El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.
Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUERIDAS
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Ítem N º 1: GESTIÓN DE ARCHIVOS |
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Sub-Ítem |
Descripción |
Unidad de Medida |
Cantidad |
|
1.1 |
Traslado de toda la documentación desde donde designe la convocante hasta las instalaciones del proveedor para la guarda correspondiente (costo por caja) |
Unidad (costo por Caja) |
1 |
|
1.2 |
Provisión de cajas de cartón especialmente diseñadas para la guarda de archivos (costo por caja) |
Unidad (costo por caja) |
1 |
|
1.3 |
Recepción, clasificación según el tipo de documento definido por los encargados del área de archivo. Trasvasar la documentación a cajas, codificación e inventario manual de contenido de cajas. Etiquetado (costo por caja) |
Unidad (costo por caja) |
1 |
|
1.4 |
Carga en un sistema informático del inventario y ubicación de las cajas dentro de los depósitos en una base de datos, de acuerdo a los estándares archivísticos creada especialmente para la contratante. Asignación de usuarios en plataforma web (costo por caja) |
Unidad (costo por caja) |
1 |
|
1.5 |
Costo mensual por guarda de archivos (costo mensual por caja) |
Unidad (costo por caja por mes) |
1 |
|
1.6 |
Costo de delivery hasta 25 (veinticinco) cajas (costo por viaje) |
Unidad (costo por viaje) |
1 |
|
1.7 |
Costo por búsquedas y envíos escaneados (costo por página) |
Unidad (costo por página) |
1 |
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Ítem N º 2: GESTIÓN DE BIENES PATRIMONIALES |
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Sub-Ítem |
Descripción |
Unidad de Medida |
Cantidad |
|
2.1 |
Almacenaje de bienes de uso en depósito (Muebles y equipos informáticos), (costo por M2 por mes) |
M2 (costo por M2 por mes) |
1 |
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2.2 |
Traslado de los bienes de uso desde donde designe la convocante hasta las instalaciones del proveedor en camión de carga de 2.000 kg. como mínimo (costo por viaje) |
Unidad (costo por viaje) |
1 |
|
2.3 |
Almacenaje mensual de los bienes de uso a la intemperie (Vehículos), (costo por M2 por mes) |
M2 (costo por M2 por mes) |
1 |
|
2.4 |
Traslado de Bienes (vehículos, camionetas) en grúa (costo por viaje) |
Unidad (costo por viaje) |
1 |
|
2.5 |
Recepción, clasificación, etiquetado, ubicación y carga en un sistema informático del inventario de los bienes. Asignación de usuario en plataforma web (costo por unidad de bienes) |
Unidad (costo por unidad de bienes) |
1 |
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2.6 |
Envío de los bienes de uso solicitados hasta las instalaciones de la convocante en camión de carga de 2.000 kg. como mínimo (costo por viaje) |
Unidad (costo por viaje) |
1 |
Condiciones
En cuanto al Archivo Documental:
La empresa debe incluir el traslado de toda la documentación desde donde solicite la convocante hasta las instalaciones del proveedor para la guarda correspondiente.
En cuanto al Archivo de Bienes Patrimoniales:
La empresa debe incluir el traslado de los bienes de uso desde donde designe la convocante hasta las instalaciones del proveedor en camión de carga de 2.000 kg. como mínimo. Asimismo el traslado de Bienes (vehículos, camionetas) que desde donde designe la convocante hasta las instalaciones del proveedor, en grúa.
Toda la Documentación y Bienes Patrimoniales, así como vehículos y camionetas que ya se encuentran en carácter de archivo en los Depósitos de la firma contratada en la actualidad, se deberá trasladar a los depósitos de la empresa oferente, sin costo alguno para el Ministerio, con el debido inventario y organización a cargo exclusivo del proveedor que resulte adjudicado.
Relevamiento de la situación actual de los Archivos Físicos
El servicio solicitado debe contemplar el orden, codificación y agrupación de los documentos de la convocante de las oficinas designadas por la Contratante, conformes a las normas legales del país en relación a los archivos, en correspondencia a características ambientales y de seguridad de los depósitos. El servicio también deberá contemplar el traslado, orden, agrupación y guarda de bienes patrimoniales de la Institución que podrán ser vehículos, camionetas, muebles en general o equipos informáticos.
Dentro de los quince días hábiles de la firma del contrato el proveedor deberá realizar un relevamiento de la situación actual de los Archivos y bienes patrimoniales de la Institución, en un informe pormenorizado considerando los siguientes puntos:
Ordenamiento físico de los documentos.
El ordenamiento físico de los archivos y bienes patrimoniales forma parte del alcance del servicio de adecuación requerido y será responsabilidad del proveedor el traslado de los documentos y bienes patrimoniales a los depósitos de la Empresa. Los archivos deberán ser embalados en cajas especialmente diseñadas para el efecto. El oferente debe contemplar en la oferta el costo de todo componente identificado como necesario. Los bienes patrimoniales serán retirados en los vehículos adecuados para el efecto. El proveedor será el encargado de administrar eficientemente los m2 utilizados dentro del depósito.
Condiciones Indispensables Requeridas.
El establecimiento en el cual se realizará el manejo de esta documentación debe encontrarse dentro de los límites de Asunción y Gran Asunción a los efectos de que personal técnico y/o administrador, pueda concurrir de manera rápida y sencilla hasta esas instalaciones a fin de realizar la verificación de los avances de las tareas y la posterior certificación de los trabajos realizados.
Por la importancia de la documentación a tratar todo el servicio a prestar deberá realizarse en instalaciones demostrables del oferente. Tanto la gestión y custodia documental, como la custodia de bienes patrimoniales deben efectuarse en esas instalaciones pero en forma individual, de manera tal que la documentación debe tratarse en un solo espacio especialmente diseñado al efecto. En lo que respecta a los bienes patrimoniales y su tratamiento se realizará en otro espacio especialmente destinado para tal fin. Ambas instalaciones serán verificadas por la Convocante para determinar si reúnen todas las condiciones necesarias requeridas.-
El servicio de guarda y custodia que se realizará durante el tiempo en que el oferente tenga los documentos y bienes patrimoniales siempre dentro de la vigencia del contrato.
El proveedor deberá emitir una Nota de prestación con los servicios detallados mensualmente, como un Informe Técnico, a fin de que la convocante pueda dar su conformidad para el posterior inicio de proceso de pago.
Elementos de Packing para el Almacenaje de la Documentación Física:
Elementos de Packing para el Almacenaje de los Bienes Patrimoniales:
Requerimientos mínimos del Local para la prestación del servicio de guarda y custodia de Archivos
l. Grupo Generador de electricidad.
m. Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos y digitalización con la infraestructura tecnológica requerida.
o. Seguro contra Riesgo Operativo e Incendio.
Requerimientos mínimos del Local para la prestación del servicio de guarda y custodia de Bienes Patrimoniales.
Transporte para retiro y entrega de los documentos
Los documentos deben salir en forma ordenada, inventariada y dispuesta en cajas de almacenamiento de documentos conforme a los estándares exigidos para el manejo documental.
Traslado de las cajas hasta los depósitos en móviles preparados para el traslado de documentos, perfectamente identificado con el logo del proveedor, incluyendo personal para estiba, etiquetado, control de las cajas que se retiran por número, desestiba, control de las cajas en destino y acondicionamiento de estas.
El procedimiento para retiro de los documentos desde los lugares que el MIC designe será con inventario de los documentos realizados por el oferente, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.
La Convocante solicitará el servicio de delivery de los documentos, por correo electrónico (e-mail autorizado), y sólo por el funcionario de la Convocante de cada dependencia autorizada para el efecto.
El oferente deberá contar con móviles propios en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, etc.), para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery).
Transporte para retiro, entrega y guarda de los bienes patrimoniales
Los bienes deben salir en forma ordenada, inventariada en móviles preparados para el traslado de bienes (mínimo 2.000 kg. de carga), perfectamente identificado con el logo del proveedor, incluyendo personal para estiba, etiquetado, desestiba, control de bienes en destino y acondicionamiento de éstos.
El procedimiento para retiro de los bienes desde los lugares que el MIC designe será con inventario de los bienes patrimoniales, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.
Los Muebles o Equipos deberán ser cubiertos con films a los efectos de garantizar su conservación en las instalaciones del proveedor.
Los Rodados deberán ser cubiertos totalmente con carpas a los efectos de proteger la pintura de los mismos en la intemperie.
Recursos Humanos
El Oferente deberá contar como mínimo con 30 (treinta) RRHH especialmente capacitados en la actividad de almacenamiento físico, custodia, preservación y tratamiento de los archivos de documentos físicos en general y Bienes Patrimoniales.
El personal contratado para la prestación de los servicios objeto de la contratación tendrá relación de dependencia única y exclusivamente con el Proveedor, debiendo contar con contrato de trabajo y estar inscripto en el Instituto de Previsión Social. El único obligado por el cumplimiento de todas las leyes laborales y previsionales con el contratado será el Proveedor.
Sistema Informático
El proveedor deberá contar con un sistema informático bajo entorno WEB donde suministre la Información permanente de sus Inventarios y que además a través del mismo pueda realizar todas las Consultas y Solicitud de Documentación necesaria, permitiéndole por dicho medio controlar la trazabilidad de los pedidos solicitados y los tiempos de respuesta por parte del oferente a los fines de aplicar sanciones en el caso de incumplimiento por falta de entrega de documentación en los plazos estipulados.
Confidencialidad
El proveedor deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
Posterior a la firma del Contrato el Proveedor suscribirá un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:
Justificaciones
Lic. Sara Cáceres, Directora, Dirección Administrativa
La Institución busca dar continuidad al servicio de Guarda, Administración y Gestión de archivos Documentales y Bienes Patrimoniales, teniendo en cuenta que los documentos que se generan en las diferentes áreas del Ministerio son de vital importancia por tratarse de documentos públicos por lo que la gestión, clasificación y ordenamiento de los mismos son necesarios para conservarlos en la base de datos.
Este servicio permite lo siguiente:
Es un alquiler mensual de guarda, administración y gestión de archivos documentales y bienes patrimoniales, pagaderos a mes vencido.
En cuanto a la Guarda, Administración y Gestión de Archivos Documentales:
Se solicita el Traslado de toda la documentación desde los depósitos con el Contrato actual hasta las instalaciones del proveedor, a fin de no incurrir en gastos de transporte, de depósito a deposito.
La Provisión de cajas de cartón especialmente diseñadas para la guarda de archivos, es a fin de que las mismas sean uniformes y se puedan almacenar y rotular de manera eficiente
La recepción, clasificación según el tipo de documento definido por los encargados del área de archivo, se solicitan la codificación e inventario manual de contenido de cajas y el correspondiente etiquetado a fin de una mejor organización
La carga en un sistema informático del inventario y ubicación de las cajas dentro de los depósitos en una base de datos, de acuerdo a los estándares archivísticos creada especialmente para la contratante, se solicita este punto teniendo en cuenta las ventajas de contar con el soporte digital eficaz que mantenga el archivo al alcance con la asignación de usuarios en plataforma web.
En cuanto a la Guarda, Administración y Gestión de Bienes Patrimoniales:
Se solicita el almacenaje de bienes de uso en depósito (Muebles y equipos informáticos), a fin de prever la custodia efectiva de los bienes y la reducción del espacio utilizado en la Institución de manera a organizar mejor la disposición de las oficinas.
Se solicita el traslado de los bienes de uso que se encentran en los depósitos del servicio tercerizado actual hasta las instalaciones del proveedor en camión de carga de 2.000 kg. como mínimo, a fin de no incurrir en gastos de transporte, de depósito a deposito.
Almacenaje de los bienes de uso a la intemperie (Vehículos), de manera a obtener provecho del espacio físico en la Institución.
Recepción, clasificación, etiquetado, ubicación y carga en un sistema informático del inventario de los bienes, se solicita este punto teniendo en cuenta las ventajas de contar con el soporte digital eficaz con la asignación de usuarios en plataforma web.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo con el plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
NO APLICA
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Ítem N º 1: GESTIÓN DE ARCHIVOS |
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|
Sub-Ítem |
Descripción |
Unidad de Medida |
Cantidad |
Lugar de Entrega |
Plazo de Entrega |
|
1.1 |
Traslado de toda la documentación desde donde designe la convocante hasta las instalaciones del proveedor para la guarda correspondiente (costo por caja) |
Unidad (costo por Caja) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
48 horas |
|
1.2 |
Provisión de cajas de cartón especialmente diseñadas para la guarda de archivos (costo por caja) |
Unidad (costo por caja) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
48 horas |
|
1.3 |
Recepción, clasificación según el tipo de documento definido por los encargados del área de archivo. Trasvasar la documentación a cajas, codificación e inventario manual de contenido de cajas. Etiquetado (costo por caja) |
Unidad (costo por caja) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
5 días hábiles |
|
1.4 |
Carga en un sistema informático del inventario y ubicación de las cajas dentro de los depósitos en una base de datos, de acuerdo a los estándares archivísticos creada especialmente para la contratante. Asignación de usuarios en plataforma web (costo por caja) |
Unidad (costo por caja) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
5 días hábiles |
|
1.5 |
Costo mensual por guarda de archivos (costo mensual por caja) |
Unidad (costo por caja por mes) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
48 horas |
|
1.6 |
Costo de delivery hasta 25 (veinticinco) cajas (costo por viaje) |
Unidad (costo por viaje) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
12 horas |
|
1.7 |
Costo por búsquedas y envíos escaneados (costo por página) |
Unidad (costo por página) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
6 horas |
|
Ítem N º 2: GESTIÓN DE BIENES PATRIMONIALES |
|||||
|
Sub-Ítem |
Descripción |
Unidad de Medida |
Cantidad |
Lugar de Entrega |
Plazo de Entrega |
|
2.1 |
Almacenaje de bienes de uso en depósito (Muebles y equipos informáticos), (costo por M2 por mes) |
M2 (costo por M2 por mes) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
48 horas |
|
2.2 |
Traslado de los bienes de uso desde donde designe la convocante hasta las instalaciones del proveedor en camión de carga de 2.000 kg. como mínimo (costo por viaje) |
Unidad (costo por viaje) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
48 horas |
|
2.3 |
Almacenaje mensual de los bienes de uso a la intemperie (Vehículos), (costo por M2 por mes) |
M2 (costo por M2 por mes) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
48 horas |
|
2.4 |
Traslado de Bienes (vehículos, camionetas) en grúa (costo por viaje) |
Unidad (costo por viaje) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
48 horas |
|
2.5 |
Recepción, clasificación, etiquetado, ubicación y carga en un sistema informático del inventario de los bienes. Asignación de usuario en plataforma web (costo por unidad de bienes) |
Unidad (costo por unidad de bienes) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
5 días hábiles |
|
2.6 |
Envío de los bienes de uso solicitados hasta las instalaciones de la convocante en camión de carga de 2.000 kg. como mínimo (costo por viaje) |
Unidad (costo por viaje) |
1 |
Mcal. López N° 3333 c/ Dr. Weiss |
12 horas |
Todos los plazos correrán a partir de la Recepción por parte del proveedor de la Orden de Servicio emitida por el MIC.
Los plazos establecidos en los sub-ítems (1.1 y 2.1) del Ítem N º 1, y sub-ítems (2.2 y 2.4) del Ítem N º 2, se refieren a plazos topes de respuesta por parte del proveedor e inicio de las tareas.
Los plazos establecidos en los demás ítems se refieren a plazos topes para la culminación de las tareas por parte del proveedor.
El lugar de retiro y entrega de los documentos y bienes patrimoniales será siempre designado y definido por la Convocante, dentro del territorio nacional, y según necesidad, previa coordinación con el Administrador de Contrato.
El retiro o entrega de los documentos y bienes patrimoniales podrán ser realizadas de Lunes a Viernes de 08:00 a 15:00 hs.
El lugar de guarda y custodia de los documentos y bienes patrimoniales será en las Instalaciones del proveedor.
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indican a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
Será generada una Nota de Remisión y Acta de Recepción por cada Orden de Servicio emitida. Frecuencia: por evento
Así mismo, será generado un informe mensual de los servicios prestados. Frecuencia: Mensual
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
|
Nota de Remisión / Acta de recepción 1 |
Nota de Remisión / Acta de recepción |
5 días hábiles posteriores a la recepción de los servicios |
| Informe Técnico | Informe Técnico | 5 días hábiles posteriores a la finalización de cada mes |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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1. Personas Físicas / Jurídicas |
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a) Certificado de no encontrarse en quiebra o en convocatoria de acreedores expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
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b) Certificado de no hallarse en interdicción judicial expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
| c) Constancia de no adeudar aporte obrero patronal expedida por el Instituto de Previsión Social; |
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d) Certificado laboral vigente expedido por la Dirección de Obrero Patronal dependiente del Viceministerio de Trabajo, siempre que el sujeto esté obligado a contar con el mismo, de conformidad a la reglamentación pertinente - CPS; |
|
e) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |
| f) Certificado de Cumplimiento Tributario vigente a la firma del contrato. |
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2. Documentos. Consorcios |
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a) Cada integrante del consorcio que sea una persona física o jurídica deberá presentar los documentos requeridos para oferentes individuales especificados en los apartados precedentes. |
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b) Original o fotocopia del consorcio constituido. |
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c) Documentos que acrediten las facultades del firmante del contrato para comprometer solidariamente al consorcio. |
|
d) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |