El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
SERVICIOS DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
Debe contemplar un relevamiento de la situación actual del Archivo de la convocante, específicamente de las dependencias afectadas al proyecto, a fin de presentar un informe pormenorizando Ordenamiento físico de los documentos
Elaboración y/o Actualización de todos los procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación física, conteniendo mínimamente:
3.1 Plan de trabajo o metodología
El Oferente deberá presentar un plan de trabajo detallado incluyendo todos los puntos mencionados en el objetivo, anexos, servicio y alcance, aportando necesariamente a mejoras conforme a la experiencia y calificación empresarial, mínimamente requeridas como básicas.
El plan de trabajo debe reflejar la propuesta de servicio ofertada incluyendo ademas recursos humanos, hardware que sera utlizado en plazos bien definidos y vinculados a la productividad por medio de un cronogama o calendarizacion de actividades que garantice el cumplimiento en tiempo y forma de los productos esperados.
Debera utilizar los insumos generados durante la visita técnica para dar cumplimiento al presente requisito.
3.2 Fases del flujo de trabajo de Digitalización
Fase 1:
Fase 2:
Fase 3:
Fase 4:
Fase 5:
Fase 6:
Digitalización de Documentos
El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
Digitalización Certificada, con su correspondiente Procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley 4.017/2010, Ley 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC)
Los equipos para la digitalización el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba.
La empresa será responsable del traslado de las documentaciones desde las oficinas de la convocante al local de la empresa
El establecimiento donde se realizará la guarda deberá ser de propiedad del oferente o el oferente deberá ser el titular del contrato de alquiler, no se aceptarán subcontrataciones.
Las instalaciones de la empresa deberán estar ubicadas en la ciudad de Asunción a fin de permitir un fácil acceso a funcionarios de la Convocante para realizar auditorías y controles periódicos sobre el manejo de sus documentos.
El procedimiento para retiro de los documentos desde las oficinas de la Convocante será con inventario de los documentos realizados por el oferente, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.
Servicio de delivery de documento, la Convocante solicitara este servicio, por correo electrónico (e-mail autorizado), y sólo por el funcionario de la Convocante de cada dependencia autorizada para el efecto. El delivery o pedido de documentos físicos o digitales en poder del proveedor se cobrará por pedido o por caja solicitada.
El oferente deberá contar con móvil en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, etc.), para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Para la comprobación de lo requerido, deberá presentar en carácter de Declaración Jurada, Planilla con mínimo los siguientes datos: Nº CHAPA, Nº CÉDULA, Nº CHASIS, MARCA y MODELO, etc., y adjuntar FOTOGRAFÍA pertinente, COPIAS AUTENTICADAS de CÉDULA VERDE, documentación referente a la seguridad de estos como ser: PÓLIZA contra todo riesgo.
El proveedor deberá contar con estrictas medidas de seguridad, cuidando la reserva de la información y contemplando el tratamiento confidencial en todos sus distintos formatos.
El documento de acuse y recepción de documentos deberá contener como mínimo: Nombre del Departamento del cual se retira, inventario de los documentos a ser retirados, cantidad de cajas, tarea a ser realizada (digitalización/guarda), firma del encargado de entregar los documentos y firma del receptor de los documentos.
Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de la convocante (incluida la propiedad intelectual), así como también los productos generados de acuerdo al tipo de licencia de los componentes utilizados
El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciendose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la informacion accedida.
El oferente consignara un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:
El presente procedimiento ha sido solicitado por la Dirección Administrativa - DGAF del MTESS, a cargo del Director Administrativo el Sr. Crhistian Barba Mazo. en base al requerimiento inicial de la Dirección Financiera, a cargo de la C.P. Bianca Colman, Directora Interina.
Se indica ademas, que la necesidad a ser satisfecha mediante esta contratación es la siguiente: "Se busca digitalizar los archivos de distintas DIreciones de la DGAF del MTESS y otras areas.
La planificacion se basa en dar continuidad a procesos anteriores, iniciados con miras a mejorar los procesos documentales y archivos del MTESS.
Las especificaciones técnicas han sido definidas en base a procesos ya efectuados con anterioridad y que han arrojado resultados tangibles y satisfactorios, solo siendo actualizados con miras a mejorar el servicio recibido.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
NO APLICA
LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS INICIA DESDE LOS 5 DIAS HABILES POSTERIORES A LA RECEPCION DE LA ORDEN DE SERVICIOS.
SE ESTABLECE EL SIGUIENTE CRONOGRAMA DE TRABAJO.
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Producto Entregable |
Descripción |
Plazo posterior a la remisión de la Orden de Servicio |
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1er. Entregable |
Producto Entregable
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A los 30 días |
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2do. Entregable |
Producto Entregable
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A los 60 días |
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3er. Entregable |
Producto Entregable
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A los 90 días |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
Se solicitará inspecciones y pruebas de todos los componentes propuestos en la solución técnica, pudiendo realizarse en el local del Oferente o en el de la Convocante, con la finalidad de no basarse únicamente en los documentos técnicos o catálogos presentados, a modo de certificar el cumplimiento cabal de las Especificaciones Técnicas, en base a inspecciones de las características y funcionalidades exigidas como mínimas, con miras a una implementación a corto plazo. Por esto, el Comité de Evaluación notificará al Oferente el lugar, día y la hora en que se realizará dicha inspección y prueba.
PLANILLA DE VERIFICACION PARA EVALUACION DE COMPONENTES
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N° |
DESCRIPCIÓN |
Cantidad mínima |
Cumple |
No cumple |
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1- Infraestructura y Recursos Técnicos - Hardware |
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1.1 |
Escáner para documentos encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo |
1 |
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1.2 |
Escáner documental de alta velocidad |
1 |
|
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1.3 |
Estaciones de Trabajo (PCs) |
1 |
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|
|
2. Mobiliario |
||||
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3.1 |
Escritorio o mesa |
1 |
|
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3.2 |
Silla |
1 |
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La notificación de inspección y pruebas será remitida al oferente vía correo electrónico declarado en su oferta. El incumplimiento será motivo de descalificación.
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los Bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del Proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del Proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la Contratante.
3. La Contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La Contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el Proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el Contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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M |
INDICADOR |
TIPO |
Plazo posterior a la remisión de la Orden de Servicio |
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1 |
Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 1 |
Informe de Cumplimiento. |
A los 70 días |
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2 |
Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 2 |
Informe de Cumplimiento. |
A los 100 días |
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3 |
Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 3 |
Informe de Cumplimiento. |
A los 200 días |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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