El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.
Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
Especificaciones Técnicas
Lista de Servicios
|
Ítems |
Descripción del Servicio en 12 meses (Plurianual) |
Unidad de Medida |
Presentación |
Cantidad Mínima |
Cantidad Máxima |
|
1 |
Digitalización (por imagen) |
Unidad |
Evento |
500.000 |
1.000.000 |
|
2 |
Guarda/custodia/administración (*) por caja por mes |
Unidad |
Caja |
6.250 |
12.500 |
|
3 |
Consulta física/delivery de documentos (*) por pedido, por caja |
Unidad |
Caja |
3.127 |
6.254 |
|
4 |
Traslado y Adecuación de documentos físicos por legajo |
Unidad |
Evento |
9.375 |
18.750 |
|
5 |
Inventario de Documentos por legajo |
Unidad |
Evento |
9.375 |
18.750 |
|
6 |
Informatización/indexación |
Unidad |
Evento |
5.625 |
11.250 |
(*) Las cajas serán de cartón corrugado, con medidas: 431x300x258 mm o superior, con una capacidad para 2500 hojas o superior de tamaño oficio.
La Empresa adjudicada proveerá el personal, las herramientas y los repuestos necesarios para la ejecución de los trabajos. Así mismo, una vez coordinada con el Centro de Documentación la fecha de ejecución de los trabajos, deberá gestionar en tiempo y forma el pedido de ingreso y autorización correspondiente proporcionando el listado del personal y documento de identidad de los mismos.
1. LISTA DE SERVICIOS
Digitalización de Documentos:
El oferente deberá proveer el servicio de Digitalización de 500.000 a 1.000.000 hojas. El servicio deberá ser realizado en dependencias del Centro de Documentación del Ministerio Público.
El oferente deberá contar con personal idóneo (mínimo 10 personas) con la experiencia suficiente en el servicio ofertado, demostrado con la planilla de IPS, también debe tener escáner conforme especificación abajo, para el desarrollo de las actividades (preparación de documentos para el escaneo, carga de datos en los 05 campos asignados, ordenamiento de los mismos en arquipeles para la disposición final de los mismos, informes de avances). El Centro de Documentación proveerá el Software de Gestión Documental, la capacitación al personal del Oferente, así como; las Computadoras Personales.
Guarda/custodia/administración:
Para la guardia/custodia/administración la empresa deberá atender a los siguientes requisitos:
a) Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
b) Guardia de seguridad las 24 horas.
c) Paredes externas revocadas y pintadas.
d) El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.
e) Detectores de Humo y movimiento.
f) Respuestas de alarma con Empresa de seguridad.
g) Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito.
h) Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la Emergencia, deberán demostrar a través de constancias o certificados expedidos por empresas especializadas en el rubro.
i) Materiales de primeros auxilios. Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos.
j) Generadores alternativos de electricidad.
k) Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.
l) Racks o estantes instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.
m) Cámaras de seguridad, circuito cerrado.
n) Seguro contra todo riesgo.
o) Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.
p) Personal con la identificación de la empresa y la experiencia suficiente en el servicio ofertado.
q) Software de control de stock.
r) Fumigación periódica (constancia).
s) El depósito debe contar con el techo cubierto con aislante térmico que permita un mejor control de calor y humedad.
t) La convocante verificará in situ las instalaciones de los oferentes como parte del proceso de calificación.
El incumplimiento de las condiciones establecidas en los ítems correspondientes a los puntos antes mencionados será causal de descalificación de la oferta.
Servicio de delivery de documento, la Convocante solicitara este servicio, por correo electrónico (e-mail autorizado), y sólo por el funcionario de la Convocante de cada dependencia autorizada para el efecto.
En caso de que la Convocante requiera los documentos físicos, el oferente deberá remitirlos mediante el servicio de delivery en un plazo no mayor a 24 horas, desde la recepción del pedido, conforme a las condiciones establecidas.
Los documentos deben salir en forma ordenada, inventariada y dispuesta en cajas de almacenamiento de documentos conforme a los estándares exigidos para el manejo documental.
El traslado de las cajas hasta los depósitos debe ocurrir en móviles preparados para el traslado de documentos, perfectamente identificado con el logo del proveedor, incluyendo personal para estiba, etiquetado, control de las cajas que se retiran por número, desestiba, control de las cajas en destino y acondicionamiento de estas.
El oferente deberá contar con móvil en buen estado que cuenten con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, etc.), para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Para la comprobación de lo requerido, deberá presentar en carácter de Declaración Jurada, Planilla con mínimo los siguientes datos: Nº CHAPA, Nº CÉDULA, Nº CHASIS, MARCA y MODELO, etc., y adjuntar FOTOGRAFÍA pertinente, COPIA AUTENTICADA de CÉDULA VERDE y la documentación referente a la seguridad de estos como la PÓLIZA contra todo riesgo.
Inventario de documentos:
El procedimiento para retiro de los documentos desde la oficina de la Convocante será con inventario de los documentos realizados por el oferente, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.
El proveedor deberá contar con estrictas medidas de seguridad, cuidando la reserva de la información y contemplando el tratamiento confidencial en todos sus distintos formatos.
Informatización / indexación:
El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, la indexación a un inventario, el almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
Preparación pre-escaneo: reparación, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamiento especial, implementación de hojas separadoras.
Escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
Reconocimiento de datos: reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.
Indexación o Carga de Datos: datos asociados correspondientes a cada archivo digital por medio del Sistema de Gestión Documental.
Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conforme a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, etc.
Plan de Trabajo e Informes
El Oferente deberá presentar con su oferta un Plan de Trabajo incluyendo todos los puntos mencionados en esta sección, aportando a su vez mejoras.
El plan de trabajo debe reflejar la propuesta de servicio ofertada incluyendo además recursos humanos, que serán utilizados en los plazos bien definidos y vinculados a la productividad por medio de un Cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento en tiempo y forma de los productos esperados.
Todos los informes deberán presentarse en formato impreso y electrónico. Estos deberán cumplir con la periodicidad establecida en el plan de trabajo para cada caso, y con la información requerida por el Administrador del contrato. Además, se solicitarán algunos informes de avances complementarios para situaciones puntuales que meriten.
Derechos de Propiedad
Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad del MINISTERIO PÚBLICO, así como también los productos (archivos) informáticos generados.
Confidencialidad
El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad, a través de una declaración jurada, que obligará, entre otras cosas:
• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.
• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.
• Restituir toda la Información Confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la Información Confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción.
• Revelar la Información Confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el Oferente responderá por ellas.
• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.
2.INFRAESTRUCTURA REQUERIDA
El software requerido deberá ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por la Resolución Nº 1438 de fecha 03/12/2015 del Ministerio de Industria y Comercio, en cumplimiento a la Ley Nº 4017/10 De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico, modificada por la Ley Nº 4610/12 Que amplía y modifica parcialmente la Ley Nº 4017/10, De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico. Deberá presentar resolución de aprobación emitido por el MIC.
El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
i. Servidor principal y de contingencia.
ii. UPS.
iii. Escáner.
iv. Estaciones de Trabajo.
v. Red y Comunicaciones.
vi. Mobiliarios necesarios.
vii. Útiles.
viii. 2 Móviles propios tipo furgón
ix. Generador alternativo de energía, capacidad mínima 20 KVA
Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización
Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.
Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)
• Tamaño de hoja: máximo A3
• Resolución: 300 dpi como mínimo.
• Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Como mínimo 5 (cinco) equipos.
• Bandeja de 500 hojas
Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:
• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo
• Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.
• Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.
• Resolución: 600dpi o superior.
• Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo
• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
• Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).
Identificación: Centro de Documentación, a cargo de la Coordinadora Casta Maria Elizeche, que solicita el inicio del proceso de llamado para el Servico de Digitalización y Guarda de Documentos.
Justificación: a fin de dar cumplimiento a las normativas que rigen al Centro de Documentación del Ministerio Público, según Rsolución FGE N° 5836/2012 referente a la organización, guarda y gerenciamiento del acervo documental de la Institución, siendo importante la conservación documental recurriendo a la digitalización informatica, para la agilización del gerenciamiento de losdocumentos.
Justificación de la planificación: este llamado responde a una necesidad básica a ser utilizado en el presente
ejercicio fiscal y su continuidad en los próximos períodos fiscales.
Las Especificaciones técnicas fueron establecidas de conformidad a los requerimientos y planeamientos de politicas de gestión modernas.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo con el plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
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Ítem |
Descripción del bien |
Cantidad |
Unidad de medida |
Lugar de entrega de los bienes |
Fecha(s) final(es) de entrega de los bienes |
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(Indicar el N°) |
(Indicar la descripción de los bienes) |
(Insertar la cantidad de bienes a proveer) |
(Indicar la unidad de medida de los bienes |
(Indicar el nombre del lugar) |
(Indicar la(s) fecha(s) de entrega requerida(s) |
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NO APLICA
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Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
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(Indicar el N°) |
(Indicar la descripción de los servicios) |
(Insertar la cantidad de rubros de servicios a proveer) |
(Indicar la unidad de medida de los rubros de servicios |
(Indicar el nombre del lugar) |
(Indicar la(s) fecha(s) de entrega requerida(s) |
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Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
Los documentos deben salir en forma ordenada, inventariada y dispuesta en cajas de almacenamiento de documentos conforme a los estándares exigidos para el manejo documental para los cuales se requeriran:
Cajas de Cartón corrugado, con medidas: 431x300x258 mm o superior, con una capacidad para 2500 hojas o superior de tamaño oficio.
1. El proveedor embalará los bienes en la forma necesaria para impedir que se dañen o deterioren durante el transporte al lugar de destino final indicado en el contrato. El embalaje deberá ser adecuado para resistir, sin limitaciones, su manipulación brusca y descuidada, su exposición a temperaturas extremas, la sal y las precipitaciones, y su almacenamiento en espacios abiertos. En el tamaño y peso de los embalajes se tendrá en cuenta, cuando corresponda, la lejanía del lugar de destino final de los bienes y la carencia de equipo pesado de carga y descarga en todos los puntos en que los bienes deban transbordarse.
2. El embalaje, las identificaciones y los documentos que se coloquen dentro y fuera de los bultos deberán cumplir estrictamente con los requisitos especiales que se hayan estipulado expresamente en el contrato y cualquier otro requisito si lo hubiere, especificado en las condiciones contractuales.
Las inspecciones y pruebas serán como se indican a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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Nota de Remisión / Acta de recepción 1 |
Nota de Remisión / Acta de recepción |
en forma mensual y/o por evento |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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1. Personas Físicas / Jurídicas |
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a) Certificado de no encontrarse en quiebra o en convocatoria de acreedores expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
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b) Certificado de no hallarse en interdicción judicial expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
| c) Constancia de no adeudar aporte obrero patronal expedida por el Instituto de Previsión Social; |
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d) Certificado laboral vigente expedido por la Dirección de Obrero Patronal dependiente del Viceministerio de Trabajo, siempre que el sujeto esté obligado a contar con el mismo, de conformidad a la reglamentación pertinente - CPS; |
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e) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |
| f) Certificado de Cumplimiento Tributario vigente a la firma del contrato. |
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2. Documentos. Consorcios |
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a) Cada integrante del consorcio que sea una persona física o jurídica deberá presentar los documentos requeridos para oferentes individuales especificados en los apartados precedentes. |
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b) Original o fotocopia del consorcio constituido. |
|
c) Documentos que acrediten las facultades del firmante del contrato para comprometer solidariamente al consorcio. |
|
d) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |