El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
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Lotes |
Descripción del bien, obra o servicio |
Unidad de Medida |
Cantidad |
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LOTE 1 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER |
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1 |
Servicio de digitalización de documentos |
Unidad |
1000000 |
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2 |
Provisión de escáner |
Unidad |
3 |
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3 |
Gestor Documental |
Unidad |
1 |
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LOTE 2 SERVICIO DE CLASIFICACIÓN, ARCHIVO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS |
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1 |
Guarda de Documentos |
Global |
1 |
LOTE 1
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER
SERVICIOS REQUERIDOS
1 Servicio de digitalización de documentos
Requerimientos para realizar el servicio de Digitalización Certificada
El producto final entregado a la institución debe ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por la Resolución Nº 1438 de fecha 03/12/2015 del Ministerio de Industria y Comercio , en cumplimiento a la Ley Nº 4017/10 De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico, modificada por la Ley Nº 4610/12 Que amplía y modifica parcialmente la Ley Nº 4017/10, De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico.
El oferente debe dar cumplimiento a la Certificación emanada de la Resolución MIC N° 1438/2015 debiendo el oferente prever e instalar toda infraestructura tecnológica adicional que incluye en su propuesta de Solución para la implementación del Servicio de Digitalización requerido. Dicha infraestructura no será transferida a la Convocante.
Así mismo, el oferente deberá proveer 3 (tres) escáneres cuyas especificaciones técnicas se encuentran descritas en el PBC. Los mismos pasaran a integrar el Activo de la Convocante
Los escáneres pasarán a formar parte del patrimonio de la convocante una vez finalizada la ejecución del contrato, de modo que el personal de la institución prosiga con los trabajos de actualización del sistema, conforme a la formación e instrucciones recibidas durante el tiempo de vigencia del contrato.
El proveedor deberá proporcionar la capacitación a los funcionarios designados por la Contratante, con el objetivo de dejar capacidad instalada institucional, que garantice la continuidad operativa de la solución, una vez finalizado el contrato.
Scanner para documentación de hojas sueltas
Los escáneres a ser utilizados durante la implementación y presentación del servicio de digitalización certificada ( no transferibles a la ESSAP S.A.) deberán ajustarse al producto final solicitado por la convocante, de conformidad a la guía de procesos de digitalización certificado de documentos, aprobados por la Resolución N° 1438 de fecha 03/12/2015 del Ministerio de Industria y Comercio, en cumplimiento a la Ley N° 4017/10 de validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico, modificada por la Ley 4610/12 Que amplía y modifica parcialmente la Ley N° 4017.
El sistema de Gestión Documental deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente Procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley Nº 4.017/2010, Ley Nº 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución Nº 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC).
Se exigirá la entrega de 1.000.000 de páginas/imágenes de la solución de Digitalización Certificada de Documentos.
El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución
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PROCESO ACTUAL |
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Documentación física |
Proceso Digital |
Campos de búsqueda indexación |
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Documento principal: Rendición de cuenta (1 hoja)
Tipo de documentos:
Cantidad de hojas: 50 hojas |
Rendición de cuenta Cantidad: 50 páginas en 1 (un) solo archivo multipágina Tipo de documentos:
Para la identificación, tener en cuenta que no se discrimina los tipos de documentos, todo se encuentra en 1 (un) solo archivo. |
Documento Principal (Rendición de Cuenta)
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RESULTADO ESPERADO PROCESO NUEVO |
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Documentación física |
Proceso Digital |
Campos de búsqueda indexación |
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Documento principal: Rendición de cuenta (1 hoja)
Tipo de documentos:
Cantidad de hojas: 50 hojas |
Rendición de cuenta Cantidad: 6 archivos con campos de búsquedas independientes
ACLARACIÓN Identificar y escanear los tipos de documentos de forma independiente, para permitir a los usuarios la accesibilidad rápida a los diferentes tipos de documentos.
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Documento Principal (Rendición de Cuenta)
Factura
Pliego de Bases y Condiciones
Orden de pago
Resolución de pago
Orden de pago
ACLARACIÓN Todos los documentos con campos claves idénticos se deben vincular entre sí. Ejemplo, en caso de consultar una orden de pago, debe estar disponible los otros documentos con el mismo número de Rendición de cuenta, al mismo momento de la visualización. |
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DESARROLLO SOLICITADO
Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios a generar en el sistema a proveer, y conforme al nivel de acceso que la ESSAP determine.
Asimismo, la solución deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas institucionales a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.
CAPACITACIÓN
Las capacitaciones serán realizadas por el personal técnico del oferente en la modalidad on the job training. Dichas capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato.
Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las actas de conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.
La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;
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Personal afectado |
Cantidad de funcionarios |
Contenido |
Carga Horaria |
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Gestión digital |
A definir por la institución |
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5 (cinco) |
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Gestión documental |
A definir por la institución |
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10 (diez) |
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Personal técnico |
A definir por la institución |
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5 (cinco) |
PROCEDIMIENTOS Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN
REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS
El producto final entregado a la institución, debe ajustarse a la Resolución MIC1.438/2015, en atención al compromiso de resultados esperado por la contratante.
2 PROVISIÓN DE ESCÁNER
ESCANER DE ALTA PRODUCCIÓN
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Características Solicitadas |
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Cantidad |
3 (tres) |
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Funcionalidad |
Escaneo (no se aceptaran multifuncionales) |
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Panel |
Mínimamente debe poseer un panel de control |
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Elemento de escaneo |
Sensor de imagen por contacto de color (CIS) |
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Fuente |
LED RGB (Rojo/Verde/Azul). |
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Panel |
Pantalla táctil en color o superior |
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Tipo de alimentación |
Automático de documentos (ADF) / Alimentación manual, Escáner de escritorio dúplex. |
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Capacidad de Alimentador |
50 hojas o superior |
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Tipo de bandeja |
Motorizada o superior |
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Tamaños admitidos para escaneo |
A4, A5, A6, B5, B6, tarjeta de presentación, postal, carta, legal. |
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Velocidades de escaneo a color (tamaño carta a 200 ppp) |
40 páginas por minuto o superior |
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Volumen diario |
4000 escaneos diarios (recomendado) o superior |
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Formatos de Archivos de Salida |
Mínimamente PDF y JPG |
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Resolución óptica |
600 dpi o superior |
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Interfaz |
USB 3.0 o superior. |
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Funcionalidades Básicas requeridas |
Detección de tamaño, detección de color, corrección de inclinación, orientación automática, detección/eliminación de página en blanco. Suavizado de imagen, énfasis de imagen, difusión de errores, corrección de bordes, compresión JPEG, Detección de solapamiento (sensor ultrasónico), detección de longitud. |
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Garantía |
1 año contra defectos de fábrica. |
3 GESTOR DOCUMENTAL
SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL CERTIFICADO
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Componente Mínimos |
Descripción del Requerimiento Mínimo Exigido |
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Objetivo General |
Adquisición e implementación de un Sistema de Gestión Documental Certificado |
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Requerimientos Técnicos Mínimos |
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RESUMEN DE ENTREGABLES:
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Descripción |
Cantidad |
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Plan de Proyecto |
1 documento |
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Servicio de digitalización |
1.000.000 páginas |
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Software de Gestión Documental Certificado |
1 unidad |
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Scanner documental |
3 unidades |
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Elaboración de Manuales y Procedimientos |
1 documento |
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Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica |
1 documento |
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Capacitación |
20 horas |
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Desarrollo para ajustes específicos del sistema |
20 horas |
LOTE 2
CUSTODIA DE DOCUMENTOS
1 GUARDA DE DOCUMENTOS
El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:
· la recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.
· almacenamiento para reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.
Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la Institución.
El servicio deberá contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad de 1.000 (mil) cajas conteniendo documentación descripta seguidamente
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:
· Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.
· Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.
· Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.
· Acondicionamiento de la documentación: el oferente deberá contemplar el acondicionamiento de documentos en las cajas en las cuales se halla ubicada el legajo individual de cada funcionario de la ESSAP S.A. Todas las cajas deberán contar con unas etiquetas identificatorias, a fin de minimizar los tiempos y facilitar la búsqueda.
· Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.
· Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización en ESSAP, salvo que la convocante permita el procesamiento y digitalización en las oficinas de esta.
· Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.
· Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.
· Traslado y entrega de expediente en puerta.
· Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.
· Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs.
· Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
· Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.
Seguridad de la documentación en guarda:
El oferente deberá contar con un archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos, y deberá estar habilitado por la Municipalidad de Asunción a tal efecto.
El establecimiento en cual se realizará el manejo de esta documentación debe encontrarse dentro de los límites de Asunción a los efectos de que personal técnico y/o administrador, pueda concurrir de manera rápida y ágil hasta esas instalaciones a fin de realizar la verificación de los avances de las tareas y la posterior certificación de los trabajos realizados. El establecimiento donde se realizará la guarda deberá ser de propiedad del oferente o el oferente deberá ser el titular del contrato de alquiler, no se aceptarán subcontrataciones.
Requerimientos mínimos para el Local de la Empresa adjudicada:
a- Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
b- Seguridad las 24 horas.
c- Paredes externas revocadas y pintadas.
d- El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.
e- Detectores de Humo y movimiento.
f- Respuestas de alarma con Empresa de seguridad
g- Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito
h- Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la emergencia.
i- Materiales de primeros auxilios.
j- Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos.
k- Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.
l- Racks o estantes instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.
m- Cámaras de seguridad, circuito cerrado
n- Seguro contra todo riesgo
o- Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.
p- Personal con la identificación de la empresa y la experiencia suficiente en el servicio ofertado
q- Software de control de stock.
r- Contar con tecnología apropiada para el etiquetado de las cajas con código QR.
Sistema de Trabajo:
En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.
En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.
Equipo de Trabajo:
El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con profesionales especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados.
Tiempo de ejecución de los servicios: hasta el 31 de diciembre del 2023.
Nombre del Solicitante: Lic. Héctor Enrique Ayala - Gerente Financiero.
Dependencia: Gerencia Financiera.
La Contratación del Servicio de Digitalización Certificada y guarda de Documentos se realiza con el objetivo de contar con una herramienta de Gestión Documental, a través de un software certificado, a fin de contribuir con todos los procesos diarios donde se generan documentos en las distintas gerencias, direcciones, unidades, y otras dependencias de la Institución, impactando en una considerable reducción de tiempo en el ordenamiento, archivo y localización en los casos necesarios, la reutilización de documentos, reducción de impresiones y copias, y el ahorro del espacio físico, todo ello en un ambiente de seguridad ante contingencias que puedan afectar a su custodia y resguardo.
La legislación actual exige a los organismos públicos la guarda y custodia de documentos originales, la cual ha evolucionado conforme al avance de la tecnología. El conjunto de Leyes vinculadas a la Firma Digital y al Expediente Electrónico, nos impulsan a transformar los archivos en papel a archivos digitales de documentos originales. Cabe señalar que esto solo puede lograrse con una solución certificada.
El simple hecho de digitalizar, SIN LA CERTIFICACIÓN, nos obliga seguir manteniendo los documentos FÍSICOS, con lo que no se transforman los archivos físicos en archivos digitales.
En la actualidad, la Ley Nº 4017/2010 DE VALIDEZ JURÍDICA DE LA FIRMA ELECTRÓNICA, LA FIRMA DIGITAL, LOS MENSAJES DE DATOS Y EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO permite al Estado y a sus órganos dependientes digitalizar sus archivos, conforme a los lineamientos de establecidos en la misma. La Ley Nº 4610/2012, Que modifica y amplía la Ley Nº 4017/2010, otorga validez jurídica y probatoria a los documentos que sean procesados en una solución homologada por la autoridad de aplicación, que es el Ministerio de Industria y Comercio.
Dicho Ministerio, emitió la Resolución Nº 1438/2015 Por la cual se aprueba la Guía Denominada Digitalización de Documentos, en cumplimiento de las obligaciones del Ministerio de Industria y Comercio como autoridad de aplicación y emanada de las Normativas Vigentes, estableciendo los procesos que se deben implementar para la implementación de la digitalización certificada.
El presente pedido se encuentra planificado conforme a las necesidades institucionales de la Gerencia Financiera Dirección de Contabilidad General, y la Dirección de Talento Humano, a fin de contar con una herramienta que facilite la guarda documental, su actualización permanente, y la respuesta inmediata para ser proveídas al momento de su requerimiento, tanto por clientes internos como externos.
La ESSAP S.A. cuenta actualmente con un contrato de similares características, cuyo vencimiento se producirá en el mes de octubre del corriente año, por lo cual, surge la necesidad de contratar los servicios de un proveedor, a fin de satisfacer las necesidades institucionales. Los plazos de entrega de los bienes y servicios están planificados de acuerdo a un calendario de cumplimiento razonable para los oferentes.
Las Especificaciones Técnicas establecidas por la Convocante están orientadas a satisfacer las necesidades institucionales a través de implementación en etapas de renovación y desarrollo tecnológico, con la instalación de escáneres de última generación en sitios estratégicos, software de escaneo y reconocimiento de códigos que permitan la indexación (Carga de datos) automática al Sistema de Gestor Documental, con todos los datos asociados a través de la interoperabilidad entre el Sistema de la Institución y el Sistema propuesto por el Oferente.
El desarrollo de las funcionalidades requeridas, se realiza a fin de potenciar los procesos llevados a cabo en ambos sistemas, permitiendo realizar pruebas y ajustes de procedimientos de digitalización de documentos, consultas y reutilización de la documentación, con el debido seguimiento de los procesos operativos y control de los componentes tecnológicos instalados.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
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Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
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No Aplica. - |
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Lotes |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de Medida |
Lugar de entrega de los servicios |
Fecha(s) final(es) de entrega de los servicios |
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LOTE 1 - SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS CON PROVISIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL Y ESCÁNER |
Todos los Servicios descritos se efectuarán en las instalaciones de la Essap S.A., sito en José Berges N° 516 e/ Brasil y San José, Asunción. |
Una vez recibida la Orden de Servicio por parte del proveedor: *Para la Instalación y Optimización de la Infraestructura Tecnológica y puesta en funcionamiento a los 3 días. *Para la Entrega Scanner y Plan de proyecto a los 15 días *Para la Entrega de Software Documental a los 60 días. *Para la digitalización de 200.000 páginas a los 90 días. *Para la digitalización de 300.000 páginas a los 180 días. *Para la digitalización de 500.000 páginas los 365 días. |
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1 |
Servicio de digitalización de documentos |
1.000.000 |
unidad |
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2 |
Provisión de escáner |
3 |
unidad |
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3 |
Gestor Documental |
1 |
unidad |
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LOTE 2 CUSTODIA DE DOCUMENTOS |
Local indicado por La Contratada |
Durante toda la vigencia del Contrato (24 meses) |
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1 |
Guarda de Documentos |
1 |
Global |
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Los servicios descritos en el Lote 1 se efectuarán en las instalaciones de la contratante (José Berges Nº 516 e/ Brasil y San José, Asunción). El Lote 2 será realizado en el local indicado por La Contratada. En caso que ambos LOTES sean adjudicados al mismo al mismo oferente, se podrá optar por desarrollar todas las actividades en las oficinas de La Contratada.
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Frecuencia: conforme a lo mencionado en el plan de entrega correspondiente para cada lote.
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
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Nota de remisión/Acta de recepción |
Servicios |
CONFORME A CADA ORDEN DE SERVICIO EMITIDA |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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