El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
Objetivo del Proyecto:
El objetivo de este proyecto contempla:
El servicio de administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan: la recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas, almacenamiento, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución. Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
La implementación de un sistema de gestión documental, abarcando la digitalización de los documentos, la indexación de los mismos a un software para la buena administración datos.
Desarrollar flujos de trabajo para administrar procesos de emisión, derivación y publicación de Comunicaciones Internas de la empresa. Con el flujo desarrollado se pretende dejar registro en el sistema de las diferentes etapas del proceso a fin de garantizar su fácil seguimiento, desde su creación hasta su publicación en la plataforma seleccionada (Software de gestión, correos masivos, correos selectivos, copias impresas, etc.) pasando por todas las instancias afectadas. Se busca mejorar a la gestión actual de la empresa, incorporando datos que podrán ser analizados estadísticamente según necesidad y evitando el uso indiscriminado de papel.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
ÍTEM 1 DIGITALIZACIÓN Y GUARDA DE ARCHIVO
Debe contemplar un relevamiento de la situación actual del Archivo de la convocante, específicamente de las dependencias afectadas al proyecto, a fin de presentar un informe pormenorizando Ordenamiento físico de los documentos
El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio de adecuación requerido y será responsabilidad de la empresa adjudicada el traslado de los documentos a los depósitos de la Empresa, los mismos deberán ser embalados en cajas especialmente diseñadas para el efecto. Por tanto el oferente debe contemplar en la oferta el costo de todo componente identificado como necesario.
Elaboración de todos los procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación física, conteniendo mínimamente:
El Oferente deberá presentar un plan de trabajo detallado incluyendo todos los puntos mencionados en el objetivo, anexos, servicio y alcance, aportanto necesariamente a mejoras conforme a la experiencia y calificacion empresarial, mínimamente requeridas como básicas.
El plan de trabajo debe reflejar la propuesta de servicio ofertada incluyendo ademas recursos humanos, hardware que sera utlizado en plazos bien definidos y vinculados a la productividad por medio de un cronogama o calendarizacion de actividades que garantice el cumplimiento en tiempo y forma de los productos esperados.
3.2 Fases del flujo de trabajo de Digitalización
Fase 1:
Fase 2:
Fase 3:
Fase 4:
Fase 5:
Fase 6:
Digitalización de Documentos
El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
Los equipos para la digitalización el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.
La Empresa adjudicada será responsable del traslado de las documentaciones desde las oficinas de la convocante al local de la empresa para su Digitalizacion, estando bajo responsabilidad y guarda de la empresa durante dicho servicio, la empresa debera devolver a la convocante una vez concluido el trabajo, conforme al procedimiento de traslado definido, regidos bajo estandares de calidad, alta seguridad e inventario permanente.
Para una mejor ejecución y administración del contrato y principalmente para el control de la actividad de consultas y transporte de archivos, la empresa deberá contar con un portal de servicios a través del cual tenga acceso a toda la información del contrato (dependiendo de la seguridad del rol del usuario). El portal debe ser de fácil uso e intuitivo para el usuario.
A través del portal, la convocante debe poder realizar búsquedas simples de los documentos inventareados y digitalizados, Ejemplo: por el nombre del documento.
Es esencial la seguridad de nivel empresarial, el portal deberá detallar las características de seguridad tales como controles de acceso, pistas de auditoría, autenticación, encriptación de archivos, etc. Desde el portal se deben poder generar links de un documento para poder enviarse a otros usuarios y si se desea poder generar links públicos para compartir información con usuarios externos.
Deberá contar con un sistema de control de eliminación de archivos y control automático de versiones que haga uso eficientemente del almacenamiento. La información se debe mantener segura, pero al mismo tiempo accesible para los usuarios que lo necesiten dependiendo del rol de seguridad asignado al mismo. Es exigencia que el portal mantenga el contenido seguro y acorde a los niveles de acceso correspondientes al rol de cada funcionario. De manera que solo pueda acceder a los a los archivos y a la información que le competa. Los permisos se deben establecer automáticamente y dinámicamente una vez definidos los usuarios y roles.
El portal debe ser accesible a través de la web encriptada con SSL.
El Portal debe manejar los estados de la documentación, con un flujo de trabajo automatizado detallado que nos ayude a realizar el seguimiento y rastreo del archivo de documentación física, en proceso de inventario, pendiente de envío físico, retorno de documentos enviados, en depósitos de guarda o en tránsito, cada sector con roles y usuarios identificados, que nos pueda garantizar la coherencia y verificación automática de que se siguen todos los pasos en los procesos definidos.
La empresa debera proveer un software de gestion documental con las caracteristicas minimas citadas en el ítem 4. Con capacidad de por lo menos 50 usuarios concurrentes. Debera contar ademas con la autorizacion del fabricante o representante del pais para la provision, implementacion, soporte y asistencia tecnica, asi como experiencia en la implementacion exitosa de software de gestion documental en instituciones publicas y privadas.
El establecimiento donde se realizará la guarda deberá ser de propiedad del oferente o el oferente deberá ser el titular del contrato de alquiler, no se aceptarán subcontrataciones.
En caso de que la convocante requiera los documentos físicos, el oferente deberá remitirlos mediante el servicio de delivery en un plazo no mayor a 24 horas desde la recepción del pedido, conforme a las condiciones establecidas.
La convocante verificara in situ las instalaciones de los oferentes como parte del proceso de calificación, para lo cual deberán dar la ubicación exacta del depósito donde se realizarán los trabajos.
El incumplimiento de las condiciones establecidas en los ítems correspondientes a los puntos antes mencionados será causal de descalificación de la oferta.
Los documentos deben salir en forma ordenada, inventariada previa sanitación de los mismos y dispuesta en cajas de almacenamiento de documentos conforme a los estándares exigidos para el manejo documental.
Traslado de las cajas hasta los depósitos en móviles preparados para el traslado de documentos, perfectamente identificado con el logo del proveedor, incluyendo personal para estiba, etiquetado, control de las cajas que se retiran por número, desestiba, control de las cajas en destino y acondicionamiento de estas.
El procedimiento para retiro de los documentos desde las oficinas de la Convocante será con inventario de los documentos realizados por el oferente, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.
Servicio de delivery de documento, la Convocante solicitara este servicio, por correo electrónico (e-mail autorizado), y sólo por el funcionario de la Convocante de cada dependencia autorizada para el efecto. El delivery o pedido de documentos físicos o digitales en poder del proveedor se cobrará por pedido o por caja solicitada.
El oferente deberá contar con móvil en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, etc.), para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Para la comprobación de lo requerido, deberá presentar en carácter de Declaración Jurada, Planilla con mínimo los siguientes datos: Nº CHAPA, Nº CÉDULA, Nº CHASIS, MARCA y MODELO, etc., y adjuntar FOTOGRAFÍA pertinente, COPIAS AUTENTICADAS de CÉDULA VERDE, documentación referente a la seguridad de estos como ser: PÓLIZA contra todo riesgo.
El proveedor deberá contar con estrictas medidas de seguridad, cuidando la reserva de la información y contemplando el tratamiento confidencial en todos sus distintos formatos.
El documento de acuse y recepción de documentos deberá contener como mínimo: Nombre del Departamento del cual se retira, inventario de los documentos a ser retirados, cantidad de cajas, tarea a ser realizada (digitalización/guarda), firma del encargado de entregar los documentos y firma del receptor de los documentos.
Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de la convocante (incluida la propiedad intelectual), así como también los productos generados de acuerdo al tipo de licencia de los componentes utilizados
El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciendose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la informacion accedida.
El oferente consignara un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:
ÍTEM 2 DESARROLLO DE PROCESOS PARA SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTES Y TRAMITES ELECTRONICOS
OBJETIVO:
Desarrollar flujos de trabajo para administrar correspondencia interna/externa recibida en la institución.
Con el flujo desarrollado se pretende dejar registro del proceso aplicado a la documentación recibida en la institución e incorporar oportunidades de mejoras al mismo.
Para ello se debe realizar un seguimiento on line por parte de las áreas afectadas, del estado de documentos recibidos en las distintas Mesa de Entrada. Del mismo modo, debe facilitar una respuesta ágil y eficiente al cliente externo sobre expedientes que pudieran haber dejado en Mesa de Entrada o por usuarios internos que generaron desde sus respectivas dependencias un expediente interno
El documento recibido debe ser escaneado e inmediatamente enviado para archivo (tanto para documentos internos o externos), con el objetivo de preservar el expediente original y no exponerlo a desgaste, extravío o destrucción. Esto permite también generar un ahorro considerable en el uso del papel y producción de fotocopias, considerando que si hay varias dependencias afectadas, la distribución del documento ya sería en formato digital.
CONSIDERACIONES GENERALES:
El sistema deberá de generar un NUMERO consecutivo por cada expediente generado, ya sea interno o externo, esto permitirá hacer un seguimiento al mismo identificándolo de manera única, por cada movimiento del mismo, el sistema deberá de expedir un tiket de movimiento de entrada, que servirá como acuse de recibido para el cliente externo o usuario interno de PETROPAR
El sistema permitirá definir tipo de documentos (Notas, Memos, Solicitudes de pago, etc), eso con el objetivo de que si PETROPAR desea implementar tramites electrónicos las mismas ya sirvan como datos de entrada para la creación de un documento electrónico.
El sistema deberá poder definir las rutas a seguir por los documentos (workflow). Esto atendiendo al diagrama de procesos.
El sistema deberá permitir configurar plazos por cada tipo de documentos, con posibilidad de emisiones de alertas por atrasos en respuesta.
El sistema deberá tener la opción de integrase al servidor de correo Exchange para la emisión de correos automáticos, por ejemplo avisar a los directivos de que en su dependencia se dio entrada a un documento.
El sistema deberá poder marcar estados del expediente (entrada, salida y finiquitado), en donde finiquitado es una opción que el usuario asigna al expediente, esto deberá bloquear el expediente ya no se podrá agregar más archivos escaneados al mismo, así como también no podrán hacer movimientos de salida, salvo caso se vuelva a activar el expediente.
El sistema deberá poder integrarse al uso de firma digital y firma electrónica, esta última a través de TOKEN
El sistema deberá tener la posibilidad de cargar el organigrama de PETROPAR, a fin de reconocer las dependencias que crean los expedientes así como también los movimientos internos
Asimismo, si los expedientes deben ser entregados en duplicado y el acuse de recibo será sellado y firmado en Mesa de Entrada.
Requerimientos Técnicos
1. Deberá soportar como mínimo la creación de varios estados de aprobación y rechazo de
documentos, así como condiciones de aprobación o rechazo.
Deberá permitir definir transiciones en tareas, así como transiciones automáticas por
Ejemplo: Documentos sin aprobación serán rechazados y devueltos automáticamente después de
días. El plazo de transición entre estados podrá definirse por tarea del flujo.
2.0 Ambiente para desarrollo de Procesos en los cuales facilite los siguientes ítems del listado
2.1 Permita relevamiento de información de flujos de trabajo.
2.1 Posibilitara crear diagramas con las distintas etapas de cada proceso.
2.2 Modelado de formularios para los procesos.
2.3 Creación de alertas customizables.
2.4 Elaboración de reglas para asignaciones automáticas de los procesos.
2.5 Establecer procedimiento en base a los requerimientos de cada etapa.
2.6 Elaboración de Scripts para manejo de datos en las distintas etapas de cada proceso.
2.7 Creación de notificaciones por correo y pop-up integrado en la aplicación.
2.8 Estructuración en base a departamentos y subdepartamentos con sus procesos.
3. Creación de Definiciones de flujos de trabajo
3.1. Bloque de inicio Utilizado para iniciar la tarea
3.2. Bloque de Fin Evento al finalizar la tarea
3.3. Bloque de error - En caso de que ocurra un error al ejecutar una acción.
3.4. Conector de origen
3.5. Conector de destino
3.6. Transición
3.7. Camino paralelo de tarea
3.8. Unión de tareas
3.9. Bloque de decisión
3.10. Bloque de tarea
3.11. Propiedades de tarea
3.12. Bloque de aprobación
3.13. Bloque de script
4. Monitoreo y expiración de tareas
5. Soporte a varios estados definidos en el flujo de tareas
6. Soporte a ficheros adjuntos
7. Definición libre de campos
8. Soporte a expresiones
9. Historial de cambios de una tarea
10. Diagrama grafico del flujo de trabajo
12. Notificación de documentos
12.1. Debe poder enviar notificaciones mediante correo electrónico utilizando SMTP por defecto en el puerto 25 o configurable y con los puertos 465 (con SSL) y en el puerto 587 (con TLS). Preferible la utilización de herramientas o protocolos compatibles con el servidor de correo Institucional Microsoft Exchange 2010 o superior.
12.1.1. Un documento podrá enviarse a un solo destinatario o a una lista de destinos.
12.2. Debe disponer de un agente de notificación del tipo PopUp
12.3. El agente deberá poder actualizarse mediante un servicio ejecutado en el servidor, de tal
forma a actualizar todos los agentes de forma masiva.
12.3.1. Durante el envío de las notificaciones en el caso de la estación de trabajo no se encuentre
encendido, el mismo deberá intentar enviarse en un siguiente ciclo.
12.3.2. Cada ciclo podrá ser configurado por ejemplo 30 minutos, 60 minutos, etc.
12.4. Impresiones y reportes
12.4.1. Deberá poder imprimir el documento directamente en forma clara
12.4.2. Deberá disponer de una opción para imprimir documentos con marcas de aguas
12.4.2.1. La marca de agua será customizable en texto y imagen.
12.4.3. Opcionalmente se podrá descargar el documento en formato PDF.
12.4.4. Reporte de resumen de documentos (individualmente o combinaciones de cualquiera).
12.4.4.1. Por Bandeja o carpeta especifica
12.4.4.2. Título
12.4.4.3. Remitente
12.4.4.4. Rango de fecha
12.4.4.5. Se podrá exportar a fichero de Excel.
13 Administración de los Flujos
13.1 Permite monitorear los flujos en ejecución
13.2 Permite reasignar las tareas a otros usuarios en diferentes instancias del flujo.
13.3 Permite examinar todos los campos en tiempo real del flujo en ejecución.
13.4 Permite visualizar el estado del flujo a través de un flujograma. El mismo podrá contemplar todo el flujo de trabajo.
14 Conectividad de Motor con Webservices
14.1 Los campos a utilizarse en los flujos de trabajo deberán estar disponibles mediante Webservices para su utilización a través de otras herramientas.
Todos los ítems relacionados a este servicio deben ser verificados y aprobados por la Dirección de Tecnología y la dependencia requirente del proceso, y dicha aprobación debe ser adjuntada a las documentaciones presentadas por la empresa contratada al momento de solicitar el pago de los mismos.
TAREAS A REALIZAR
Se procede a realizar un cuestionario sobre el objetivo, desarrollo y procedimientos a tomar en el proceso. Los objetivos deben ser claros para obtener el mejor resultado posible. El desarrollo es clave ya que se identifican las decisiones a tomar, los intervinientes y las tareas que deben cumplirse para obtener el objetivo. Los procedimientos son las tareas en especifico de cada etapa del proceso, las variantes y problemas que pueden ocurrir durante el desarrollo. Se procede a documentar el revelamiento y posterior publicación al cliente.
Conforme a la documentación del proceso se procede a diseñar el diagrama de Workflow, el mismo se compone desde el inicio hasta el final, marcando cada paso en cada etapa. Esta etapa es netamente grafica para esquematizar un global. Se realiza en la plataforma de desarrollo preparándolo para ir programando según requiera la documentación.
3- Elaboración de reglas, scripts para asignaciones automáticas de los procesos.
Se procede a realizar el código para las condicionales de cada etapa por proceso y subproceso. Por cada acción es necesario activar ciertos tipos de tareas definidos previamente en el relevamiento. Se podría llegar a N número de reglas y scripts por cada proceso y/o subproceso.
4- Creación de formularios predefinidos para cada proceso y notificaciones.
Los formularios son necesarios en etapas donde requiera inserción de datos para la continuación del proceso. Estos son necesarios según el relevamiento de procesos. Cada formulario deberá apuntar a una base de datos dentro del sistema que luego será consultada para el manejo de datos y estadísticas propiamente del Workflow.
5- Implementación, Capacitación y puesta en producción de los procesos.
Se elaboran manuales e instructivos de capacitación a los usuarios involucrados, tanto como administrativamente y usuarios finales. También se dictará clases de capacitaciones presenciales y/o interactivas con el producto final.
ÍTEM 3 -Certificado y TOKEN
Certificado Digital
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DESCRIPCIÓN |
ESPECIFICACIÓN TÉCNICA |
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Los certificados deben ser emitidos por un prestador de servicios de certificación habilitado por el Ministerio de Industria y Comercio, y subordinado a la autoridad de certificación raíz del Paraguay. |
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La estructura básica del certificado debe estar en conformidad a la norma que rige la materia y que la gramática utilizada tanto en la estructura básica como en las extensiones obligatorias, conforme a la norma ITU X.509 o ISO/IEC 9594-8 |
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Certificado de Persona Física del tipo F2 (Firma Digital basado en hardware) |
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La clave privada correspondiente al certificado digital debe ser generada en un dispositivo criptográfico (token) que asegure el cumplimiento del estándar FIPS 140 level 3 |
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La validez del certificado digital deberá ser de 24 meses |
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Estructura del certificado |
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Campo Sujeto |
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Código de país es asignado de acuerdo al estándar ISO 3166 |
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En este campo se identifica el tipo de certificado. En este caso se identifica que corresponde a un certificado de persona física con datos laborales. |
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En este campo se indica el propósito del uso del certificado digital y el módulo (software/hardware) en el que fue almacenada la clave privada del titular del certificado. En este caso se identifica que corresponde a un certificado emitido en módulo hardware. |
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Este campo debe contener el/los nombre/s y apellido/s del titular del certificado, según documento de identificación, en mayúsculas y sin tildes, a excepción de la Ñ. Podrán ser incluidos diéresis y apóstrofes si corresponde. |
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Debe contener las siglas CI seguidas del Número de Cédula de Identidad del titular del certificado, según documento de identificación. |
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Este campo debe contener el/los nombre/s del titular del certificado, según documento de identificación, en mayúsculas y sin tildes, a excepción de la Ñ. Podrán ser incluidos diéresis y apóstrofes si corresponde. |
|
Este campo debe contener el/los apellido/s del titular del certificado, según documento de identificación, en mayúsculas y sin tildes, a excepción de la Ñ. Podrán ser incluidos diéresis y apóstrofes si corresponde. |
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Campo Nombre Alternativo del Sujeto |
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Rfc822Name |
Email del titular del certificado. |
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Campos relevantes |
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V3 |
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Código identificador único del certificado dentro del ámbito del PSC |
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El algoritmo de firma debe ser como mínimo sha256RSA encryption |
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sha256 |
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Identificación del Prestador de Servicios de Certificación (PSC), con indicación de su Razón Social, RUC, Código de país que se especifica en las directivas obligatorias para la formulación y elaboración de la Política de Certificación y Declaración de prácticas de certificación de los prestadores de servicios de certificación habilitados en la República del Paraguay. |
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Fecha de inicio y fecha de vencimiento |
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Este campo indica la clave pública del titular del certificado. Codificado de acuerdo con el RFC 5280 y con un largo de clave de 2048 bits o 4096 bits y algoritmo RSA Encryption |
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Este campo debe contener el hash SHA-1 de la clave pública del titular del certificado. Este Campo es usado por el software de validación para ayudar a identificar un certificado que contiene una determinada clave pública. No es crítico. |
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Debe contener el hash SHA-1 de la clave pública del PSC emisor del certificado. Este campo es usado por los diversos software de validación para ayudar a identificar a la autoridad certificadora que emitió el certificado en la cadena de Confianza. |
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En certificados tipo F2 solamente pueden ser activados los siguientes bits: |
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Referencia otros propósitos de la clave, adicionales al uso y debe ser consistente con la extensión keyUsage. |
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Debe contener el OID de la CP correspondiente y la dirección WEB de la CPS del PSC que emite el certificado. |
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En este campo debe ir TRUE si el certificado corresponde a una CA o FALSE si no corresponde. |
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Campos no obligatorios. |
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Este Campo es usado para indicar las direcciones donde puede ser encontrado el CRL correspondientes a la CA que emitió el certificado, de tal forma que se pueda validar si el certificado en cuestión ha sido revocado o no. |
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Este Campo es usado para indicar las direcciones donde puede ser encontrado el certificado del PSC. |
Token de Seguridad
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DESCRIPCIÓN |
ESPECIFICACIÓN TÉCNICA |
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Windows XP SP3, Server2003 , Windows Vista, Server2008, Windows 7, Windows Server 2012, Windows 8, Windows 10 |
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Linux |
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MAC OS X |
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Microsoft Windows MiniDriver |
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Windows middleware for Windows CSP |
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Direct-called library for PKCS#11 under Windows, Linux and MAC |
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X.509 v3 Certificate Storage, SSL v3, IPSec, Minimamente ISO 7816 1-4 y opcionalmente ISO 7816 8 9 12, CCID |
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RSA 2048 bit, como mínimo. |
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SHA-1 / SHA-256 |
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1024 bits/2048 bits |
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Onboard key pair generation |
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Onboard digital signature and verification |
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Onboard data encryption and decryption |
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Microsoft Crypto API (CAPI), Cryptography API: Next Generation (CNG) |
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Microsoft Smart Card MiniDriver |
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PKCS#11 |
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IPSec/IKE |
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PC/SC |
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16 bit smart card chip (Common Criteria EAL 5+ certified). El procesador debe estar homologado por el Ministerio de Industria y Comercio (MIC) |
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FIPS 140-2 level 3 |
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USB 1.1 y 2.0 full speed & high speed, Connector type A |
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ISO 7816 |
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CCID |
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Homologado por la Autoridad Raíz del Paraguay |
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Compatible con las especificaciones 1 a 4 de la Norma ISO/IEC 7816 |
ÍTEM 4 PROVISION DE SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La empresa debera proveer un software de gestion documental con las caracteristicas minimas citadas mas abajo. Con capacidad de por lo menos 50 usuarios concurrentes. Debera contar ademas con la autorizacion del fabricante o representante del pais para la provision, implementacion, soporte y asistencia tecnica, asi como experiencia en la implementacion exitosa de software de gestion documental en instituciones publicas y privadas.
Caracteristicas del Software
1. Multiusuario. Con la posibilidad de creación de perfiles y usuarios para la asignación de las distintas opciones, funciones, procedimientos, reportes, metadatos, workflows y formularios disponibles en el sistema.
1.1. El sistema deberá poder conectarse a servidores LDAP/Active Directory.
2. Auditable, debe poseer un log de auditoria de todas las operaciones realizadas por los usuarios con las fechas, horas e IP correspondientes.
3. Base de datos relacional, el sistema deberá almacenar las transacciones en un motor de base de datos relacional, en ningún caso se aceptarán sistemas con base de datos basados en ficheros.
3.1. Deberá cumplir otras capacidades adicionales tales como:
3.1.1. Lenguaje procedimental y de funciones u objetos.
3.1.2. Funciones escalares
3.1.3. Funciones con valores de tablas
3.1.4. Funciones de agregado
3.1.5. Funciones de sistemas
3.2. Esquemas
3.3. Trigger o disparador el cual deberá ser empleado en el mecanismo de auditoría del sistema.
3.4. Desencadenadores de bases de datos
3.5. Estadísticas del uso de la base de datos para obtener mejoras conforme al uso del mismo.
3.6. El sistema deberá implementar mecanismos para la optimización del ancho de banda.
3.7. Mecanismo para visualizar el resultado de consulta que pueden ejecutarse mediante petición de los usuarios o almacenarse como una tabla.
3.8. Debe disponer de mecanismo de seguridad que permita definir los roles o acceso de los usuarios a estas consultas.
3.9. Tipos de datos de sistemas
3.10. Tipos de datos definidos por el usuario
3.11. Tipos de tablas definidos por el usuario
3.12. Tipos definidos por el usuario
3.13. Soporte para ensamblados en .Net Framework, php o Java.
3.14. Reglas
3.15. Guías de plan de ejecución
3.16. Secuencias
3.17. Funciones de partición
3.18. Se deberá poder definir índices y elementos de requerimiento de acceso Rápido.
3.19. Auditoria
3.19.1. Posibilidad auditoría integrada propia del motor de base de datos
3.19.2. Posibilidad de auditoría creada para uso del sistema basada en triggers. Debe funcionar para las sentencias Insert, Update, y Delete.
3.20. Seguridad y nivel de acceso.
3.20.1. Usuarios
3.20.2. Roles
3.20.3. Claves simétricas
3.20.4. Certificados
3.21. Alta disponibilidad. Al ser una operación crítica la producción de documentos se deberá dotar de un sistema con alta disponibilidad el cual consistirá como mínimo en disponer una base de datos que soporte una copia síncrona de la base de datos y repositorio en producción, al cual se podrá recurrir en falla del primero en forma automática, sin que esto represente una pausa en el sistema.
3.22. Copias de seguridad y respaldo. El sistema deberá disponer de un sistema automático de copias de respaldo debidamente configurado para realizar las mismas al menos una vez al finalizar las operaciones del día. Con la posibilidad de permitir el respaldo de la base de datos con el repositorio a un Tape
Los datos de la copia podrán ser visualizados en su formato nativo con sus metadatos correspondientes en formato texto simple separado por comas.
Backup.
4. Los reportes emitidos podrán exportarse a PDF, Microsoft Excel, Power Point, RTF y Microsoft Word como mínimo.
5. Documentación, debe proveerse el manual de usuario en forma impresa y en formato PDF.
6. Ambiente Web. El sistema deberá ser del tipo Web One Page.
7. La visualización de reportes tendrá la posibilidad de descarga y deberá realizarse en el navegador.
8. Las aplicaciones web componente del sistema deberá desplegarse utilizando Aplicación tipo StandAlone.
9. El entorno de configuración, administración, diseño de flujos de trabajo y aplicación de captura de documentos deberá operar sobre el mismo motor de base de datos y repositorio.
10. Gestión documental.
10.1. Los ficheros almacenados en el sistema de gestión de documental deberán ser:
10.1.1. Simples. Un único archivo.
10.1.2. Múltiples. Varios archivos asociados.
10.1.3 Relación por Categorías.
10.1.4 Relación por Índices
10.2. Escaneo de documento.
10.2.1. El pre proceso de escaneado deberá ser configurable y parametrizable por tipo de Documentos y/o perfiles de escaneo seleccionando (cantidad de dpi, tamaño, color/escala de grises, destino del documento, metadatos y automatizaciones posteriores).
10.2.2. El post proceso de escaneado deberá ser automático.
10.2.2.1. Reconocimiento óptico de caracteres y OMR.
10.2.2.2. Conversión a PDF
10.2.2.3. Indexado y Archivado
10.2.3. Se podrá configurar la salida predefinida del documento (Color, Negro, Escala de grises).
10.2.4 Archivado y Asignación de metadatos al documento (N° de documento, Breve descripción, fecha, destino, otros).
10.3. El sistema deberá contener un espacio privado del usuario donde podrá gestionar documentos personales. En todo momento tendrá la oportunidad de compartir los mismos con otros usuarios y/o grupos si lo quisiera.
10.4. El sistema deberá contener de Bandejas de documentos y/o Carpetas
10.4.1. Una bandeja de entrada para la recepción de documentos y/o Carpetas
10.4.2. Una bandeja de salida para salida de documentos y/o Carpetas
10.4.3. Cada una de estas bandejas podrá ser organizada con carpetas y subcarpetas de acuerdo con las necesidades de los usuarios utilizando una funcionalidad del sistema para tal efecto.
10.5. Legajo. Podrá contener un subconjunto de documentos de distintas fechas y permitirá relacionar dichos documentos en un registro lógico para su seguimiento.
10.5.1. Contenido relacionado (relacionar un contenido a otro archivo).
10.6. Archivado (opciones de categorías de documentos, departamentos)
10.7. Indexación de documentos. El sistema deberá poder indexar automáticamente todos los documentos cargados.
10.8. Búsqueda de documentos.
10.8.1. Búsquedas por titulo
10.8.2. Búsquedas por descripción
10.8.3. Búsquedas por metadatos
10.8.4. Búsquedas por OCR
10.8.5. Podrá incluirse filtros como buscar solo en un Rango de Fechas específicas
10.8.6. Podrá incluirse filtros como buscar solo en carpetas y/o bandejas específicas
10.9. Salto rápido a un documento indicando el número del mismo.
10.10. Categorización automática y configurable de documentos.
10.10.1. Por Clase.
10.10.2. Por Entidad.
10.10.3. Por Entidad y Clase.
10.10.4. Por Grupo de Clase y Clase.
10.10.5. Por Proyecto.
10.10.6. Por Proyecto y Clase.
10.10.7. Por Año, Mes y Día.
10.10.8. Por Número de Documento.
10.10.9. Otros modelos de categorización.
10.11. Banco de datos de imágenes, planos y fotos. El sistema deberá almacenar ficheros fotográficos (formatos jpg, png, gif, bmp, dicom, dwg). Los mismos podrán relacionarse con otros ficheros.
10.12. Propiedades de Clase de Documento. El sistema deberá poseer una funcionalidad para definir y asignarles propiedades o atributos a los documentos definidos.
10.12.1. Los atributos podrán ser del Tipo Texto, Numérico, Fecha, Lista de selección, Hora y Tipo Lógico (valores Verdadero o Falso).
10.13. Nombrado automático y opciones de numeración. Todos los documentos ingresados al sistema deberán asignarse automáticamente nombre y una numeración única que permita su rápida y univoca identificación incluso a través de otros sistemas web via webservices.
10.14. Notificación vía email de documentos nuevos, modificados o procesados por algún flujo de trabajo.
10.15. Deberá permitir funcionalidades búsqueda de texto completo.
10.16. Deberá permitir manejo de documentos con formatos varios como xls, doc, etc.
10.17. OCR. (Optical character recognition). El sistema deberá incluir un motor de Reconocimiento Óptico de Caracteres para idioma español integrado con posibilidad de más idiomas. No deberá ser necesario la instalación de otro software adicional para dicha tarea. Todos los documentos ingresados al sistema documental deberán procesarse utilizando OCR automáticamente e indexarse para la búsqueda de datos.
10.18. Fichero de contactos, que podrá ser utilizado para enviar correos electrónicos de notificación.
10.19. Fichero de remitentes que permitirá seleccionar de una lista al momento de la carga de recepción de documentos en caso de que el remitente ya se encuentre en la base de datos.
10.20. Funciones para tratamiento de documentos escaneados. El sistema deberá disponer las siguientes funcionalidades de tratamiento.
10.20.1. Rotado (izquierda y derecha 90º)
10.20.2. Recorte de documento
10.20.3. Zoom y movimiento del cursor en el documento
10.20.4. Inclinación del documento
10.20.5. Redimensionar documento (cambiar de tamaño)
10.20.6. Seleccionar área del documento
10.20.6.1. Selección cuadrada de área
10.20.6.2. Selección libre del documento
10.20.7. Ajustar al campo de visión
10.21. Funciones de deshacer y rehacer sobre cambios en las imágenes escaneadas.
10.22. Edición de PDF atraves de la aplicación web. Agregar Paginas, Extraer Paginas, Cambio de orden y creación de nuevos documentos a partir de un seleccionado.
11 Gestor de Tareas
11.1 Permite asignar y controlar tareas a grupos y usuarios.
11.2 Gestiona estados y proyectos en base a las tareas.
11.2.1. Gestiona en % con grafico de barras en colores el estado del proyecto.
11.3 Notificaciones a la creación, edición y finalización de las tareas.
11.4 Visualizar las tareas en un calendario.
11.5 Calendario con posibilidad de visualizar por mes, semana y dia.
12 Versionado del Documento
12.1 Guardar un historial del documento con las ediciones realizadas.
12.2 Permite comentar cada versión.
12.3 Permite visualizar el usuario y fecha que modifico el documento.
12.4 Permite acceder y restaurar a versiones anteriores del documento.
13 Pre visualización de Documentos
13.1 Permite visualizar los documentos sin necesidad de descargar algún software extra.
13.2 Soporte para los principales tipos de documentos tales como .pdf , .xlsx, docx.
13.3 Soporte para visualización de imágenes DICOM y archivos .dwg con sus respectivas capas.
14 Firma Electrónica
14.1 Posibilidad de firmar el documento con cualquier token instalado en la maquina
14.2 Posibilidad de firmar un lote de documentos.
14.3 Posibilidad de firmar el documento dejando marca de agua con link a la verificación de firma digital.
15 Sistema de Extracción automática de Keywords basado en el algoritmo KEA . Deberá Sintetizar un resumen del contenido del documento con las palabras mas relevantes.
16 Sistema de Marca de agua.
16.1 Basado en Texto o Imágenes.
16.2 Restricción de uso de Marca de agua por grupos o usuarios.
16.3 Posibilidad de aplicar mediante scripts.
16.4 Preview de Marca de agua con listado de marcas de agua disponibles para aplicar.
Lic. Pedro Fretes.
Cargo: Director.
Dependencia: Dirección de Tecnología de la Información
Este llamado se realiza debido a que Petropar actualmente cuenta con un depósito lleno de papeles con documentos que se deben resguardar, y solo se cuenta con ese medio físico, es muy importante poder tener la posibilidad de clasificarlos, digitalizarlos y ordenarlos y porque no almacenarlos, es por ello que este llamado es algo fundamental para la empresa, este proyecto cuenta con un valor agregado que es la adquisición de un sistema de gestión documental, que permitirá a Petropar implementar la Gestión electrónica de expedientes en atención a la LEY 6562/20, que aprueba la reducción de la utilización de papel en la gestión pública y su reemplazo por el formato digital.
Las especificaciones técnicas fueron elaboradas en base a las particularidades de las necesidades a satisfacer y la envergadura del llamado, teniendo en cuenta el servicio principal y complementos inherentes, considerando la universalidad posible de factores que deben ser observados para poder llevar adelante este tipo de llamado licitatorio.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
No Aplica
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Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad
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Unidad de medida de los servicios |
Lugar de entrega de los servicios |
Fecha(s) final(es) de entrega de los servicios |
|
1. |
Digitalización y guarda de archivo |
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1.1 |
Digitalización con OCR |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
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1.2 |
Guarda/Custodia/Administración |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
|
1.3 |
Consulta física/Delivery de documentos |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
|
1.4 |
Traslado y adecuación de documentos físicos |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
|
1.5 |
Inventario de documentos |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
|
1.6 |
Informatización/indexación |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
|
2. |
Desarrollo de procesos para seguimiento de expedientes y trámites electrónicos |
||||
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2.1 |
Relevamiento para el diseño del diagrama de los procesos |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
|
2.2 |
Diseños de los procesos y subprocesos |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
|
2.3 |
Elaboración de reglas, scripts para asignaciones automáticas de los procesos |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
|
2.4 |
Creación de formularios predefinidos para cada proceso y notificaciones |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
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2.5 |
Implementación, capacitación y puesta en producción de los procesos |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
|
3. |
Certificado y Token |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
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4. |
Provisión de software de gestión documental |
1 |
Unidad |
Planta de PETROPAR en la ciudad de Villa Elisa ubicada en la Avda. Defensores del Chaco y Américo Picco |
Dentro de los 10 días contados desde la recepción de la orden de servicio emitida por el sistema SAP. |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del Proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los servicio, o en otro lugar en este apartado.
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los Bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del Proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del Proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la Contratante.
3. La Contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La Contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el Proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el Contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
|
Cumplimiento Contractual |
Informe mensual
|
5 días de terminado el mes |
|
Cumplimiento Contractual |
Acta de recepción definitiva
|
Dentro de los 10 días de finiquitado el contrato. |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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