El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Lic. JOEL BENITEZ, Director de Administración, dependiente de la Dirección General de Administración y Finanzas
Este llamado se realiza de manera a cumplir con el plazo de conservación de los documentos estipulado en el Artículo 69 de la Ley 2051/03 y su Decreto reglamentario 2992/19.
Esta Planificación responde a una necesidad temporal hasta tanto se proceda a la readecuación física del lugar destinado para el archivo general de la INSTITUCION.
Las especificaciones técnicas establecidas: Teniendo en cuenta la naturaleza del llamado y los servicios a ser utilizados en procesos de contratación
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
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Ítem |
Código Catalogo |
Descripción del Servicio |
Unidad de Medida |
Presentación |
Cantidad |
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1 |
78131602- 001 |
Resguardo y Digitalización de Documentos |
Unidad |
Caja |
1 |
GUARDA DE ARCHIVOS: de acuerdo al requerimiento del ámbito, implica la guarda mensual, con custodia, las consultas con traslados de archivo (delivery) y el almacenamiento físico de archivos, en cajas de acuerdo al volumen permitido por caja.
ALMACENAMIENTO y CUSTODIA : De documentos físicos (papel carpetas biblioratos - blocks - arquipeles - documentos encuadernados y otros).
DISPONER DE INFRAESTRUCTURA EDILICIA:
Deposito Principal: para el almacenamiento de documentos físicos, además deberá disponer de superficies destinadas a oficinas, guardia, área de recepción, clasificación, preparación, ordenamiento y remisión de documentos. Disponible por el periodo de duración del contrato a adjudicarse.
Los depósitos deberán estar ubicados en el mismo predio y ser lindantes, en vista al destino a ser dado a los mismos por la seguridad y confidencialidad requerida en el tratamiento de los archivos institucionales.
Todas las infraestructuras edilicias deberán contar con los requerimientos mínimos de confort y seguridad como ser: Pinturas al agua (interior/exterior) de paredes, cielorraso y de piso.
Todas las aberturas (de maderas y/o metálicas) al exterior contarán con cerraduras adicionales de seguridad. Pisos y revestidos de paredes en perfecto estado.
Deberán contar con resguardo al exterior (contar con muros o murallas linderas en todo el perímetro). Las instalaciones en perfecto estado de funcionamiento como mínimo:
Eléctrica (luces, tomas, tomas AA, tableros, etc.)
Agua Corriente y desagüe cloacal (sanitario de baños)
Instalación Pluvial (canaletas, bajadas, registros, cañerías, etc.) o Deberá contar con las siguientes instalaciones complementarias como mínimo:
CCTV (circuito cerrado de TV).
Sistema de Prevención y combate de incendios. Sistema de Alarma contra intrusos.
DISPONER DE ELEMENTOS DE TRABAJO:
Declaración Jurada de poseer Maquinarias, Herramientas, Accesorios, Instalaciones eléctricas y de Seguridad e infraestructura física adecuados para el desarrollo de la actividad de almacenar y resguardar los documentos físicos en general, con el debido mantenimiento de toda la infraestructura física en general como desagües y techos, etc., como mínimo.
Transporte: Un móvil con logotipo de la empresa, documentado a través de cedula verde y fotografía para comprobar lo solicitado.
DISPONER DE LAS MEDIDAS DE MÁXIMA SEGURIDAD INDISPENSABLES:
CIRCUITO CERRADO con cámaras de seguridad, carnets de visitantes, etc. Como mínimo.
GUARDIA con personal de seguridad capacitado y acreditado para hacer frente a siniestros en general, con garita de seguridad en el interior del complejo de manera permanente durante las 24Hs. (veinticuatro horas). Como mínimo.
SISTEMAS de alarmas con sensores de movimiento, sonido, humo o gases; con conexión monitoreada las 24Hs. (veinticuatro horas), y adhesión al sistema policial como de bomberos. Como mínimo.
SISTEMA INTEGRAL de INCENDIOS autorizados por bomberos y entidad municipal además de detectores y extintores de incendio colocados en lugares estratégicos. Como mínimo
CONTROL permanente de plagas, insectos, roedores, etc. Como mínimo
PERSONAL capacitado para la actividad de almacenamiento y resguardo de los documentos físicos en general.
PROHIBICION al personal de depósito de portar cámaras digitales y/o celulares en los depósitos durante el horario laboral. Además de contar todo el personal operativo con uniformes estándares sin bolsillos.
PROTOCOLOS DE SEGURIDAD, con respecto a los procedimientos de resguardo, seguridad y confidencialidad de documentos archivados y en tránsito, así como el control de ingreso de personas y personal no autorizado.
SEGUROS sobre Riesgos Generales propias de actividades y los servicios que presta el proveedor, independientemente a la presente licitación. Como mínimo.
EL PROVEEDOR DEBERÁ ADJUNTAR DECLARACIÓN JURADA, DE POSEER LOS MATERIALES CONTEMPLADOS CON RESPECTO A:
TRANSPORTE: RETIRO Y/O REMISIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS (DELIVERY).
Se deberá proveer el servicio de retiro (TRANSPORTE) de documentos físicos, por primera vez, desde las instalaciones de la contratante por cada ORDEN DE SERVICIO emitida, (o las del antiguo proveedor de almacenamiento), hacia las instalaciones del proveedor.
Se deberá proveer el servicio de remisión (TRANSPORTE) de documentos físicos, desde las instalaciones del proveedor, a la contratante conforme a requerimientos de la contratante.
Se deberá proveer el servicio de retiro (TRANSPORTE) de documentos físicos, desde las instalaciones de la contratante (que corresponde a la devolución de los archivos remitidos por delivery), conforme a requerimientos de la contratante.
En cada retiro y/o remisión de documentos físicos, el proveedor deberá realizar el inventario de documentos físicos retirados y/o remitidos y deberá presentar un informe de la ubicación física de los mismos a fin de llevar el historial de movimiento de dicho archivo.
Se deberá contar con un servicio de transporte identificado con logotipo de la empresa, y con la capacidad pertinente para soportar el volumen para el retiro y/o remisión de los documentos físicos. Como mínimo.
Se deberá contar con el personal identificado con logotipo de la empresa, y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de los documentos físicos en general.
El servicio de retiro y/o remisión de los documentos físicos debe incluir transporte, personal para estiba, embalaje, etiquetado, control del volumen de los documentos físicos que se retiran y/o remiten, desestiba, control de los documentos físicos que se retiran y/o remiten en destino, sanitación de los documentos físicos y el respectivo acondicionamiento de los mismos en el almacén.
RESGUARDO Y DIGITALIZACION DE ARCHIVOS: de acuerdo al requerimiento del ámbito, y su respectiva ejecución por evento de manera mensual, implica la clasificación de archivos De documentos físicos (papel carpetas biblioratos - blocks - arquipeles - documentos encuadernados y otros); el inventario de archivos, adecuar los archivos para su manejo y control, dar soluciones de manejos de archivos y formas de inventario acorde a la necesidad del ámbito, los embalajes, su colocación y todos los servicios de logística que impliquen la gestión de los mismos.
El servicio deberá incluir:
SERVICIO DE EMBALAJE (PACKING) PARA EL ALMACENAJE DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS.
Servicio de suministro y carga de Cajas para el resguardo y digitalizacion de los Documentos, que deberán ser de un diseño exclusivo para la guarda de (papel carpetas biblioratos - blocks - arquipeles - documentos encuadernados y otros). Como mínimo.
Diseño de la caja:
Medidas Aproximadas: Largo 42,5cm * Ancho 30cm * Alto 26cm. Como mínimo. Fabricado bajo normas de seguridad exigidos para el fin.
Fabricado con material de máxima fortaleza, semi-ignifugo (semi-resistente al fuego) y de alta resistencia a la humedad. Como mínimo.
Hecho de una sola pieza, sin tapa separada. Como mínimo. Armado de adentro para fuera, sin posibilidades de acceso.
Con posibilidad de adhesión de precintos de seguridad. Como mínimo. Adjuntar Protocolo de Calidad de Fabricación
Servicio de suministro y colocación de precintos de seguridad, con identificación numérica única, inviolable (tipo lacrado) como minimo.
Servicio de suministro y colocación de etiquetas adhesivas con referenciación impresas (código de barras).
Servicio de suministro y colocación de colchetes, grampas, clips, presillas, etc. Para los casos de sustitución de los que estén en mal estado o los que requieran para su ordenamiento u organización de los documentos físicos.
SERVICIO DE CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN E INVENTARIO DEL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS y DIGITALIZADOS.
El servicio deberá incluir:
La limpieza, sanitación, organización, etiquetado y embalaje de los archivos.
La sustitución de los elementos de embalajes de archivos dañados o en mal estado.
Levantamiento de inventario (identificación y clasificación de los archivos) conforme a la modalidad de archivo existente de cada ámbito solicitante del servicio y la tipología documental digital de los mismos conforme a los requerimientos y parámetros establecidos.
Reportes periódicos, a requerimiento de la fiscalización del servicio, respecto al servicio de retiro o reincorporación de los Archivos de documentos físicos.
Los documentos archivados y digitalizados, deberán ser remitidos en inventario, como medio de consultas inicial, y serán entregados a la Dinatran por cada Orden de Servicio de manera parcial y a la finalización del contrato deberán ser debidamente remitidos a la Dirección Nacional de Transporte Dinatran.
Disposición de modernos y seguros Sistemas de Clasificación y Ordenamientos que eliminan la posibilidad de errores, operados por personal calificado y la supervisión permanente de los mismos.
Disponer de una oficina dentro del predio de guarda, para el desarrollo de los registros operativos.
Servicio de transmisión digital de información (consulta de digital de documentos)
La Dinatran podrá solicitar el envío en formato digital de sus documentos, para ello el proveedor deberá contar con las herramientas informáticas necesarias para tal efecto, como son: Sistema de administración de carpetas digitales, con usuarios predefinidos, este sistema de carpetearía digital deberá estar disponible las 24 horas y los 7 días de la semana.
REQUERIMIENTOS GENERALES:
La empresa adjudicada deberá llevar a cabo las tareas de Gestión documental y digital en las mismas instalaciones declaradas en el acto licitatorio por el oferente.
Todos los afectados al presente servicio deben de estar en la planilla de IPS del oferente. Presentar planilla de IPS con funcionarios.
CARACTERISTICAS GENERALES Y ESPECIALES
La contratante, dispondrá de acuerdo a la necesidad, las ampliaciones del servicio a fin de mejorar y optimizar la utilización del mismo.
Cada ámbito de la contratante, tiene requerimientos particulares con respecto a los archivos y se solicita la disposición de diseñar y proponer las alternativas de soluciones específicas, con la determinación de DIAGNOSTICOS E INFORME DE SITUACION, estimación de tiempo con respecto a relevamiento de datos, y otros.
Se necesita la disposición del análisis de cada caso y el diseño de las estrategias que garantice el servicio más adecuado de acuerdo a los precios contratados
El Plazo de Entrega del Servicio, computables para aplicación de multas por atraso a partir del retiro de los documentos para el servicio de resguardo y digitalización de documentos.
Una vez emitida la Orden de Servicio, los documentos serán retirados por medio del FORMULARIO DE ENTREGA/RETIRO DE DOCUMENTOS, en el cual se indicará la fecha de retiro de los mismos, y será el indicativo para la medición del plazo de entrega de los servicios.
Por tanto:
Para el RESGUARDO Y DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS:
Entrega de Inventario e Informes por Evento, por parte del PROVEEDOR.
En el caso de necesidad de la CONTRATANTE de realizar consultas en relación a los documentos dados en guarda y gestión, la dependencia solicitante remitirá al PROVEEDOR, una solicitud vía Fax o correo electrónico (e-mail certificado), con el detalle de los documentos requeridos. El plazo de respuesta será de 24 horas en casos normales, y en los casos de urgencia el plazo de respuesta será de 2 (dos) horas, de acuerdo a las exigencias de la CONTRATANTE
El RESGUARDO Y DIGITALIZACION de los documentos físicos se configurará de manera mensual, de acuerdo a la cantidad de archivo dado en ese periodo de tiempo.
En cada mes, se realizarán retiros de documentaciones físicas para el resguardo y digitalización de documentos, de acuerdo a las necesidades de los ámbitos requirentes mediante una Orden de Servicio y se computarán para su facturación de acuerdo al siguiente orden:
Retiros en fechas 1-15 de cada mes: Facturación desde el mes de retiro.
Retiros en fechas 16-30 de cada mes: Facturación desde el mes siguiente de retiro.
El inicio del RESGUARDO Y DIGITALIZACION, que entrará a regir a partir del retiro de los documentos por parte del PROVEEDOR, quedará registrado en un Formulario de Entrega/Retiro de Documentos. La finalización de la RESGUARDO Y DIGITALIZACION se configurará con el mero vencimiento del Contrato adjudicado y firmado entre las partes.
Por requerimiento de la contratante, a partir del vencimiento del contrato anterior y sus eventuales prórrogas, de tal manera que las documentaciones resguardas en el anterior almacén sean trasladados, tratados (cambios de elementos de embalaje), e iniciado su resguardo y digitalización, a partir de la firma de la presente adjudicación o en su defecto a partir de lo indicado en la cláusula de inicio del servicio.
El plazo para el traslado documentos con inventario inicial, deberá darse inicio en un plazo de 15 (quince) días. La recepción se documentará a través de Actas de conformidad del servicio prestado
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
NO APLICA
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Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
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1 |
Resguardo y |
1 |
Unidad |
Direccion de Administracion | 10 (diez) días corridos posteriores a la firma de la Orden de Servicio por parte del proveedor adjudicado. |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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Acta de recepción |
Acta de recepción |
10 (diez) días corridos posteriores a la firma de la Orden de Servicio por parte del proveedor adjudicado. |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de la carta de invitación, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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