El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.
Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
SERVICIOS REQUERIDOS
Servicio de Digitalización certificado e incorporación al sistema adquirido por la institución.
La institución desea contar con una solución de innovación tecnológica, de modo a agilizar los procesos de rendición de cuenta. Actualmente la institución se encarga de gestionar todos los procesos de los llamados de la institución, por ende, todas las documentaciones del proceso.
Digitalización de documentos certificada e incorporación al Sistema de Gestión documental ya existente en la Institución en pos de la sostenibilidad de la gestión electrónica de documentos de la Institución en el tiempo.
Servicio de digitalización certificado e incorporación al Sistema adquirido por la institución, los departamentos que forman parte del alcance son: Rendiciones de Cuenta, UOC y Recurso Humanos. Se aclara que la convocante puede determinar otras áreas o departamentos, los servicios deben ser brindados con equipos, personal y recursos propios que operen de forma tal que garanticen la correcta ejecución del servicio.
Para la importación de documentos digitalizados al Sistema adquirido por la institución se pondrá a disposición del oferente la documentación técnica relativa a dicho Sistema y los accesos al mismo. La importación deberá llevarse a cabo de forma presencial on site en un ambiente inicial de prueba y será acompañada por personal técnico designado por la institución.
La cantidad de páginas/imágenes a digitalizar en total asciende a 500.000 (Quinientos mil).
El lugar del servicio: se realizará en las instalaciones del Servicio Nacional de Promoción Profesional (SNPP)
Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:
Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica adicional que incluye en su propuesta de Solución para la implementación del Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
SOFTWARE
El Sistema utilizado para el procesamiento de los documentos debe contar mínimamente con las siguientes características exigidas
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Funcionalidades |
Requisitos mínimos |
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Configuración |
Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:
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Manejo de código de barra |
Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:
Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado |
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Formularios |
Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes
La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades
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Proceso Digitales |
Los procesos solicitados por la institución de modo a garantizar la calidad de los productos son los siguientes
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Reportes |
Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario (tipo de documentos) creado y por usuario, de manera a que la institución pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos |
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Renombrado |
Debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes. Esto de modo que la institución tenga la libertad de solicitar los archivos renombrados de acuerdo a la necesidad de cada departamento dueña de los documentos. |
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Reversión de estado |
En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados |
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Movimiento |
Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos físicos, con los siguientes parámetros mínimos:
Extraer el historial de los movimientos y estados actuales de los lotes documentales |
El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias de la institución.
Los campos índices o asociados para los diversos tipos de documentos, correspondientes a diversas áreas o dependencias serán objeto de análisis y evaluación con el área responsables de la institución, previo al inicio del Servicio de Digitalización de Documentos, esto con la finalidad de ajustarlos a nuevos requerimientos (tipología documental, campos índices, etc.) en los casos que fuesen necesarios.
Las capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del SNPP.
Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.
La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;
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Personal afectado |
Cantidad de funcionarios |
Contenido |
Carga Horaria |
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Gestión digital |
A definir por la institución |
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4 horas |
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Gestión documental |
A definir por la institución |
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8 horas |
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Personal técnico |
A definir por la institución |
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4 horas |
Gerente de Proyecto: debe garantizar la experiencia específica y comprobable del Gerente de Proyectos como mínimo de 3 (tres) años como Especialista en Gestión de Proyectos, en manejo de PMO (Project Management Officer) y en Planificación. Además, experiencia en la gestión de proyectos correspondientes a servicios de digitalización con al menos 400.000 páginas y la presentación de la copia del documento que avala ser como mínimo Profesional Master en Gestión de Proyectos o de Innovación o similar.
Elaboración de todos los procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación física, conteniendo mínimamente
Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.
Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario todos los tipos de documentos procesados durante el servicio prestado.
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Contratos |
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Índices |
Tipo |
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Número de Contrato |
Numérico |
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Número del Llamado |
Numérico |
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Administrador del Contrato |
Alfanumérico |
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Año del Contrato |
Numérico |
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Nombre del Proveedor |
Alfanumérico |
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Descripción del Contrato |
Alfanumérico |
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Deposito |
Numérico |
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Estante |
Numérico |
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Balda / fila del Estante |
Numérico |
Forma de Pago
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Pago |
Descripción |
Porcentaje del contrato |
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1 (uno) |
Aprobación del producto entregable 1 |
20% |
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2 (dos) |
Aprobación del producto entregable 2 |
20% |
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3 (tres) |
Aprobación del producto entregable 3 |
20 % |
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4 (cuatro) |
Aprobación del producto entregable 4 |
20% |
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5 (cinco) |
Aprobación del producto entregable 5 |
20% |
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo con el plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
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Ítem |
Descripción del bien |
Cantidad |
Unidad de medida |
Lugar de entrega de los bienes |
Fecha(s) final(es) de entrega de los bienes |
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(Indicar el N°) |
(Indicar la descripción de los bienes) |
(Insertar la cantidad de bienes a proveer) |
(Indicar la unidad de medida de los bienes |
(Indicar el nombre del lugar) |
(Indicar la(s) fecha(s) de entrega requerida(s) |
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Producto entregable |
Descripción |
Plazo de entrega, posterior a la firma de contrato |
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1 (uno) |
Plan de trabajo |
5 días |
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2 (dos) |
Instalación y Optimización de la Infraestructura Tecnológica y puesta en funcionamiento |
8 días |
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3 (tres) |
100.000 mil documentos digitalizados |
90 días |
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4 (cuatro) |
200.000 mil documentos digitalizados |
180 días |
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5 (cinco) |
200.000 mil documentos digitalizados |
270 días |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indican a continuación:
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
Se solicitará la verificación física de los equipos (Hardware y software) y pruebas de todos los componentes propuestos en la Solución Técnica, pudiendo realizarse en el Local del Oferente, con la finalidad de no basarse únicamente en los documentos técnicos o catálogos presentados, a modo de certificar el cumplimiento cabal de las Especificaciones Técnicas en base a inspecciones de las características y funcionalidades exigidas como mínimas y en miras a una implementación a corto plazo. Por esto, el oferente deberá responder satisfactoriamente a la nota remitida por el Comité Evaluador dentro de los 2 (dos) días hábiles posteriores a la recepción de la nota de solicitud, en el horario de oficina de 8:00 a 12:00 hs. La nota de solicitud de Inspección y Pruebas podrá ser remitida al oferente vía correo electrónico o en última instancia al domicilio legal declarado. El incumplimiento será motivo de descalificación. Los Criterios para la demostración se basarán en los siguientes puntos:
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la contratante.
3. La contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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Acta de entregable |
Acta de entregable |
2022 |
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Acta de entregable |
Acta de entregable |
2022 |
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Acta de entregable |
Acta de entregable |
2022 |
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Acta de entregable |
Acta de entregable |
2022 |
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Acta de entregable |
Acta de entregable |
2022 |
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Acta de entregable |
Acta de entregable |
2022 |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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1. Personas Físicas / Jurídicas |
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a) Certificado de no encontrarse en quiebra o en convocatoria de acreedores expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
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b) Certificado de no hallarse en interdicción judicial expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
| c) Constancia de no adeudar aporte obrero patronal expedida por el Instituto de Previsión Social; |
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d) Certificado laboral vigente expedido por la Dirección de Obrero Patronal dependiente del Viceministerio de Trabajo, siempre que el sujeto esté obligado a contar con el mismo, de conformidad a la reglamentación pertinente - CPS; |
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e) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |
| f) Certificado de Cumplimiento Tributario vigente a la firma del contrato. |
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2. Documentos. Consorcios |
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a) Cada integrante del consorcio que sea una persona física o jurídica deberá presentar los documentos requeridos para oferentes individuales especificados en los apartados precedentes. |
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b) Original o fotocopia del consorcio constituido. |
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c) Documentos que acrediten las facultades del firmante del contrato para comprometer solidariamente al consorcio. |
|
d) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |