El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.

Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

SUMINISTROS REQUERIDOS

1. Especificaciones Técnicas.

ADMINISTRADOR DEL CONTRATO POR LA D.N.C.P.: La Coordinación de Mesa de Entrada y Archivo.

Se suscribirá un contrato abierto por Monto: Monto mínimo 450.000.000; Monto Máximo 900.000.000.

OBJETIVO GENERAL

El objetivo general del servicio es ejecutar la digitalización de páginas y su incorporación al SOFTWARE ya existente en la DNCP.

Cantidades aproximadas de páginas: Mínimo: 900.000 páginas - Máximo: 2.000.000 páginas. Se indican estas cantidades a modo meramente referencia, atendiendo que modalidad de contratación es abierto por monto.

ALCANCE

El proveedor desarrollará las siguientes actividades:

a) Digitalización de páginas, con equipos y recursos que operen de forma tal a garantizar la entrega del producto en el plazo previsto y con los niveles de calidad especificados.

Como contenedores de archivo, son utilizadas cajas que a su vez contienen arquipeles enumerados con documentos; éstos contienen fojas que pueden variar de tamaño, (oficio, folio, A4 o carta). Los documentos a su vez poseen corchetes, presillas y algunos se encuentran anillados y encarpetados o colocados en biblioratos.

El trabajo consistirá en digitalizar todas las fojas de cada una de las carpetas o arquipeles los cuales deberán ser escaneados en el orden en el que figuran en las cajas a ser proveídas, a doble cara, y posteriormente deberán quedar de forma ordenada en las mismas; sin que sea necesaria presilla o anillado, tan solo bastará la colocación de separadores ya sea de papel o utilizando a sus efectos apretadores para posteriormente volver a guardar en sus respectivos arquipeles y cajas contenedoras, para más adelante con la autorización correspondiente de las Instituciones pertinentes, realizar la destrucción o incineración de los mismos, respetando siempre las políticas ambientales con las que cuenta la DNCP.

b) Durante la ejecución del servicio se requerirá el desarrollo detallado de los siguientes aspectos que serán tenidos en cuenta para el cumplimiento mínimo de estas especificaciones técnicas:

Requerimientos Generales para la generación de archivos:

• Formato: PDF/A.

• Resolución: 200 a 300 dpi.

• Sistema de Compresión de Archivos: Sí.

• Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.

• Sistemas de Control de Calidad y Consistencia: (mecanismos a definir)

• Ajustes automáticos del archivo generado al Tamaño de Papel Original.

• Eliminación de Hojas en Blanco o sin contenido

• Modo de Escaneo: Mejora o Realce de Texto en Blanco/Negro y Color.

• Correcciones automáticas de: Desviación, Orientación, Margen etc.

• Depuración de cada archivo: Manchas, decoloraciones, perforaciones. Exigido el 100% de nitidez y legibilidad.

• Foliación del archivo digital.

El nivel de OCR obtenido del material impreso escaneado será validado por medio de búsquedas de contenido "palabras y frases" ejecutados a partir del módulo disponible.

ENTREGABLES EXIGIDOS

a) Estructura de Archivos

Ejemplo:

Los datos básicos llenados en la Planilla de Inventario estándar utilizado por todas las Direcciones y Departamentos de la DNCP, es como sigue:

Expedientes: por número y el año.

Notas: por número de nota y el año.

Resolución: por número de resolución y el año.

Documentos de la Dirección Jurídica como Protestas, Investigaciones, Sumarios, Avenimientos y otros, la búsqueda se realiza preferentemente por el ID (número único identificador) o número de expediente y el año de acuerdo a los datos llenados en la Planilla de Inventario, según muestra más arriba.

Mensualmente, el proveedor presentará un informe técnico detallado de los trabajos realizados (cantidad de documentos escaneados o digitalizados), dentro del plazo establecido en el Plan de entrega de la presente carta de invitación. La Coordinación de Mesa de Entrada y Archivo dará su aprobación para el procesamiento del pago correspondiente.

INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

El servicio deberá contar como mínimo de 4 (cuatro) estaciones de trabajo (escáner de alta velocidad), sin perjuicio de que el proveedor incluya en su oferta equipos de mayor porte, hardware especializado que permita el logro del producto final solicitado, cumpliendo en tiempo y forma con los plazos de la presente contratación, motivo por el cual se requiere la presentación del detalle técnico, marca, modelo y catálogos, considerando como base exigida, cuanto sigue:

• Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas: 
• Velocidad de escaneo: 180 imágenes por minuto (En color y B/N)
• Bandeja de originales: 500 hojas
• Volumen diario de escaneo: 5.000 páginas
• Endosador: impresora incorporada para señalizar las hojas escaneadas
• Cantidad: 2 (dos) personales operativo y disponible

El proveedor deberá prever la adecuación de sus estaciones de trabajo y servidores de tal manera a satisfacer los requerimientos de seguridad definidos por la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas.

El proveedor deberá proveer los insumos necesarios para la realización de Servicio requerido.

Los mobiliarios de oficina podrán ser proveídos por la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas, o en su caso, el proveedor podrá traer sus mobiliarios si así lo prefiere.

PERSONAL TÉCNICO Y OPERATIVO

El proveedor deberá designar en su propuesta un equipo de trabajo, requiriéndose:

1. 1 (un) Coordinador General del Proyecto: que actúe de contraparte ante la DNCP.
2. 1 (un) Equipo de trabajo que contemple todos los aspectos técnicos del servicio solicitado y que garantice el cumplimiento de los plazos establecidos en el presente anexo. El Equipo de Trabajo se compone de acuerdo a la cantidad de personal que el Proveedor necesite en base a los trabajos detallados en las EE.TT a ser ejecutados, incluyendo a 2 (dos) personales operativos como mínimo para bajar y subir las cajas. Todos los archivos a ser digitalizados se encuentran en cajas ubicadas en módulos/anaqueles bien identificados y enumerados en el 2do. Piso de la Coordinación de Archivo, por tal motivo se necesitarían como mínimo de 2 (dos) personal estibadores, para bajar y alzar las cajas.

El personal indicado en elinciso b), prestará servicios en el Edificio de la DNCP y cumplirá un horario de lunes a viernes de 07:00 a 16:00 horas, teniendo en cuenta 1 (una) hora de almuerzo (de 13:00 a 14:00 horas), cuya evidencia del cumplimiento (planilla u otro mecanismo de control de asistencia) constará en cada el informe.

Cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales

El proveedor deberá asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones laborales y previsionales previstas por la legislación paraguaya, asumiendo la total responsabilidad respecto de las mismas por el personal afectado a las tareas. Dicha documentación debe ser presentada a la DNCP en forma mensual, para el pago correspondiente.

Al respecto se tendrá en cuenta las disposiciones del Decreto Nº 2992/19. Art. 100.- En caso de que los terceros contratados para la prestación de un servicio requieran empleados en relación de dependencia para la ejecución de los servicios contratados, serán estos los responsables del cumplimiento de todas las leyes laborales y de seguridad social vigentes en el país respecto de sus dependientes. La Contratante tendrá facultades de exigir la presentación de la documentación que avale el cumplimiento de dichas obligaciones y cargas legales en cualquier momento. La Contratante exigirá la presentación de una lista detallada de las personas que ingresarán a los locales o lugares donde se prestará el servicio. El incumplimiento de estas responsabilidades será causal de rescisión justificada del contrato.

DOCUMENTACIÓN Y CONDICIONES DEL SERVICIO

• ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD: El personal interviniente del proveedor deberá firmar un Acuerdo de Confidencialidad de la Información, dado que podría acceder a información confidencial de la institución. El proveedor presentará la lista del personal encargado de la prestación del servicio para la firma del contrato, quienes deberán firmar del Acuerdo de Confidencialidad que se realizará dentro de los 3 (tres) días hábiles de la suscripción del Contrato, y presentar en este plazo al Administrador del Contrato. En caso que se incorporen otros técnicos al equipo del proveedor durante la vigencia de los servicios, ambas partes deberán gestionar la firma del Acuerdo de Confidencialidad, dentro del plazo indicado mas arriba, computado en este caso, desde el momento en que se le comunique a la DNCP la incorporación o cambio del personal. Una vez que se cuente con el Acuerdo de Confidencialidad en su totalidad, se podrá suscribir la Orden de Inicio.
• ACTA DE CONFORMIDAD: El Administrador del Contrato suscribirá las actas de conformidad correspondiente a cada entregable como máximo a los 20 (veinte) días subsiguientes a la entrega de los mismos, conforme consten en los informes presentados al Administrador del Contrato.
• ACTA DE RECEPCION DEFINITIVA: será emitida con la última factura y será suscripta por un representante del proveedor y un representante del área de administración del contrato.

La DNCP se reserva el derecho de rescindir el Contrato, con causa justificada, toda vez que considere que el servicio prestado por el proveedor no cumpla con las especificaciones técnicas requeridas y el nivel de servicio solicitado.

• Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado: Carlos Gustavo Godoy, Coordinador de Mesa de Entrada y Archivo, Secretaría General.
• Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada: el presente llamado se realiza a fin de preservar las documentaciones antiguas y contar con un archivo digital, para luego proceder a la destrucción de los documentos físicos cuyo plazo de conservación de acuerdo a la Ley ya han fenecido.
• Justificar la planificación: es un llamado periódico
• Justificar las especificaciones técnicas establecidas: las especificaciones técnicas están realizadas de acuerdo a las necesidades institucionales

No aplica

Lo servicios deberán prestarse por 12 (doce) meses, contados desde el día indicado en la Orden de Inicio, en el Edificio DNCP, sito en estados Unidos 961 c/ Tte Fariña, Asunción, Paraguay. El proveedor deberá presentar un informe técnico detallado de los trabajos realizados dentro de los 5 (cinco) días habiles siguientes al periodo mensual vencido.

No aplica

No aplica

No aplica

Planificación de indicadores de cumplimiento:

La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.

1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.

2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.

3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.

En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.

La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:

1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.

2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.

3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.

4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.

5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.

Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.

La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.

La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.

La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.