El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
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Ítem |
Código Catálogo |
Descripción del Bien y/o Servicios |
Cantidad |
Unidad de Medida |
Presentación |
|
1 |
81111508-002 |
DIGITALIZACION CERTIFICADA |
1 |
Unidad |
Evento |
|
2 |
78131804-9999 |
GUARDA Y CUSTODIA/PROVISION PARA CAJAS EMBALAJE |
1 |
Unidad |
Evento |
|
3 |
78131804-9999 |
CONSULTA FISICA/DELIVERY DE DOCUMENTOS |
1 |
Unidad |
Evento |
|
4 |
81111508-001 |
TRASLADO Y ADECUACION DE DOCUMENTOS FISICOS |
1 |
Unidad |
Evento |
|
5 |
78131804-001 |
INVENTARIO DE DOCUMENTOS |
1 |
Unidad |
Evento |
|
6 |
81111508-001 |
INFORMATIZACION/INDEXACION |
1 |
Unidad |
Evento |
Monto Minimo: 100.000.000
Monto Maximo: 200.000.000
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Digitalización de documentos institucionales, compuestos por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones del oferente.
⮚ Digitalización de documentos con Software Documental certificado
⮚ Ordenamiento de los archivos físicos de la institución o expurgue en el caso corresponda.
⮚ Consulta de forma rápida todas las documentaciones.
Requerimientos para realizar el Servicio de Digitalización
I. INFRAESTRUCTURA REQUERIDA
El software requerido deberá ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por la Resolución Nº 1438 de fecha 03/12/2015 del Ministerio de Industria y Comercio, en cumplimiento a la Ley Nº 4017/10 De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico, modificada por la Ley Nº 4610/12 Que amplía y modifica parcialmente la Ley Nº 4017/10, De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico.
El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
i. Servidor principal y de contingencia.
ii. UPS.
iii. Escáner.
iv. Estaciones de Trabajo.
v. Red y Comunicaciones.
vi. Mobiliarios necesarios.
vii. Útiles.
viii. 2 Móviles propios tipo furgón
ix. Generador alternativo de energía, capacidad mínima 20 KVA
Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización
Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.
Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)
• Tamaño de hoja: máximo A3
• Resolución: 300 dpi como mínimo.
• Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Como mínimo 5 (cinco) equipos.
• Bandeja de 500 hojas
Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:
• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo
• Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.
• Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.
• Resolución: 600dpi o superior.
• Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo
• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
• Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.
II. ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS
El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución
REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS
● Formato: PDF.
● Sistema de compresión de archivos: Sí.
● Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).
● Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.
● Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
● Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.
GUARDA DE DOCUMENTOS
El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:
· La recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.
· Almacenamiento para reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.
Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 36 (treinta y seis) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la Institución.
El servicio deberá contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad aproximada 8.000 (ocho mil) cajas y con una proyección de 10.000 (diez mil) cajas de documentos
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:
Seguridad de la documentación en guarda:
El oferente deberá contar con un depósito archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
Requerimientos del local de la Empresa:
1. Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
2. Seguridad 24 horas
3. El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.
4. El depósito debe contar con el techo cubierto con aislante térmico que permita un mejor control de calor y humedad
5. Detectores de Humo y movimiento.
6. Respuestas de alarma con Empresa de seguridad
7. Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito
8. Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la Emergencia, deberán demostrar a través de constancias o certificados expedidos por empresas especializadas en el rubro.
9. Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos, a través del sistema.
10. Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.
11. Racks industrial tipo porta palets instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.
12. Cámaras de seguridad, circuito cerrado
13. Seguro contra todo riesgo, presentar póliza vigente.
14. Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.
15. Contrato vigente con empresas para el control de plagas y alimañas
16. Disponer de una sala especial: (Split, internet, mesa, silla) para que los funcionarios de la Institución puedan ir a verificar el avance de los trabajos.
17. Elevador de carga con estructura de seguridad para la estiba y desestiba de documentos.
18. Plano PCI aprobado por la Municipalidad de Asunción.
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.
Sistema de Trabajo:
En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.
En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.
Equipo de Trabajo:
El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con funcionarios especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados. Cantidad mínima requerida de 10 funcionarios comprobables a través de la planilla de IPS, los mismos deberán contar con una antigüedad mínima de 12 meses con lo cual quedaría demostrada su experiencia.
Inspecciones y Pruebas
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación: NO APLICA. -
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la contratante.
3. La contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieron el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún coste para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
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Ítem |
Descripción del bien |
Cantidad |
Unidad de medida |
Lugar de entrega de los bienes |
Fecha(s) final(es) de entrega de los bienes |
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(Indicar el N°) |
(Indicar la descripción de los bienes) |
(Insertar la cantidad de bienes a proveer) |
(Indicar la unidad de medida de los bienes |
(Indicar el nombre del lugar) |
(Indicar la(s) fecha(s) de entrega requerida(s) |
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Ítem |
Descripción de los Servicios |
Unidad de Medida |
Cantidad |
Lugar de prestación de los servicios |
Fecha de ejecución de los servicios |
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1 |
DIGITALIZACION CERTIFICADA |
unidad |
1 |
Todos los servicios descritos se efectuarán en las instalaciones de la Contratada.
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Orden de Servicio: El Proveedor deberá retirar la Orden de Servicio del domicilio de la contratante en un plazo perentorio de 5 (cinco) días hábiles a partir de la firma del contrato por ambas partes, caso contrario empezará a correr el plazo del servicio adjudicado desde el día siguiente al vencimiento de los 5 (cinco) días hábiles. La entrega de los servicios se realizará hasta 10 días corridos posteriores a la recepción efectiva de la orden de servicio, por parte del proveedor adjudicado |
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2 |
GUARDA Y CUSTODIA/PROVISION PARA CAJAS EMBALAJE |
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3 |
CONSULTA FISICA/DELIVERY DE DOCUMENTOS |
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4 |
TRASLADO Y ADECUACION DE DOCUMENOTS FISICOS |
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5 |
INVENTARIO DE DOCUMENTOS |
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6 |
INFORMATIZACION/INDEXACION |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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Nota de Remisión / Acta de recepción 1 |
Nota de Remisión / Acta de recepción |
en forma mensual y/o por evento |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de la carta de invitación, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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