiguo proveedor de almacenamiento), hacia las instalaciones del proveedor.
Recursos Humanos.
El Oferente deberá contar como mínimo con 30 (treinta) RRHH especialmente capacitados en la actividad de almacenamiento físico, custodia, preservación y tratamiento de los archivos de documentos físicos en general y Bienes Patrimoniales.
El personal contratado para la prestación de los servicios objeto de la contratación tendrá relación de dependencia única y exclusivamente con el Proveedor, debiendo contar con contrato de trabajo y estar inscripto en el Instituto de Previsión Social. El único obligado por el cumplimiento de todas las leyes laborales y previsionales con el contratado será el Proveedor.
Sistema Informático.
El proveedor deberá contar con un sistema informático bajo entorno WEB donde suministre la Información permanente de sus Inventarios y que además a través del mismo pueda realizar todas las Consultas y Solicitud de Documentación necesaria, permitiéndole por dicho medio controlar la trazabilidad de los pedidos solicitados y los tiempos de respuesta por parte del oferente a los fines de aplicar sanciones en el caso de incumplimiento por falta de entrega de documentación en los plazos estipulados.
Confidencialidad.
El proveedor deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
Posterior a la firma del Contrato el Proveedor suscribirá un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:
El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las carácteristicas técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:
- Las EETT constituyen los puntos de referencia contra los cuales la convocante podrá verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.
- En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.
- En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.
- Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.
- Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Siempre que sea posible deberán especificarse normas de calidad internacionales . Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”. Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.
- Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.
- Las EETT deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:
(a) Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.
(b) Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).
(c) Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.
(d) Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.
(e) Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.
- Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda. Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo al Formulario de Presentación de la Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.
Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá especificar detalladamente la naturaleza y alcance de la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.
Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.
Los bienes y/o servicios deberán cumplir con las siguientes especificaciones técnicas y normas:
| SERVICIO DE GUARDA, ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS DOCUMENTALES Y BIENES PATRIMONIALES | |||||
| Ítem | Código de Catálogo | Descripción | Unidad de Medida | Presentación | Cantidad |
| 1 | 78131602-001 | Traslado de toda la documentación desde deposito hasta las instalaciones del proveedor para la guarda correspondiente. Costo por caja. | Unidad | Evento | 1 |
| 2 | 78131602-001 | Provisión de cajas de cartón especialmente diseñadas para la guarda de archivos. Costo por caja. | Unidad | Evento | 1 |
| 3 | 78131602-001 | Recepción, clasificación según el tipo de documento definido por los encargados del área de archivo. Trasvasar la documentación a cajas, codificación e inventario manual de contenido de cajas, Etiquetado. Costo por caja. | Unidad | Evento | 1 |
| 4 | 78131602-001 | Carga en un sistema informático del inventario y ubicación de las cajas dentro de los depósitos en una base de datos, de acuerdo a los estándares archivísticos creada especialmente para la contratante. Asignación de usuarios en plataforma web. Costo por caja. | Unidad | Evento | 1 |
| 5 | 78131602-001 | Costo mensual por guarda de archivos. Costo por caja por mes. | Unidad | Evento | 1 |
| 6 | 78131602-001 | Delivery hasta 25 (veinticinco) cajas. Costo por viaje. | Unidad | Evento | 1 |
| 7 | 78131602-001 | Servicio de búsquedas y envío digital. Costo por página. | Unidad | Evento | 1 |
| 8 | 78131603-001 | Almacenaje mensual de bienes de uso en depósito (Muebles y equipos informáticos). Costo por M2 por mes. | M2 | Evento | 1 |
| 9 | 78131603-001 | Traslado de los bienes de uso (muebles, equipos informáticos) desde la convocante hasta las instalaciones del proveedor en camión de carga de 2.000 kg. como mínimo. Costo por viaje. | Unidad | Evento | 1 |
| 10 | 78131603-001 | Almacenaje mensual de los bienes de uso bajo techo (Vehículos). Costo por Unidad por mes. | Unidad | Evento | 1 |
| 11 | 78131603-001 | Traslado de Bienes (vehículos, camionetas) en grúa. Costo por unidad de viaje. | Unidad | Evento | 1 |
| 12 | 78131603-001 | Recepción, clasificación, etiquetado, ubicación y carga en un sistema informático del inventario de los bienes. Asignación de usuario en plataforma web. Costo por unidad de bienes. | Unidad | Evento | 1 |
| 13 | 78131603-001 | Envío de los bienes de uso solicitados hasta las instalaciones de la convocante en camión de carga de 2.000 kg. como mínimo. Costo por viaje. | Unidad | Evento | 1 |
Contrato Abierto: SÍ
Monto Mínimo: Gs. 300.000.000 Monto Máximo: Gs. 600.000.000
Vigencia: 24 meses.
Para los procedimientos de Menor Cuantía, este tipo de procedimiento de contratación estará preferentemente reservado a las MIPYMES, de conformidad al artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas". Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 5° de la Ley N° 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio
La prestación de los servicios se realizará de acuerdo con el plan de prestaciòn, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
|
Ítem |
Descripción |
Plazo de Realización de los Servicios |
|
GESTION DE ARCHIVOS |
||
|
1 |
Traslado de toda la documentación desde deposito hasta las instalaciones del proveedor para la guarda correspondiente |
48 horas |
|
2 |
Provisión de cajas de cartón especialmente diseñadas para la guarda de archivos. |
48 horas |
|
3 |
Recepción, clasificación según el tipo de documento definido por los encargados del área de archivo. Trasvasar la documentación a cajas, codificación e inventario manual de contenido de cajas. Etiquetado |
5 días hábiles |
|
4 |
Carga en un sistema informático del inventario y ubicación de las cajas dentro de los depósitos en una base de datos, de acuerdo con los estándares archivísticos creada especialmente para la contratante. Asignación de usuarios en plataforma web |
5 días hábiles |
|
5 |
Costo mensual por guarda de archivos. |
48 horas |
|
6 |
Delivery hasta 25 cajas |
12 horas |
|
7 |
Servicio de búsqueda y envíos escaneados |
6 horas. |
|
GESTION DE BIENES PATRIMONIALES |
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|
8 |
Almacenaje de bienes de uso en deposito (muebles y equipos informáticos). |
M2. Costo por M2 por mes |
|
9 |
Traslado de los bienes de uso (Muebles, Equipos Informáticos) desde la convocante hasta las instalaciones del proveedor en camión de carga de 2.000 kg. como mínimo. |
Unidad. Costo por viaje |
|
10 |
Almacenaje de los bienes de uso bajo techo (vehículos) |
Costo por unidad por Mes |
|
11 |
Traslado de Bienes (vehículos, camionetas) en grúa. |
Unidad. Costo por unidad de viaje |
|
12 |
Recepción, clasificación, etiquetado, ubicación y carga en un sistema informático del inventario de los bienes. Asignación de usuario en plataforma web |
Unidad. Costo por unidad de bienes. |
|
13 |
Envío de los bienes de uso solicitados hasta las instalaciones de la convocante en camión de carga de 2.000 kg. como mínimo. |
Unidad. Costo por viaje |
Todos los plazos correrán a partir de la Recepción por parte del proveedor de la Orden de Servicio emitida por el MIC.
Los plazos establecidos en los ítems 1, 2, 9 y 11 se refieren a plazos topes de respuesta por parte del proveedor e inicio de las tareas.
Los plazos establecidos en los demás ítems se refieren a plazos topes para la culminación de las tareas por parte del proveedor.
El lugar de retiro y entrega de los documentos y bienes patrimoniales es la Sede Central del Ministerio de Industria y Comercio en Avda. Mcal. López Nº 3333 casi Dr. Weiss. Barrio Villa Morra de la Ciudad de Asunción.
El retiro o entrega de los documentos y bienes patrimoniales podrán ser realizadas de Lunes a Viernes de 08:00 a 15:00 hs.
El lugar de guarda y custodia de los documentos y bienes patrimoniales será en las Instalaciones del proveedor.
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Será generada una Nota de Remisión y Acta de Recepción por cada Orden de Servicio emitida. Por evento
Así mismo, será generado un informe mensual de los servicios prestados. Frecuencia: Mensual
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
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Nota de Remisión / Acta de recepción |
Nota de Remisión / Acta de recepción |
5 días hábiles posteriores a la recepción de los servicios |
| Informe Técnico | Informe Técnico | 5 días hábiles posteriores a la finalización de cada mes |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.