El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.

Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

 SERVICIO DE IMPRESIÓN, COPIADO Y ESCANEO

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

1.  Objeto

Servicio de Impresión, Copiado y Escaneo con máquinas de tecnología láser, incluye software para gestión y auditoria de usuarios, para uso en las oficinas de la Secretaría de Desarrollo par Repatriados y Refugiados Connacionales.

La provisión de Servicios integrales para cumplir con los requerimientos de impresión, copiado y procesamiento de imagen digital de documentos, además de la gestión y auditoria  de usuarios mediante herramientas de software que permiten asignación de cupos de impresión, copiado y escaneado, promedio de máquinas de tecnología láser, para uso de los funcionarios de la Institución, considerando el  transporte de las maquinas hasta los distintos lugares donde estarán ubicadas, instalación y puesta en marcha del servicio, asistencia técnica, mantenimiento preventivo y correctivo reposición de piezas que sean necesarias, materiales consumibles e insumos necesarios, además de la disponibilidad de equipos back up/respaldo.

2. Descripción de los Servicios

Los servicios deberán incluir:

1. 1. Provisión en modalidad de COMODATO de los siguientes Equipos: - Equipos Multifuncionales de Tecnología Láser con funcionalidades de impresión, copiado y escaneo, Monocromáticos y a Color, - Equipos de Impresión Monocromáticos de Tecnología Láser y Equipos Escáner.
   2. Los Equipos, deben contar con una solución de software para la administración centralizada de usuarios y cupos de impresión, así como la emisión de reportes de auditoría. Además la solución de software debe monitorear el estado de las impresoras y el nivel de sus respectivos insumos. Se podrá acceder a la Consola Centralizada de Administración de Dispositivos de Impresión y copiado con conexiones por medio de puertos de red y/o USB. También los equipos escáner, deberán contar con su propio software de administración de contadores y auditoría.
   3. Debe incluir la Licencia de Software de Administración de los dispositivos sin costos adicionales por Soporte Técnico o la debida transferencia de conocimientos al personal técnico designado para el efecto durante la vigencia del contrato.
   4. El acceso al dispositivo puede ser mediante número de PIN o nombre de usuario y contraseña integrándose al Sistema. Proporcionar alta seguridad en la impresión de documentos confidenciales, evitando ser impreso directamente en los dispositivos de grupos de trabajo, excepto el ingreso el PIN personal o nombre de usuario y contraseña.
   5. Provisión de Insumos, Tóner y Repuestos Originales que fuesen requeridos de forma inmediata en un plazo máximo de 4 horas y con disponibilidad permanente o prever stock de insumos, para una pronta solución a los inconvenientes técnicos o solicitud de insumos.
   6. Provisión de Papel en Tamaño A4 y/o Oficio conforme al uso de los dispositivos en cada oficina de la institución.
   7. Provisión de Papel en Tamaño A4 y/o Oficio tipo ilustración brillante de 150 gms. conforme al uso de los dispositivos en cada oficina de la institución.
   8. Asistencia Técnica Permanente y Especializada con servicio de Mesa de Ayuda con recursos tecnológicos y humanos calificados para gestionar, dar soluciones, o determinar asistencias técnicas ante posibles incidencias, esto por medio de contactos telefónicos, mensajería instantánea, correo electrónico y en forma presencial si es necesario.
   9. Ejecución de Mantenimientos Preventivos y Correctivos con cobertura de mano de obra para reparaciones de cualquier índole.
   10. Disponibilidad inmediata de equipos de respaldo o back up en menos de 8 hs..
   11. Disponibilidad de Infraestructura y talleres equipados con tecnología e instrumentos de diagnóstico y reparación, mobiliarios, stock permanente de repuestos e insumos, dispuestas en áreas físicas para servicios en simultáneos de varios equipos, que serán fiscalizados al momento de la evaluación.

3.  Características de las Máquinas

Los equipos y accesorios ofertados pueden ser nuevos sin uso, aunque también serán aceptados equipos usados, en excelente estado de funcionamiento comprobable, pudiendo la convocante rechazar aquellos equipos que considere que no son aptos para la correcta provisión del servicio, para lo cual la fecha de lanzamiento para la comercialización activa de los modelos ofertados, deben ser del año 2014 en adelante y de fabricación 2014 en adelante.

4. Obligaciones y Responsabilidades del Contratista

1. 1. Instalar todas las maquinas en los lugares indicados y ponerlas en perfecto estado de funcionamiento en un plazo máximo de 10 días hábiles, siguientes a la fecha de Orden de Servicio:           

* Lugar de Instalación de Equipos: Se deberán instalar los equipos en la Sede Central de la SEDERREC y en los edificios alquilados por la misma Institución. Qué serían en las siguientes direcciones:

Edificio Central de la Secretaría de Desarrollo para Repatriados y Refugiados Connacionales, ubicado en las calles, 25 de mayo 1091 c/ Brasil - Asunción y en: Mcal. Estigarribia c/ Curupayty, Asunción.

1. 2. La convocante podrá solicitar la instalación de más equipos dentro de la Institución, solicitando cualquiera de los modelos incluidos en el llamado, justificando la necesidad, se le podrá otorgar hasta un 12,5% de la cantidad de equipos requeridos en el presente llamado.
   3. Proveer de insumos de tóner y hojas, antes de ser agotados o con un plazo máximo de 4 horas para la reposición de los mismos.
   4. Realizar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, reparaciones con técnicos especializados, transportes, instalación y puesta en servicio de las máquinas, provisión de repuestos necesarios de manera a garantizar la calidad de los archivos generados. 
   5. Realizar la instalación, prueba, puesta en marcha y capacitación de uso para las herramientas de software para gestión y administración de usuarios, y monitoreo del estado de las máquinas.
   6. Será responsable por la movilización de todos los recursos de personas, materiales, equipos, herramientas, y cualquier otra providencia, corriendo con todos los gastos consecuentes de la movilización y utilización de esos recursos, en tiempo y calidad acorde con el suministro y prestación de servicios.
   7. Disponer de equipos de respaldo Back up para sustituir inmediatamente las máquinas que presenten problemas insanables o cuando haya necesidad de retirar para su reparación, por otra del mismo modelo.
   8. Proveer entrenamiento a los funcionarios, designados para operar las maquinas una vez instaladas.
   9. Para la realización de dicho servicio se habilitará un documento donde se registraran todos los datos de las máquinas atendidas, lugar de instalación, números de copias digitales (fotocopias) realizadas por meses, paradas, reparaciones y otros datos que faciliten el control de su funcionamiento conforme a estas especificaciones técnicas.
   10. En caso de desperfectos el contratista dispondrá de un plazo no superior a 12(doce) horas para la reparación y puesta en servicios de las máquinas a partir de la recepción de la notificación, que será vía e-mail.
   11. En caso que el contratista requiera de mayor tiempo para la reparación necesaria, se compromete a sustituir la dañada hasta la puesta en servicio de las mismas.
   12. Si se repite la falla en 3 ocasiones en menos de 30 días entre ellas, se debe cambiar el equipo por otro del mismo modelo e iguales características.

5. Certificaciones

1. 1. El Oferente deberá certificar que es Centro Autorizado de Servicios de la Marca ofertada para el Paraguay, por medio de una constancia emitida por el Fabricante.
   2. El Oferente deberá presentar certificaciones de Técnicos (3 como mínimo), por medio de constancias emitidas por el Fabricante de la marca ofertada.

6. Mano de Obra para Asistencia Técnica, Mantenimiento Preventivo y Correctivo

1. 1. La contratista debe disponibilizar un (1) Coordinador de Servicios del Contrato y al menos dos (2) Técnicos certificados por el Fabricante de la marca, en condición de asistir ante cualquier incidente y/o para realizar mantenimiento preventivo y/o correctivo.
   2. La cobertura integral del Contrato deberá contemplar servicios de Lunes a Viernes en horarios de oficina, con cargas horarias de 8 (ocho) horas, considerándose en ciertas ocasiones horarios extraordinarios y días Sábados, con el fin de garantizar en todo momento el excelente funcionamiento de los dispositivos instalados y la calidad del Servicio. 
   3. El contratista es el único responsable del personal técnico necesario para la ejecución de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, cargas sociales y otros beneficios establecidos en el código laboral vigente.
   4. Por cada asistencia a ser realizada, sea para mantenimiento correctivo o preventivo, así como para el suministro de insumos, el contratista deberá remitir todos los datos que faciliten la identificación del personal técnico asignado.
   5. Cualquier actividad del contratista en las oficinas de la Institución referente al Servicio mencionado, deberá realizar dentro de los horarios de trabajo establecido por la misma.                

7. Impresiones y Escaneos

1. 1. Las impresiones mínimas serán de 10.000 B/L y 2.000 COLOR y máximo 30.000 B/L y 6.000 COLOR páginas mensuales en toda la Institución. Las partes realizarán la verificación de contadores iniciales y finales de cada periodo, para su control respectivo en base a páginas de estados de los equipos y en paralelo serán proveídos por el software de gestión de impresión.
   2. Los escáner, deberán realizar mínimo 6.000 y máximo 20.000 escaneados. Las partes realizarán la verificación de contadores iniciales y finales de cada periodo, para su control respectivo en base a páginas de estados del escáner y en paralelo serán proveídos por el software de gestión del escáner.

8. Lectura de Contadores

1. 1. La  lectura  de  los  Contadores  serán  realizados  mensualmente  y   de  manera  dual  (1 representante de la contratante y la contratista). La Dirección de Tecnología de Información y Comunicación será el órgano responsable, ante el contratista para la ejecución de estos servicios.
   2. La Institución pagará al contratista los servicios efectivamente realizados, es decir por cantidad de impresiones/fotocopias/escaneados, estas serán aprobadas por medio de informes de uso, en base a páginas de estados de los equipos y en paralelo serán proveídos por el software de gestión de impresión. Los pagos serán efectuados de acuerdo a las cantidades leídas y el precio ofertado por el Contratista.
   3. En caso de que constaten errores en las hojas de lectura, referente a la cantidad de copias digitales (fotocopias) realizadas, estas detectadas con posterioridad a la facturación, los valores correspondientes podrán ser descontados o incluidos en las facturaciones siguientes.

9. ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (SLA)

El proveedor adjudicado deberá proveer la tecnología y soporte necesarios para el servicio establecido en el contrato, así como:

• • Cumplir con los tiempos de respuesta asociados con la prioridad asignada a incidentes y requerimientos de Servicios.
  • Documentar los servicios proveídos a través del Informe de Servicio.
  • Crear y mantener la documentación apropiada para resolver las Incidencias en el futuro.
  • Mantener entrenado al personal que asegure al cliente el cumplimiento del nivel del servicio contratado.
  • El traslado de los equipos a otra ubicación y cambios en la configuración de los mismos serán efectuados únicamente por personal del proveedor adjudicado.

• 1. Las responsabilidades de la Contratante y/o requerimientos de soporte de este acuerdo incluyen:
• Llevar a cabo el proceso establecido para solicitud del servicio y reportes de incidentes.
• Utilizar el servicio de Atención al cliente como el único canal de comunicación oficial para la atención de solicitudes y problemáticas sobre el servicio contratado.
• Cualquier otro contacto por parte de la Contratante que no sea canalizado mediante el servicio de atención al cliente para reportar un incidente y solicitar soporte no será tomando en cuenta.
• El tiempo de respuesta se inicia desde el momento que el cliente solicita asistencia y genera un informe de servicios:
  • • Enviando un correo electrónico
    • Llamando al teléfono línea baja
    • Mensaje de Texto por WhatsApp
    • Portal Web
    • Lunes a viernes de 7:00 a 17:00 horas, en casos excepcionales los días sábados

• • • Proporcionar la información necesaria y todas las facilidades al personal técnico para la atención del incidente: Número de serie del equipo, dependencia, contacto, descripción del problema, código de error que aparece en la pantalla del equipo
• La persona que se comunica de la Contratante para solicitar un servicio, será tomada como el responsable con quien el técnico deberá canalizar la atención.
• La Contratante deberá proveer un lugar con conexión eléctrica y condiciones adecuadas para la operación de los equipos.
• Son de responsabilidad exclusiva de la Contratante: la instalación eléctrica, en todas sus partes, entendiéndose de manera no excluyente, como ser cableados, reguladores de voltaje, toma corriente, instalaciones de tierra, protector de línea, traslado del equipo de un lugar a otro, revisiones o mantenimientos de programas de software, sistema operativo, conectividad, problemas causados por virus y programas de computadoras adquiridos por el cliente y la solución de problemas de comunicaciones de datos electrónicos como telefonía y redes.
• Proveer los medios adecuados para la activación de la aplicación de monitoreo del estado de los equipos y el nivel de sus respectivos insumos.

• 2. Horario de Cobertura y Tiempos de Respuesta           
• Para todas las solicitudes, el proveedor adjudicado deberá asignar a un profesional con las habilidades adecuadas para resolver las incidencias/requerimientos dentro de los tiempos de solución reflejados en este documento a partir de la generación del informe de servicio.
  3. Horario de Servicio
• Lunes a viernes de 7:00 a 17:00 horas, en casos excepcionales los días sábados.
  4. Niveles de Atención de requerimientos de Asistencia 8/5
• Se establece como tiempo de respuesta de 12 horas laborables y hábiles, para los puntos ubicados dentro del área urbano de la Ciudad de Asunción y Gran Asunción.
  5. Tiempos de Respuesta y Solución
• Las solicitudes de asistencias registradas correctamente por la Contratante comprometen tiempos de respuesta de acuerdo a la categoría asignada a cada Incidente. La categoría asignada se establece en función a la urgencia y el impacto.

IMPORTANTE:

• Se entiende por tiempo de respuesta: tiempo que transcurre desde que la Contratante solicita el soporte a atención al cliente por los canales establecidos, y hasta que un personal técnico del oferente adjudicado se pone en contacto para dar inicio a la atención.
• Se entiende por tiempo de solución: tiempo que transcurre desde que se da respuesta a una incidencia con la presencia del técnico hasta que dicho problema es resuelto. El tiempo de solución dependerá de la complejidad de la incidencia.
• Se detallan en la siguiente tabla los tiempos de respuesta y tiempos de solución de acuerdo a las distintas categorías:

10.  Características Técnicas Mínimas Requeridas de los equipos
    1. TIPO 1: Impresora Multifución Láser Monocromática (Fotocopiadora/impresora/escáner digital)

1. 2. TIPO 2: Impresora Multifución Láser Color (Hasta Oficio)

1. 3. TIPO 3: Impresora Láser Monocromática

1. 4. TIPO 4: Escáner

11. Cantidad y Distribución de Equipos Exigidos

Los servicios tendrán una duración de 20 meses

PLANILLA DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS

Montos mínimos y máximos de la Contratación

Monto máximo de la contratación: Gs. 240.000.000

Monto mínimo de la contratación: Gs. 150.000.000

11. SERVICIO Y FORMA DE FACTURACIÓN

El oferente adjudicado deberá reponer los productos y/o insumos, servicio todo incluido en un único precio. La facturación por el servicio se realizará en forma mensual con el detalle del cómputo por cada máquina acompañada de la conformidad de la recepción del servicio por parte de los encargados autorizados para este respecto.

12. Fiscalizaciones

En todas sus relaciones con el Contratista, durante la ejecución de los trabajos, la Secretaría de Desarrollo para Repatriados y Refugiados Connacionales estará representada por la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación, quienes tendrán a su cargo el encaminamiento de la solución de los problemas que se presenten.

no aplica

No aplica

No aplica

Planificación de indicadores de cumplimiento:

La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.

1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.

2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.

3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.

En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.

La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:

1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.

2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.

3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.

4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.

5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.

Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.

La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.

La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.

La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.