El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.

Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

El ámbito institucional requirente de esta contratación es la sección de Obras Civiles de la Circunscripción Judicial de Paraguarí, cuya Jefe es la Arq. María Sol Moreno.

La contratación de este servicio es programada periódicamente, a través de procesos plurianuales; y pretende satisfacer la necesidad institucional vinculada al mantenimiento y reparación de su sistema central de climatización y acondicionadores de aire del Palacio Judicial de Paraguarí; previéndose en esta ocasión la cobertura del servicio para Juzgados de los distritos de Ybycuí y Mbuyapey.

Las especificaciones técnicas fueron elaboradas por el ámbito requirente de la contratación.

DETALLE DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y DE LAS NORMAS

1. OBJETO DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO:

INSTALACIONES DE CLIMATIZACIÓN: Unidades Enfriadoras de Agua (Equipos Chiller); Unidades Manejadoras de Aire (UMA’s); Fan Coils; Equipos Split; Bombas de Agua; Cañerías de Agua; Extractores de Aire; Panel de Mando; y otros.

Los servicios requeridos consisten en la provisión de mano de obra calificada y asistencia técnica con atención las 24 horas, los 365 días del año, por cualquier avería, reparación, remplazo y provisión de todos los repuestos, conforme al listado referencial del Contrato Abierto, previo informe técnico y remisión de la Orden de Servicio por parte de la Contratante.

Asimismo, comprende el Mantenimiento Preventivo de las instalaciones de climatización, conforme al listado de tareas de revisión, chequeo e informe de diagnóstico, que se detalla seguidamente:

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

El Oferente deberá presentar con su Oferta, la nómina de los profesionales propuestos para ejecutar el servicio licitado, conforme a los perfiles exigidos en el apartado de Capacidad Técnica, la nómina deberá estar acompañada de la copia autenticada del título, diploma o certificado de cada profesional, que acredite el perfil requerido y la consecuente capacidad e idoneidad en materia de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Sistemas de Climatización, específicamente referentes a Sistemas de Agua Fría (Chillers, Bombas de Agua, Manejadoras de Agua y Fan Coils). Los técnicos propuestos deben pertenecer al plantel de empleados de la empresa y solo los asignados desde el principio de la firma del Contrato tendrán acceso; si por algún motivo debiera intervenir otro técnico, se deberá comunicar al Administrador del Contrato, con una justificación anterior mínima de 48 horas. Este técnico deberá estar en la lista de empleados del Proveedor, proporcionada antes del inicio de los trabajos, es decir su eventual incorporación se deberá prever ante cualquier contingencia.

EJECUCIÓN DE LOS SERVICIOS

Los trabajos de mantenimiento contemplan la ejecución de dos tipos de tareas, conceptualmente diferentes una de otra, el Mantenimiento Preventivo y el Mantenimiento Correctivo. El primero abarca todos los trabajos que deben ser ejecutados por recomendación del Fabricante o Proveedor, a fin de evitar desgastes y/o fallas en las máquinas e instalaciones; y de esa forma prolongar la vida útil de las mismas. El Mantenimiento Correctivo como su nombre lo indica, consiste en la solución de los problemas que ocurren como consecuencia de fallas en el sistema.

2.  MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO.

B.1- MANTENIMIENTO PREVENTIVO.

El Mantenimiento Preventivo tiene por objeto la preservación de las instalaciones y equipos en óptimas condiciones de uso, mediante la ejecución de los trabajos detallados en cada uno de ellos.

En el marco de este servicio, los técnicos del Proveedor deberán realizar visitas según lo que la Contratante considere necesario, la duración de estas visitas será igual a la necesaria para completar las tareas indicadas en los Términos de Referencia y que por ende, conduzcan al funcionamiento óptimo del sistema.

El Proveedor iniciará los trabajos con una Orden de Servicio de mantenimiento, emitida por la Contratante, disponiendo de un plazo de 45 días hábiles para la ejecución y conclusión de los mismos.

La Planilla de Mantenimiento Preventivo consiste en una lista de actividades a ser ejecutadas, de acuerdo al cronograma aprobado por la sección de Obras Civiles y el representante del Proveedor.

Cada hoja de la planilla deberá incorporar en su pie de página, los nombres y las funciones de los responsables de la ejecución y control de los trabajos, estas personas deberán rubricar cada hoja como prueba de conformidad del proceso.

a) Control e identificación de irregularidades: En el marco del Mantenimiento Preventivo, los técnicos del Proveedor deberán realizar obligatoriamente la correspondiente visita de mantenimiento a las instalaciones en cuestión y esta actividad consistirá entre otras en: limpieza, regulación, ajustes y lubricación y/o remplazo de equipos, piezas, elementos y/o componentes de las instalaciones de climatización del edificio, consideradas en este documento. El Mantenimiento Preventivo tiene por objeto la preservación de las instalaciones en óptimas condiciones de uso, mediante la ejecución de las instrucciones indicadas en los manuales proveídos por el Fabricante, por lo tanto, se requiere el total conocimiento del contenido de los manuales de uso y mantenimiento de los componentes del sistema.

b) Una vez solicitado el mantenimiento, el Proveedor dispondrá del plazo de 7 días hábiles para iniciar los trabajos, contado desde la recepción del pedido de la Contratante. En este periodo se tendrán que presentar los informes de diagnóstico del sistema, también antes del inicio de los trabajos.

c) De los manuales de uso y mantenimiento se extraerán las Planillas de Mantenimiento Preventivo de las instalaciones objeto de mantenimiento. Las planillas deberán incluir la totalidad de las actividades de mantenimiento que deberán ser realizadas, incluyendo la frecuencia de ejecución de las mismas. En algunos casos deberán ser redactadas, además de la Planilla de Mantenimiento, las Fichas de Mantenimiento, en las cuales deberán quedar registrados los datos que deban ser asentados por indicaciones de los propios manuales. La ficha debe ser propia de cada máquina, equipo u otro elemento registrado, el Proveedor es el responsable de la redacción de la propuesta de ambas planillas. Estarán confeccionadas de acuerdo a las instrucciones dadas por los manuales del Fabricante, éstas deberán ser puestas a consideración de la Contratante para su aprobación. El formato de las mismas podrá ser actualizado y/o modificado de acuerdo a las necesidades que se identifiquen en el transcurso de la ejecución de los servicios. El sistema de climatización del edificio contará con sus fichas de Mantenimiento Preventivo, previsto para el periodo mínimo de un año, conteniendo la totalidad de las instalaciones que le son propias, contempladas en estas Bases y Condiciones.

d) En la Ficha de Mantenimiento debe estar prevista la totalidad de las acciones contempladas en el Plan de Trabajo. De esta manera, la Ficha de Mantenimiento se constituye en un elemento fundamental de trabajo, en la cual deberá ser registrada durante el recorrido de inspección y deberá ser llenada durante el proceso de ejecución de los trabajos por los técnicos del Proveedor y verificados por el encargado asignado de la sección de Obras Civiles. La Ficha de Mantenimiento firmada por el personal citado precedentemente, deberá acompañar al informe elevado al Administrador del Contrato, para su verificación final y aprobación si correspondiere. El informe elevado al Administrador del Contrato deberá contar con detalle escrito y fotográfico.

e) Plan de Trabajo: Dentro de los 05 (cinco) días hábiles siguientes a la firma del Contrato, El Proveedor deberá presentar un Plan General de Trabajos, que servirá de base al seguimiento y control de la ejecución de los servicios y un cronograma en base a los días estipulados para la ejecución de los trabajos. Éste deberá prever todas las acciones necesarias para una completa cobertura del mantenimiento contemplado en las Bases y Condiciones (deberá detallar como mínimo los recursos humanos, equipos y herramientas a ser utilizados, como también la disponibilidad de medios de comunicación y transporte; y la metodología propuesta para el cumplimiento eficaz de los fines del servicio).

f) Comprende el Mantenimiento Preventivo de todas las instalaciones y equipos del sistema de climatización, pertenecientes a la Circunscripción Judicial de Paraguarí, conforme al listado de labores de revisión, chequeo e informe previo y posterior al mismo.

3.  MANTENIMIENTO CORRECTIVO

En el marco del Mantenimiento Correctivo (Reparador) deberán ser ejecutadas dos tipos de acciones: Las previstas y las no previstas.

En las intervenciones previstas serán realizadas reparaciones y remplazos programados de piezas, componentes y/o repuestos, por vencimiento de su vida útil o porque hayan evidenciado fallas de funcionamiento detectadas mediante el Mantenimiento Preventivo. En estos casos el Proveedor deberá solicitar la aprobación de la realización de los trabajos dentro del informe elevado a la Contratante, para lo cual deberá describir detalladamente las características y precios de las piezas y/o repuestos a ser remplazados, así como los motivos que requieren tal remplazo. Los precios deberán estar de acuerdo a lo cotizado en la Oferta. Una vez aprobado por la Contratante, su ejecución deberá ser hecha en la próxima intervención. Si se considera necesaria mayor urgencia en la realización de los trabajos, se deberá tomar todos los recaudos para la realización en el menor tiempo posible.

Las intervenciones no previstas son las acciones necesarias como consecuencia de fallas detectadas en el sistema, fuera de las intervenciones del Mantenimiento Preventivo. Están consideradas en este concepto, los reclamos planteados por la Contratante a causa de problemas advertidos durante el uso de las instalaciones. Según la gravedad de los reclamos realizados, puede ser necesario realizar acciones inmediatas, para lo cual el Proveedor deberá atender las fallas técnicas que la Contratante reclame, a más tardar dentro de las 24 horas de haber sido notificado, en situaciones que a criterio de la Contratante sean de emergencia. Se deberá contar con una atención preferencial de emergencia, con servicios de comunicación telefónica, incluyendo celulares, las 24 horas del día, inclusive fines de semana y feriados. La falta de respuesta del Proveedor en el plazo señalado constituirá al mismo en mora y pasible de las sanciones previstas en las Bases y Condiciones y en el Contrato.

En casos de que una acción no prevista se considere no urgente, podrá ser derivada la solución en un tiempo máximo de 72 horas, días hábiles. La determinación del grado de urgencia o rapidez con la cual deban ser realizadas las acciones, así como la autorización para el cambio de piezas y/o repuestos a ser utilizados en las intervenciones, las tomará la Contratante.

El Oferente deberá contemplar en su Oferta, los medios, herramientas, mano de obra e insumos necesarios para la realización de los trabajos de mantenimiento, la mano de obra para el remplazo de componentes, piezas y/o repuestos que deberán estar incluidos dentro de la Oferta, aun si éstos se emplean en intervenciones no previstas. La mano de obra especializada para realizar reparaciones muy especiales en los equipos que no están incluidos en la planilla; o los repuestos que no fueron contemplados en la planilla, pueden ser considerados como adicionales, con la aprobación previa de la Contratante, tras la presentación de un presupuesto y tiempo máximo de provisión. En estos casos se deberá presentar con antelación a la Contratante, las propuestas junto a los respectivos presupuestos para su aprobación y para que la misma indique cual será el proceso para la realización de estos servicios adicionales.

Los trabajos, así como los repuestos deberán contar con una Garantía de Funcionamiento mínima de 12 meses, contados desde la recepción de cada trabajo de reparación. Se responderá por la garantía del servicio prestado en dicho periodo, sin cargo alguno para la institución. Se prestará asistencia técnica in situ por cuenta de la garantía del servicio, en un plazo máximo de 24 horas, contadas desde la correspondiente notificación.

Listado de componentes, piezas y/o repuestos: El Proveedor deberá presentar la lista de precios de componentes, piezas y/o repuestos de reposición de uso frecuente, conforme a la correspondiente lista detallada.

4. INFORMES

El Proveedor, tras la culminación de las labores requeridas a través de una Orden de Servicio  (mantenimiento correctivo); o de las labores de mantenimiento preventivo, deberá presentar un Informe describiendo las acciones realizadas y las que deberán ser realizadas para garantizar el buen funcionamiento de las instalaciones y los equipos. La aprobación de este informe por parte de la Contratante será condición necesaria para la autorización del pago correspondiente a dichas intervenciones. La Planilla de Mantenimiento Preventivo, firmada por el Administrador del Contrato, deberá acompañar al referido informe.

En caso de que surjan fallas que por sus características no sean consideradas ordinarias, interrupciones en el servicio o cualquier otro inconveniente que lo justifique, la Contratante podrá requerir al Proveedor, la elaboración de informes adicionales sobre las dificultades específicas presentadas.

E.  RESPONSABILIDADES, COORDINACIÓN, SUPERVISIÓN Y LUGAR DE TRABAJO

1. La presente convocatoria tiene por objeto la contratación de una empresa especializada para prestar el servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo (Reparador) para todos los equipos del sistema de climatización del Palacio Judicial de Paraguarí y los Juzgados de Ybycuí y Mbuyapey, con el fin de garantizar el buen funcionamiento y preservación de los mismos.
2. Los trabajos consisten en el Mantenimiento Preventivo de todos los equipos del sistema de climatización instalados en el Palacio Judicial de Paraguarí y en los Juzgados de Ybycuí y Mbuyapey, el servicio se prestará conforme a la necesidad y la consecuente emisión de la Orden de Servicio. Asimismo, comprende el Mantenimiento Correctivo, con provisión de repuestos y mano de obra en los casos que así lo ameriten, de acuerdo a la planilla de repuestos detallada que se solicita presentar, previo informe técnico del Proveedor y remisión de la Orden de Servicio por parte de la Contratante. El período de vigencia del Contrato será de 24 meses.
3. El Palacio Judicial de Paraguarí se encuentra ubicado en Avda. Mcal. Estigarribia esq. Tte. Herrero de la ciudad de Paraguarí, distribuido en dos bloques interconectados, Bloque A: sub suelo, planta baja; y azotea; Bloque B: planta baja, primero, segundo y tercer piso; y azotea.
4. El Proveedor deberá tener un conocimiento acabado de todos los equipos instalados para poder realizar una planificación de todas las actividades que deban ejecutarse. Esto deberá realizarse en el periodo de los 7 días hábiles concedidos para iniciar los trabajos.
5. El Proveedor deberá designar un Técnico Responsable del mantenimiento para atender inmediatamente los reclamos que puedan surgir en cualquier día y horario. Este Técnico deberá estar informado de todo aquello que concierne al sistema de climatización del edificio y a los trabajos que se van realizando.
6. El Proveedor deberá suministrar a la Contratante la información mínima necesaria sobre el Técnico Responsable del mantenimiento, especificando dirección, número de teléfono celular y correo electrónico; que tenga plena atribución para aceptar, rechazar o negociar cualquier reclamo de garantía que pueda surgir y dar curso a los reclamos. Toda planificación deberá estar aprobada por la Contratante antes de llevarse a cabo.
7. El Técnico Responsable del mantenimiento deberá tener capacidad de respuesta inmediata, durante las 24 horas del día y los 365 días del año, a través de sistemas de comunicación permanente (teléfono celular), para intervenir en forma personal o a través de sus técnicos en cualquier momento y a solicitud de la Contratante (Administrador del Contrato), debido a desperfectos y/o irregularidades en las instalaciones. En los servicios de carácter correctivo deberá obligatoriamente concurrir al lugar de los trabajos, a fin de brindar las instrucciones necesarias a sus técnicos.
8. Los trabajos de Mantenimiento Preventivo y Correctivo deberán realizarse durante o después del horario de oficina, a criterio de la Contratante, dependiendo de los servicios afectados. Para el efecto, el Proveedor deberá coordinar los trabajos con los funcionarios de la Contratante, e informar con anticipación y por escrito respecto del apersonamiento de los mismos para su aprobación.
1. La solicitud de servicio será emitida y remitida por la Contratante al Proveedor, que prestará el servicio de mantenimiento dentro de los 7 días hábiles luego de haber recibido la solicitud de servicio; y en el caso de que la Contratante solicitare el servicio de manera urgente, el Proveedor deberá acudir en un plazo no mayor a 24 horas posteriores al requerimiento. Una vez verificada la situación, el técnico informará a la Contratante sobre la situación detectada, según sea el caso.
10. El Proveedor deberá tener una dotación adecuada de técnicos, herramientas y materiales. El Proveedor deberá suministrar todos los equipos, herramientas e insumos necesarios para prestar los servicios de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo, así como personal especializado debidamente capacitado.
11. El Proveedor será el único responsable de la eficiente, satisfactoria y oportuna ejecución de los trabajos y no podrá eludir sus responsabilidades por no haber solicitado a su debido tiempo las instrucciones o aclaraciones necesarias.
50. El personal del Proveedor deberá obligatoriamente vestir uniformes con el logo distintivo de la Empresa. Deberá elaborar y remitir una planilla con los datos personales de los mismos, días antes de su intervención.
1000. El Proveedor deberá precautelar la seguridad de las personas en la zona de trabajo, por lo que deberá prever las señalizaciones y protecciones a fin de evitar accidentes durante el periodo de labores; y de conformidad a las normativas vigentes.
14. Una vez concluidos los trabajos de Mantenimiento Preventivo y/o Correctico, el Proveedor deberá proceder a la limpieza del área de trabajo, dejando los ambientes impecables para su uso.
15. Los repuestos deberán ser todos originales de la marca a ser sustituida, salvo casos debidamente justificados, previa aprobación de la Contratante, por ejemplo, cuando los mismos ya no sean vendidos o se hayan dejado de fabricar, se podrá sustituir por otra línea, pero estos deberán ser respaldados con certificados o documentos, comprobando la buena calidad.
16. En todos los casos, las piezas, repuestos o componentes que se remplacen, deberán ser entregados bajo recibo al funcionario designado para el efecto. Estos remplazos o retiros de repuestos de los equipos deberán ser realizados en presencia de funcionarios de la sección de Obras Civiles de la Contratante.
17. Cualquier accidente que sobreviniere como consecuencia de la ejecución de los servicios contratados, al personal, a terceros; o que afectare a los bienes de la Contratante, será de única y exclusiva responsabilidad del Proveedor.
18. El Proveedor es el único responsable de proveerse de seguro médico, seguro de vida y otros que sean necesarios para su personal, por el tiempo que dure el Contrato. Así como también tomar todas las precauciones exigidas hasta tanto se extienda la contingencia sanitaria.
19. El Proveedor deberá coordinar los trabajos con el Administrador del Contrato.
20. El Proveedor desempeñará sus funciones bajo la supervisión de los funcionarios de la sección de Obras Civiles.

PLAN DE SERVICIO

Considerando la modalidad de Contrato Abierto, el plazo para la ejecución de los trabajos de Mantenimiento Preventivo y Correctivo, queda establecido como sigue:

Cuando se trate de intervenciones de Mantenimiento Correctivo de carácter urgente, el Proveedor deberá iniciar las labores dentro de las 24 horas posteriores a la recepción de la Orden de Servicio emitida por la Contratante.

Cuando se trate de intervenciones de Mantenimiento Preventivo o no urgentes, el Proveedor dispondrá de un plazo de 3 días hábiles para iniciar las labores, contado desde el día siguiente de la recepción de la Orden de Servicio emitida por la Contratante.

Los diferentes plazos establecidos para la prestación de los servicios se hallan establecidos detalladamente en el apartado precedente: "Detalles de los productos y/ servicios con las respectivas especificaciones técnicas - CPS".

No aplica

No aplica

No aplica

Planificación de indicadores de cumplimiento:

La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de la carta de invitación, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.

La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:

1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.

2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.

3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.

4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.

5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.

Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.

La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.

La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.

La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.