Esta sección constituye el detalle de los bienes y/o servicios con sus respectivas especificaciones técnicas - EETT, de manera clara y precisa para que el oferente elabore su oferta. Salvo aquellas EETT de productos ya determinados por plantillas aprobadas por la DNCP.
El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
En este apartado la convocante deberá indicar los siguientes datos:
Que, es una necesidad institucional la organización y custodia de los archivos físicos de las diversas dependencias con que cuenta el SNPP, para su correcto uso en el momento en que se requiera, La contratación de un servicio de digitalización es fundamental para salvaguardar los documentos de uso cotidiano de las diferentes áreas administrativas operativas, y su información.
En ese sentido, el servicio de procesamiento integral de documentos garantizará la buena administración de los mismos, teniendo en cuenta la protección de la confidencialidad de la información contenida en los documentos, así como del deterioro físico que puedan sufrir por el transcurso normal del tiempo, la exposición a polvo, u otros eventos que puedan dañarlos, con el almacenaje adecuado.
Asimismo, el servicio permitirá disponer de la información contenida en el tiempo y forma a través de la digitalización, facilitando la búsqueda a través de la base de datos proveída, en los momentos en que se necesite, optimizando el tiempo en que emplearía buscarlos, debido al gran volumen de documentos manejados por la institución.
En este orden de ideas, las especificaciones técnicas para el procedimiento licitatorio fueron elaboradas con el objetivo de que el servicio de digitalización documental sea realizado de la mejor manera, y la planificación del llamado responde a la necesidad de garantizar la calidad y satisfacción del servicio de digitalización, y la organización y correcta gestión de documentos manejados por las diversas dependencias del SNPP, optimizando la eficiencia operativa de la institución.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
| SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN PARA EL SNPP - PLURIANUAL | |||||
| ITEM | CODIGO DE CATALOGO | DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO | UNIDAD DE MEDIDA | PRESENTACIÓN | CANTIDAD |
| 1 | 81111508-002 | DIGITALIZACION Y GUARDA DE ARCHIVOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.1 | 81111508-002 | DIGITALIZACION ESTANDAR | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.2 | 81111508-002 | DIGITALIZACION CERTIFICADA | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.3 | 81111508-002 | GUARDA Y CUSTODIA/ PROVISION DE CAJAS PARA EMBALAJE | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.4 | 81111508-002 | CONSULTA FISICA / DELIVERY DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.5 | 81111508-001 | TRASLADO Y ADECUACION DE DOCUMENTOS FISICOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.6 | 81111508-001 | INVENTARIO DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.7 | 81111508-001 | INFORMATIZACION / INDEXACIÓN | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.8 | 81111508-002 | EXPURGUE | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.9 | 81111508-002 | CONSERVACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS GUARDA DIGITAL (HOSTING) | UNIDAD | EVENTO | 1 |
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Digitalización de documentos institucionales, compuestos por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones del oferente.
⮚ Digitalización de documentos con Software Documental certificado
⮚ Ordenamiento de los archivos físicos de la institución o expurgue en el caso corresponda.
⮚ Consulta de forma rápida todas las documentaciones.
Requerimientos para realizar el Servicio de Digitalización
I. INFRAESTRUCTURA REQUERIDA
El software requerido deberá ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por Ministerio de Industria y Comercio.
El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
i. Servidor principal y de contingencia.
ii. UPS.
iii. Escáner.
iv. Estaciones de Trabajo.
v. Red y Comunicaciones.
vi. Mobiliarios necesarios.
vii. Útiles.
viii. 2 Móviles propios tipo furgón
ix. Generador alternativo de energía, capacidad mínima 20 KVA
Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización
Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.
Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)
• Tamaño de hoja: máximo A3
• Resolución: 300 dpi como mínimo.
• Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Como mínimo 5 (cinco) equipos.
• Bandeja de 500 hojas
Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:
• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo
• Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.
• Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.
• Resolución: 600dpi o superior.
• Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo
• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
• Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.
II. ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS
El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución
REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS
● Formato: PDF.
● Sistema de compresión de archivos: Sí.
● Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).
● Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.
● Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
● Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.
GUARDA DE DOCUMENTOS
El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:
· La recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.
· Almacenamiento para reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.
Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 36 (treinta y seis) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la Institución.
El servicio deberá contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad aproximada 2.000 (ocho mil) cajas y con una proyección de 4.000 (diez mil) cajas de documentos
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:
Seguridad de la documentación en guarda:
El oferente deberá contar con un depósito archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
Requerimientos del local de la Empresa:
1. Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
2. Seguridad 24 horas
3. El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.
4. El depósito debe contar con el techo cubierto con aislante térmico que permita un mejor control de calor y humedad
5. Detectores de Humo y movimiento.
6. Respuestas de alarma con Empresa de seguridad
7. Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito
8. Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la Emergencia, deberán demostrar a través de constancias o certificados expedidos por empresas especializadas en el rubro.
9. Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos, a través del sistema.
10. Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.
11. Racks industrial tipo porta palets instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.
12. Cámaras de seguridad, circuito cerrado
13. Seguro contra todo riesgo, presentar póliza vigente.
14. Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.
15. Contrato vigente con empresas para el control de plagas y alimañas
16. Disponer de una sala especial: (Split, internet, mesa, silla) para que los funcionarios de la Institución puedan ir a verificar el avance de los trabajos.
17. Elevador de carga con estructura de seguridad para la estiba y desestiba de documentos.
18. Plano PCI aprobado por la Municipalidad de Asunción.
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.
Sistema de Trabajo:
En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.
En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.
Equipo de Trabajo:
El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con funcionarios especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados. Cantidad mínima requerida de 10 funcionarios comprobables a través de la planilla de IPS, los mismos deberán contar con una antigüedad mínima de 12 meses con lo cual quedaría demostrada su experiencia.
Inspecciones y Pruebas
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación: NO APLICA. -
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la contratante.
3. La contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieron el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún coste para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las carácteristicas técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:
- Las EETT constituyen los puntos de referencia contra los cuales la convocante podrá verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.
- En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.
- En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.
- Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.
- Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Siempre que sea posible deberán especificarse normas de calidad internacionales . Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”. Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.
- Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.
- Las EETT deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:
(a) Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.
(b) Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).
(c) Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.
(d) Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.
(e) Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.
- Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda. Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo al Formulario de Presentación de la Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.
Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá especificar detalladamente la naturaleza y alcance de la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.
Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.
Los bienes y/o servicios deberán cumplir con las siguientes especificaciones técnicas y normas:
| ITEM | CODIGO DE CATALOGO | DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO | UNIDAD DE MEDIDA | PRESENTACIÓN | CANTIDAD |
| 1 | 81111508-002 | DIGITALIZACION Y GUARDA DE ARCHIVOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.1 | 81111508-002 | DIGITALIZACION ESTANDAR | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.2 | 81111508-002 | DIGITALIZACION CERTIFICADA | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.3 | 81111508-002 | GUARDA Y CUSTODIA/ PROVISION DE CAJAS PARA EMBALAJE | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.4 | 81111508-002 | CONSULTA FISICA / DELIVERY DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.5 | 81111508-001 | TRASLADO Y ADECUACION DE DOCUMENTOS FISICOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.6 | 81111508-001 | INVENTARIO DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.7 | 81111508-001 | INFORMATIZACION / INDEXACIÓN | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.8 | 81111508-002 | EXPURGUE | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.9 | 81111508-002 | CONSERVACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS GUARDA DIGITAL (HOSTING) | UNIDAD | EVENTO | 1 |
Para los procedimientos de Menor Cuantía, este tipo de procedimiento de contratación estará preferentemente reservado a las MIPYMES, de conformidad al artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas". Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 5° de la Ley N° 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio
La prestación de los servicios se realizará de acuerdo con el plan de prestaciòn, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
El proveedor deberá presentar un plan de trabajo al Administrador del Contrato que establezca el retiro y entrega de documentos, el cual deberá ser aprobado por éste y los plazos de entrega serán establecidos en las ordenes de servicio, conforme a la aprobación realizada por el Administrador del Contrato.
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
|
INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (Se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
|
Acta |
Acta de Entrega/Nota de Remisión |
Durante la vigencia del Contrato por evento, según Plan de trabajo aprobado por el Administrador del Contrato |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.