Diferencias entre la versión 1 y 2 del Pliego de la Licitación 402856 - SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE ARCHIVO FISICO Y DIGITAL CERTIFICADO PARA LA SET DEL MH

 

Nro. De Orden	Descripción del Servicio	Unidad de Medida
1	Servicio de Digitalización de documentos con provisión de Software de Gestión documental y Equipamientos	Global

 

1. LINEAMIENTOS GENERALES

La Subsecretaría de Tributación del Ministerio de Hacienda en adelante la SET cuenta con una estructura orgánica cuenta con objetivos y funciones específicas para los cuales se establece una estructura orgánica de donde se desprende la Dirección De Apoyo y de Administración y Finanzas que debe administrar y velar por los recursos financieros, físicos, materiales y servicios de la SET.

Considerando lo mencionado, es necesario la contratación de una empresa solvente y con experiencia que pueda facilitar todos los componentes necesarios para la correcta implementación de la solución de Gestión Documental Integral de Archivo Físico y Digital.

 

2. OBJETIVO GENERAL

El objetivo general de esta contratación es contar con una empresa para llevar a cabo la digitalización del archivo del Departamento de Patrimonio de la SET para contar con el respaldo digital de todos los documentos además de tratarse de una solución de institucional para brindar transparencia en la gestión resguardando información en un ambiente seguro y controlado.

 

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
   1. Digitalizar los documentos físicos bajo estándares normalizados con firma digital
   2. Contar con un Sistema de Gestión Documental en el cual se puedan consultar los documentos digitalizados.
   3. Acceder a documentos digitalizados mediante un Servidor asignado por parte de la SET, para lograr el uso exclusivo para le gestión digital de los documentos
   4. Identificar la factibilidad técnica para el logro de la interoperabilidad entre los sistemas en base a la tecnología utilizada en los mismos determinando acompañamiento de personal de la SET y del consultor.
   5. Contar con una herramienta especializada en OCR para lograr al menos 95% de reconocimiento óptico de caracteres
   6. Brindar accesibilidad. seguridad y respaldo de toda la información contenida en los documentos a digitalizar, considerando la alta demanda y consulta de dichos datos.
   7. Lograr la interoperabilidad a través de servicios web entre sistemas propios de la SET tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web
   8. Ordenar el de Archivo físico de la documentación seleccionada para digitalizar.
   9. Ordenar bajo criterios normalizados la documentación física seleccionada para digitalizar incluyendo disposición final con identificación en arquipeles.
   10. Disminuir en el máximo porcentaje el acceso y la manipulación de la documentación física.
   11. Capacitar y acompañar a todos los funcionarios involucrados en el proceso de documentos y de mejora de procesos para generar independencia del consultor para le mantenimiento de la implementación.
   12. Reducir las impresiones y copias de documentos.
   13. Contar con respaldo digital de toda la documentación del área y acceso de forma rápida todas las documentaciones.
   14. Implementar soluciones integrales para la generación de imágenes de alta calidad, como es solicitado en el producto final, cumpliendo en tiempo y forma con los plazos

4. ACTIVIDADES CLAVE

1. Elaborar un Plan de Trabajo en adelante PDT que deberá ser aprobado por un equipo multidisciplinario definido por la institución una vez haya sido firmado el contrato. En ella se deberá incorporar datos del personal clave involucrado en el servicio, cronograma Gantt actualizado, procedimientos de retiro y devolución de documentos y cualquier otra información basado en la estandarización requerida para la ejecución del servicio.
2. Digitalizar 10.000.000 de páginas del Archivo de la SET. En caso de que el área solicitante se quede son documentos a digitalizar se podrán digitalizar documentos de otras áreas siempre y cuando sea previamente autorizado por el administrador del contrato.
3. Analizar los recursos tecnológicos disponibles en la SET para la instalación e implementación correcta del Software de Gestión Documental considerando la cantidad de páginas que deberán ser procesadas.
4. Certificar las características técnicas de los servidores disponibles en el Datacenter de la SET sean compatibles para la instalación del software de gestión documental con relación a la base de datos, sistemas operativos, espacios en disco, memoria entre otros.
5. Procesar los documentos físicos basado en estándares normalizados especializados para la digitalización de documentos.
6. Ordenar el archivo físico de acuerdo a las recomendaciones de la Bibliotecóloga considerando la bajo criterios normalizados de ordenamiento de la documentación física seleccionada para digitalizar incluyendo disposición final con identificación en cajas contenedoras.
7. Realizar ordenamiento físico de los documentos.
8. Identificar las características de la documentación física como ser tamaño del papel, tipo de material, tipología documental y el universo a digitalizar para cumplir con plazos pre establecidos.
1. Identificar recursos necesarios para la digitalización de los documentos en las oficinas del SET (conexión a internet, espacio físico en mts. cuadrados, acondicionamiento de la sala, climatización, acceso a sanitarios, tomas eléctricas, iluminación acorde) determinando como disposición final cajas contenedoras especiales para guarda de documentos.

5. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS

1. Participar en reuniones presenciales entre la empresa adjudicada y la SET para acordar aspectos que sirvan para la elaboración final del plan de trabajo detallado y re confirmar el cronograma a ser desarrollado en esta consultoría, otras reuniones para organizar el trabajo a llevar a cabo y tener acceso a los insumos requeridos, y para acordar la presentación de resultados preliminares y resultados finales. Deberá mantener la cantidad de reuniones que sean necesarias para el logro de los productos esperados.
2. Realizar un levantamiento y planificación de los requerimientos necesarios (infraestructura) para la implementación del Software de gestión documental.   
3. Personalizar e instalar en los servidores de la SET el Software de Gestión Documental que permita la visualización de las imágenes conforme a los requisitos establecidos. El Software de Gestión Documental debe permitir conducir a la imagen, consultar los registros bajo los criterios de indexación adicionales determinados en durante el relevamiento de información. Debe contar además con la posibilidad de incorporar nuevos tipos de documentos según las CARACTERISTICAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL requerido.
4. Procesar bajo métodos estandarizados toda la documentación física bajo los procesos propios de generación masiva de imágenes con la que cuenta la consultora.
5. Indexar las imágenes con los datos asociados de cada registro a cada archivo PDF generado bajo los criterios definidos entre la SET y la empresa adjudicada.
6. Importar masivamente los 10.000.000 de imágenes al Software de Gestión Documental instalada por producto especificado de acuerdo a lo establecido el Informe de Entrega requerido en Resultados y Productos Esperados, realizando las pruebas necesarias para asegurar su correcto funcionamiento y el muestreo para certificar su consistencia.
7. Hacer entrega de la estructura de archivos íntegramente identificados, y adicionalmente, en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación
8. Proveer el manual de usuario y el manual de aplicación del Software de Gestión Documental, incorporando las personalizaciones realizadas para la SET.
1. Elaborar un manual de procedimientos ajustados a los procesos físicos y documentales basado en estándares certificados para que el personal de la SET tenga documentado los procedimientos y no se genere una dependencia por la empresa adjudicada.
10. Realizar capacitaciones al personal de la SET, referente a la instalación, configuración, mantenimiento, copia de seguridad y operación de las aplicaciones instaladas.

Sistema de Gestión Documental (incluye la provisión del sistema)

El sistema de Gestión documental, deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente Procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley 4.017/2010, Ley 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC).

Se exigirá la Entrega de Programas Fuente de la solución de Digitalización Certificada de Documentos.

La solución deberá contemplar:

Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios, conforme al nivel de acceso que la SET determine, la SET preferencia el uso de los sistemas de autenticación existentes (RUCAS, open LDAP, otros). Asimismo, el sistema deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas, tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.

El Sistema de Digitalización Certificada de Archivos (desktop WEB - API) debe tener las siguientes funcionalidades:

1. 1. 1. 1. Convertir documentos a formato PDF. Tamaños, carta, A4, u oficio como mínimo.
         2. Incluir metadatos para la clasificación y la identificación.
         3. Comprimir los documentos, agregando la firma digital,
         4. Corroborar el documento de manera íntegra y asegurar el proceso de digitalización certificada.
         5. Escanear de manera fidedigna los documentos con validez certificada.
         6. Garantizar con un proceso el Control de calidad de los documentos.
         7. Ser capaz de crear roles, permisos y usuarios con funcionalidades determinadas establecidas por la SET;
         8. Generar informes de digitalización en tiempo real en canal privado de mensajería mediante bot.
         9. Generar Informes por hora de cantidad documentos digitalizados por email.
         10. Almacenamiento de los documentos en diferentes carpetas (documentos firmados y documentos sin firmar).
         11. Realizar la clasificación de series documentales por área definida por la SET.
         12. Generar un número de expediente único, por el cual permitirá la búsqueda del documento y un manejo optimo al operador de control de calidad
         13. Generar el Inventario documentos
         14. La solución deberá considerar los ajustes que serán requeridos a fin de adaptar la solución a los avances de la implementación de la Solución de Firma Digital que la SET está llevando a cabo, conforme a reglamentaciones emitida por la autoridad competente.
1. Acceso vía web
   1. 1. 1. El sistema web debe ser capaz de soportar consultas de documentos, de distintos tipos de usuarios, en simultáneo.
         2. Visualizador de imágenes web
         3. Utiliza la herramienta JSON.
         4. Módulo de consulta de productividad.
         5. Módulo de consulta de documentos.
2. API´s
   1. 1. 1. JSON para la adaptación a diferentes tipos de lenguajes con sus librerías
         2. API DOM (Document Object Model) aplica estilo a la página web.
         3. API ORIENTADA A ARCHIVO- permite la consulta de los documentos escaneados, a través datos específicos (fecha, tipo de documento, etc.)
         4. API verificación de firma verifica si el documento escaneado está firmado o no.
         5. API de firma se encarga de firmar el documento levantado.
         6. Las API que sean requeridas por la SET.

 Digitalización conforme a la Resolución MIC Nº 1.438/15:

La Digitalización de los documentos deberá ejecutarse según las normativas y parámetros de calidad establecidas en la Resolución MIC Nº 1.438/15 Por la cual se aprueba la guía denominada Digitalización de Documentos, en cumplimiento de las obligaciones del Ministerio de Industria y Comercio como autoridad de aplicación y emanadas de las normativas vigentes.

En el proceso de digitalización se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Preservación del documento electrónico digitalizado. La copia obtenida debe ser convenientemente clasificada, teniendo en cuenta la posibilidad de que el mismo documento exista en otro soporte. A pesar de que la digitalización certificada permite la sustitución del original, pueden presentarse problemas de duplicidad. Para garantizar que se ha conservado la integridad de la información se debe aplicar la firma digital del responsable de la conservación.

- Asegurar la disponibilidad y consulta. Debe permitirse un acceso completo y sin demora a los documentos digitalizados mediante métodos de consulta en línea o mediante la consulta de las imágenes a través de los propios sistemas de consulta de documentos. El acceso también debe cumplir con los requisitos normativos expresados en las leyes de protección de datos.

- Seguridad. La Contratante podrá implementar los controles que considere oportunos o necesarios, considerando los lineamientos de la ISO/NP 27001 "Seguridad de la información".

- La eficiencia y la eficacia de un Sistema de Gestión de Documentos Digitalizados, se refleja en la perdurabilidad de los archivos que han sido sometidos a un proceso de Digitalización, los cuales deberán estar disponibles por un plazo mínimo de 5 (cinco) años.

 

6. INFRAESTRUCTURA ACTUAL DE LA SET

La SET cuenta con un Departamento de Tecnología con profesionales técnicos especializados para brindar soporte a los usuarios. Cuentan con un Datacenter propio y pondrá a disposición servidores y recursos necesarios para la correcta implementación cuyas características mínimas son:

1. 1. 1. Servidores de Aplicaciones con Sistema Operativo tipo Linux Red Hat, con capacidad de 8 GB de RAM, espacio de disco de 500 GB, la SET preferencia el uso virtualizado sobre plataforma Nutanix a través de Acropolis.
      2. Base de Datos: la SET requiere que el Sistema utilice como repositorio Base de Datos Oracle.
      3. Almacenamiento: la SET requiere que el sistema permita la utilización de repositorios de almacenamiento tipo Storage High End.
      4. Para recomendaciones de mejoras o cualquier otro requerimiento que sea necesario para el correcto funcionamiento del Sistema deberá ser proveído por el Oferente.
      5. El oferente deberá contar con 1 (un) Técnico certificado para soporte técnico de Servidores para levantamiento de las condiciones generales de disponibilidad de servidores por parte de la SET así como para realizar las recomendaciones de mejoras con miras a un crecimiento en la generación de imágenes.

 

7. DURACIÓN

      La empresa adjudicada tendrá lugar en un plazo 36 meses desde la emisión de la orden de servicios emitida por la convocante.

      Los plazos en la entrega de los productos del servicio estarán sujetos a un cronograma de las actividades a realizar acordado entre las partes. La duración total neta es la cantidad de días hábiles a emplear para la ejecución de las tareas, prescindiendo de los tiempos que la Contratante emplee para otorgar las conformidades.

 

8. METODOLOGÍA DE TRABAJO

La SET nombrará un líder de proyecto que será el encargado del seguimiento del proyecto mediante la aplicación de la metodología ágil a implementar a través de la solución.

Éste líder de proyecto definirá un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario. Éste equipo de personas será calificado para colaborar con el equipo técnico de la empresa adjudicada.

Posterior a la definición de éste equipo, la consultora realizará la instalación y montaje de toda la unidad operativa de digitalización en las oficinas de la SET bajo las condiciones mínimas solicitadas por la consultora cuyas condiciones serán expuestas en reuniones de preparación de inicio del servicio.

 

9. COMPONENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN

Considerando la complejidad de la documentación, la información, la cantidad y los formatos de bases de datos que podrían presentarse, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:

1. Capacitación y entrenamiento al personal del oferente:

Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal de la SET estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 5 (cinco) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios, y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.

2. Actualización de base de datos:

Posterior a la actividad descripta en el punto a, es requerido que el Proveedor asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a expresiones regulares para poder realizar la obtención de datos durante el siguiente proceso que es la digitalización de documentos.

3. Digitalización de documentos:

Se podrá iniciar los procesos de digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a y b.

4. Importación masiva:

Los productos generados en imágenes deberán importarse bajo procesos masivos y tareas programadas en conjunto con el área técnica de la SET y los técnicos del oferente requeridos.

1. 1. 6. Ordenamiento físico de los documentos:

El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio y es responsabilidad de la empresa adjudicada, como así también la provisión definitiva de estantes metálicos necesarios y las cajas fabricadas con PH alcalino, de acuerdo a la cantidad de páginas a digitalizar. Éstas serán utilizadas para el almacenamiento de los documentos escaneados y que forman parte de la presente contratación.

 

10. TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Tipo de Documento

Notas Resoluciones Registro Único del Contribuyente Personas Físicas Personas Jurídicas Formularios y Declaraciones Juradas del Contribuyente Otros documentos adicionales de otras áreas que se encuentran en el archivo de la SET.

1. 1. 1. CAMPOS ÍNDICES

Tipo de Documento: Registro Único del Contribuyente

• Personas Físicas Documentos Generales

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto

 

• Personas Físicas Documentos Específicos

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto

• Personas Jurídicas Documentos Generales

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto
• Catálogo
• Listas

• Personas Jurídicas Documentos Específicos

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto
• Catálogo
• Listas

Tipo de Documento: Notas

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Texto

Tipo de Documento: Resoluciones del Viceministro

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D - Texto
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto

Estos datos son meramente enunciativos. La empresa adjudicada deberá considerar la posibilidad de agregar la tipología documental que se encuentre en el Archivo de la SET y por ende más datos para la indexación de las imágenes siempre y cuando esto no afecte el cronograma de ejecución de los servicios y sean técnicamente viables.

 

11. REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS

Formato de archivo PDF, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación, margen.

 

12. PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN NORMALIZADOS Y APLICATIVOS MÍNIMOS REQUERIDOS

Será requerido que mínimamente se cumplan con estos requisitos:

• PROCESOS DE LA DOCUMENTACIÓN FISICA

• Recepción:

Se deberán recibir formalmente los documentos, validando toda información contenida en la lista de documentos e incluyendo observaciones si las hubiere.

• Control de documentos:

Se deberán definir aspectos como entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo de la documentación proveída para el procesamiento.

En todo momento se deberá resguardar la integridad de la documentación, siendo el personal interviniente el responsable de detectar la delicadeza, fragilidad o necesidades de mejora de los documentos, además de acompañar el procedimiento acorde a las normas de seguridad establecidas, teniendo en cuenta los métodos de conservación y normas establecidas (verificar el orden correlativo numérico, verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido con anterioridad, verificar y adecuar los documentos para el proceso de escaneo de acuerdo a su condición de almacenamiento y conservación, entre otros).

• Preparado de documentos:

Se deberá tener en cuenta criterios de recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras con código de barra para la documentación suelta y en buen estado y la preparación de la documentación antigua para el escáner planetario.

El encargado del área de preparado deberá adecuar y acondicionar los documentos recibidos formalmente del sector de control de documentos, conforme al formulario de registro codificados y versionados según los procesos de calidad certificada, validando toda la información contenida en dicho formulario e incluyendo observaciones si las hubiere.

Posteriormente deberá definir la segmentación en lotes de la documentación a modo de diferenciar: tipos de documentos, estados de conservación y cantidades homogéneas, además se debe generar por cada lote de documentos un informe escrito conteniendo:

• Lote N°
• Tipo de Documento
• Folio
• Número
• Fecha
• Estación de Escaneo
• Observaciones, como por ejemplo documentos dañados o delicados, falta de legibilidad en el original, entre otros.

La documentación se deberá trasladar internamente en la Unidad/Lugar de Digitalización únicamente en Lotes bien identificados o señalizados.

Como paso siguiente se deberá proceder a una clasificación, verificación y acondicionamiento general de cada lote según:

• Tipo de documento, que deberá permitir segmentar por lotes correspondiente a un solo tipo de documento y facilita la tarea de preparado.
• Estado de conservación, que deberá determinar la necesidad de aplicar procedimientos de mejoras o tratamientos especiales.

Los documentos ya clasificados y segmentados, se deberán disponer en mobiliarios adecuados para el almacenamiento temporal con estantes rotulados según proceso a ajustarse, por ejemplo:

• Documentos a prepararse.
• Documentos preparados.
• Tratamientos especiales para documentación antigua
• Tratamientos especiales para documentación dañada.

La documentación deberá ser revisada íntegramente, respetando las siguientes normas establecidas:

• Verificar el orden correlativo numérico.
• Vigencia del documento.
• Verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido.
• Verificar la orientación del texto impreso.
• Verificar y adecuar los documentos para el proceso de escaneo de acuerdo a su condición de almacenamiento y conservación, casos como: documentos doblados y/o arrugados (corregirlos), documentos rotos (asegurarlos con adhesivos transparentes), documentos frágiles y sensibles (protección de polipropileno o pinza de agarre de documentos para escaneo de documentación en proceso de escaneo planetario).

• Escaneo o digitalización:

Se deberá controlar todos los niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes, como ser:

• Alta compresión de archivos (imagen).
• Archivos (imagen) en formato PDF.
• Generación de archivos (imagen) con la máxima nitidez posible de acuerdo al original.
• Modo de escaneo: mejora de texto o corrección de errores.
• Seguridad: detección por ultrasonido para evitar doble alimentación de hojas y longitud.
• Detección automática de tamaño de página.
• Orientación de texto.
• Eliminación de bordes.
• Velocidad de escaneo.
• Separación por lotes.

El equipo del oferente que conforma la Unidad de Escaneo de Documentos deberá recibir internamente la documentación dispuesta en los estantes correspondientes a Documentos a Escanear y verificar los niveles óptimos de preparación de documentos cuidando las Normas de Preparado y Tratamientos especiales definidos para cada Lote como: la identificación, el orden, la cantidad podrá generar su rechazo para su posterior revisión.

Para el inicio del escaneo se deberá verificar detalladamente la configuración del Software de Captura, dicha configuración debe estar basada en condiciones óptimas de calidad de imagen, velocidad de escaneo, niveles de compresión, formato de archivos, tipo de documento original, separación por lotes, etc., que a su vez estarán ruteadas específicamente a un repositorio de almacenamiento central.

El equipo deberá realizar constantemente validaciones con respecto a las aplicaciones del Software de Captura para obtener la alta calidad de imagen comprometida en el servicio, que a su vez contará con parámetros estandarizados a respetar para cada caso en particular y estará autorizado a realizar las correcciones conforme a los parámetros establecidos previamente.

Validará y verificará en su Estación de Escaneo todo lo referente a las Zonas de Reconocimiento definidas en cada documento, aspectos de suma importancia para su posterior indexación o inclusión en el sistema, a ser realizado en base al reconocimiento de datos impresos.

Además, cada personal del equipo deberá emitir informes especiales u observaciones con respecto al tratamiento especial de documentación delicada o con estándares no coincidentes a los preestablecidos.

• Reagrupado de documentos y disposición para la guarda

Reorganizar la documentación procesada en el orden original, respetando los estándares de calidad y en este caso, el cambio de cajas y renombrado de los mismos manteniendo el orden, correlatividad y todo criterio que se pueda tener en cuenta para este proceso que facilite la búsqueda de la documentación física a través de los datos asociados, con la que se contará una vez estandarizada la base de datos, objeto de los trabajos realizados acorde a los Componentes de la Implementación.

• Devolución de la documentación

El personal del equipo de Control de Documentos primeramente deberá recibir del área de Reagrupado la documentación ya acondicionada para su disposición final y devolución, esto posterior al proceso de escaneo o digitalización, controlando la calidad del trabajo de reagrupado, estado de los documentos, orden, etc.

Por último, el personal designado debe retirar la documentación ya procesada de acuerdo al horario de devolución de documentos establecido en un acta de inicio, conforme al Formulario de Registro codificado y versionado según procesos de calidad.

• Expurgue (en caso de que se cumplan con todas las condiciones establecidas en la Ley) bajo los siguientes criterios:

• Seguir el procedimiento de la Contraloria General de la Repíblica (Resolución 872), por la que se fijan procedimientos administrativos unificados, para facilitar la tarea de control en la destrucción e incineración de los documentos oficiales de los órganos y entidades del estado, gobiernos departamentales y municipalidades
• Tener en cuenta Normas legales tanto de Archivo como las que rigen en la Institución
• Realizar tabla de valoración y temporalidad de los documentos
• Valoración de los documentos: es decir documentos de dirección, gestión, operativa/administrativa
• Valor primario y secundario.
• Tipos de documentos: es decir aquellos documentos legales no se elimina
• Te comento que ellos quieren foliados y eso lleva mucho tiempo
• También tener en cuenta concurso de precios para eliminar los documentos
• Elaborar planilla de inventario / que debe firmar cada encargado de la Unidad cuyo documento será destruido,
• Realizar actas,
• Se debe contemplar el peso de la carga de los documentos a eliminar,
• No quemar considerando el cuidado del Medio Ambiente,
• Contar con una empresa que se dedica al reciclaje de residuos de papel.

• PROCESOS DE LA DOCUMENTACIÓN DIGITAL

• Control de calidad de la imagen escaneada

Se establecerán pautas para la obtención de altos estándares de calidad de todas las imágenes escaneadas.

• Cortar los bordes negros.
• Eliminar las páginas en blanco.
• Rotar las páginas torcidas o de cabeza.
• Se verificará que el contenido sea legible con énfasis en las áreas de textos, firmas y sellos.

En caso que se detecten dobleces o las imágenes que no cumplan los estándares de calidad, se procede al paso anterior de escaneo o digitalización para la mejora configurada.

• Indexación o carga de datos

La carga de índices asociados se deberá realizar por medio de un software indexador especializado en controles de consistencia y duplicidad de datos. La implementación del proceso de Indexación se debe realizar en una de las siguientes maneras, o combinación de tales:

• Validación de la información contenida en el documento digital y que debe ser transcripta en los campos asociados (índices).
• Carga automática de los campos índices asociados, incorporando información importada de la base de datos.
• Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad

• APLICATIVOS MÍNIMOS A UTILIZAR DURANTE LOS PROCESOS

1. HERRAMIENTA DE GENERACIÓN MASIVA DE IMÁGENES

La herramienta que deberá ser utilizada para la generación masiva de las imágenes en las unidades de digitalización de la prestadora de servicios debe contemplar:

Administración: la herramienta debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:

• Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir.
• ABM: Scanner, Usuario.
• Usuario/Escáner.
• Actualizar repositorio.
• Unidad productora / serie / sub series.

Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad

• Nombre Completo: Nombre y Apellido del operador.
• Nombre usuario: Nombre del usuario.
• Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema.

Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:

• Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote.
• Editar: Permite editar un Lote ya creado.
• Borrar: Permite eliminar un Lote.
• Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.

Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados, también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado.

Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:

• Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario.
• Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado.

La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:

• ID: Auto numérico
• Orden: Número en el que se visualizara el campo.
• Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
• Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Ejemplo: el formulario requiere como mínimo un campo clave y al ser clave automáticamente es requerido.
• Editable (Si o No): debe permitir determinar si el contenido de un campo es editable o no.
• Multilíneas: debe permitir crear una caja de texto para los textos más extensos, ejemplo la descripción del resuelve de la tipología Documental Resolución.
• Visible (Si o No): debe determinar si el campo necesario que sea visible.
• Texto: debe permitir la posibilidad de ingresar datos tipo texto.
• Ancho y Largo: se debe poner configurar las dimensiones del campo, esto previendo la utilización del campo Multilíneas.
• Tipo: debe determinar tipo de objeto que se utilizará. La opción mínima debe ser Textbox para la caja de texto o del tipo combo que permite seleccionar los valores ya predefinidos.
• Tipos de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número.
• Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
• Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.

Control de procesos digitales: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.

• Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control.
• Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargados en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar que los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.

Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas.

Nombre de formulario

• Escaneado.
• Indexado.
• Dudas.
• Re escaneo.
• Control de calidad.
• Verificado.

Reportes

• Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio.
• Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos.

Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.

Revisión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.

Movimiento: Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:

• Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico.
• Documentación en cola a preparar.
• Documentación preparada.
• Documentación a escanear.
• Documentación escaneada.
• Documentación a reagrupar.
• Documentación reagrupada

Personal técnico: el oferente deberá contar en nómina de personal con el profesional para desarrollo y ajustes de la herramienta de generación masiva de imágenes utilizada en ambiente operativo de producción de archivos digitales

2. SOFTWARE ESPECIALIZADO EN OCR

Se deberá incluir un software especializado en OCR que cumpla mínimamente con las siguientes características:

- Deberá permitir la edición de documentos PDF digitalizados o generados digitalmente por software.

- Deberá permitir detectar OCR en archivos digitalizados basados en imágenes y papel.

- Deberá permitir comparar dos versiones de un documento para detectar diferencias en el contenido.

- Deberá permitir convertir de manera automática lotes de documentos indicados por el usuario para que el sistema los pueda reconvertir documentos escaneados a formatos editables como Word, Excel o superiores.

- Deberá permitir editar directamente errores tipográficos y otras correcciones en un PDF.

- Deberá permitir reorganizar o incorporar páginas nuevas, o incluso insertar y mover imágenes.

- Deberá permitir incorporar, modificar o eliminar las propiedades del documento (metadatos).

- Deberá permitir complementar campos interactivos en formularios PDF.

- Deberá permitir extraer rápidamente tablas y texto seleccionando de forma directa un área en documentos PDF digitales o escaneados; sin necesidad de efectuar ningún reconocimiento de texto adicional.

- Deberá permitir eliminar información confidencial para que no sea recuperable en algún momento posterior, incluso a la vez desde múltiples puntos del documento.

- Deberá permitir eliminar rápidamente «datos ocultos» en documentos PDF: metadatos, capas de texto, comentarios, archivos adjuntos, marcadores, etc.

- Deberá permitir establecer niveles de protección con contraseña de modo a restringir la apertura, la impresión, la edición o el acceso a la información de un PDF.

13. INFRAESTRUCTURA ADICIONAL EXIGIDA PARA EL OFERENTE

El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, estos componentes no serán transferibles a la SET.

1. Escáner especializado para documentación frágil o encuadernada

• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
• Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior.
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC.
• Con pantalla embebida de 14’’ o superior.
• Profundidad de bits: 36 bits o superior.
• Resolución: 550 dpi o superior.
• Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo.
• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: 2 (dos) como mínimo.

2. Equipamientos adicionales para la correcta ejecución del servicio como ser:

• Estaciones de trabajo
• Servidor temporal de uso interno de la unidad
• Software de base y operativos.
• Mobiliarios necesarios.
• Útiles.

14. PROCEDIMIENTOS Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACION

Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo:

• Instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso. Dichos procesos deben ir acompañado con videos tutoriales.
• Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.
• Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario todos los tipos de documentos.

El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción

15. CAPACITACIÓN

Las capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del SENAVE.

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.

La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo:

• Nombre y apellido del funcionario.
• Número de cédula de identidad.
• Dependencia a la que pertenece el funcionario.
• Fecha y hora de capacitación.
• Lugar donde se desarrolló la capacitación.
• Firma de los funcionarios capacitados.

 

Personal afectado	Contenido	Carga Horaria
Digitalización de Documentos	Control de documentos: Registros formales de documentos, correspondencia a la tipología y composición, vigencia del documento, verificar la orientación del texto impreso. Preparación y pre escaneo: Evaluación y análisis de la documentación, identificación correcta de la documentación en el proceso, como, por ejemplo: Tipo de documento, esto permite segmentar por lotes correspondiente a un solo tipo de documento y facilita la tarea de preparado. Ejemplo: Resoluciones, Contratos, Notas y otros. Estado de conservación, esto determina la necesidad de aplicar procedimientos de mejora o tratamientos especiales. Digitalización o escaneo: Verificación del trabajo y niveles del preparado, verificación de los perfiles configurados en controladores de escaneo (formato del archivo, compresión, alimentación correcta de la documentación a procesar en el escáner, verificación y control de calidad del proceso de escaneo). Carga de datos asociados e indexación: Digitación manual de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad. Validación y Control de Calidad: Verificación de las áreas reconocidas conforme a los parámetros establecidos en cada imagen, detección de errores o no conformidades a los estándares definidos con respecto a los datos introducidos en los campos de indexación, adecuación, revisión de errores o modificación para la corrección de los formatos o productos finales, considerando errores parciales o totales, ajustes de concordancia.	50 (cincuenta) horas
Personal técnico	Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada.	50 (cincuenta) horas

 

16. OBLIGACIONES DE LA CONVOCANTE

Considerando que la provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue, para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la contratista se compromete a:

• Definir un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario. Poner a disposición uno o varios personales calificados para colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma, además para la definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
• Llevar a cabo la capacitación al personal designado para la prestación del servicio de digitalización, quienes deberán participar de ésta actividad, estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 4 (cuatro) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios.
• Respetar los canales de comunicación definidos en el Plan de Trabajo propuesto por el oferente.
• Definir conjuntamente con el oferente los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo de trabajo con relación a la implementación.
• No realizar requerimientos fuera del alcance requerido ni realizar modificaciones durante la implementación y puesta en funcionamiento de los equipos.
• Consignar un lugar adecuado para que las personas que forman parte del equipo del oferente pueda llevar a cabo las tareas, como ser: Oficina climatizada, acceso a sanitarios, oficinas con tomas eléctricas y con dimensiones adecuadas para instalar al personal e infraestructura determinada como necesaria por el oferente adjudicado.
• Brindar en un plazo menor a 48 hs., respuestas a inquietudes, consultas y/o dudas, que surjan de parte del oferente adjudicado durante el desarrollo del contrato.
• Consumir métodos mediante Web Services, para la integración entre sistemas locales con el Gestor Documental en caso de ser necesario.
• Conexión a internet.

 

17. CRONOGRAMA

 

HITOS DEL PROYECTO
DESCRIPCION		Año 1													Año 2													Año 3
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13		14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25		26	27	28	29	30	31	32	33	34	35	36
Emisión de Orden de Inicio
Producto entregable 1 (uno)
Producto entregable 2 (dos)
Producto entregable 3 (tres)
Producto entregable 4 (cuatro)
Producto entregable 5 (cinco)
Producto entregable 6 (seis)
Producto entregable 7 (siete)
Producto entregable 8 (ocho)
Producto entregable 9 (nueve)
Producto entregable 10 (diez)
Producto entregable 11 (once)
Cierre del Proyecto

 

1. CARACTERÍSTICAS Y DESCRIPCIÓN ADICIONAL DE LOS PRODUCTOS ENTREGABLES

1. CARACTERISTICAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

 

• El sftware propuesto deberá estar listo para su implementación. No se aceptarán prototipos de software ni software del tipo comunitario.
• La cnsultora deberá entregar una licencia perpetua del software a favor de la SET para una cantidad ilimitada de usuarios para uso de todas las funcionalidades requeridas en las especificaciones técnicas mínimas.
• La empresa adjudicada deberá cntar con la propiedad intelectual del software requerido y para comprobar éste requisito deberá presentar una copia autenticada del certificado emitido por la Dirección Nacional de Propiedad Intelectual técnicos o en su defecto la Autorización del Fabricante para prestar Servicios de Soporte, Asistencias, configuraciones y desarrollos del software ofertado.

Las especificaciones técnicas del Software de Gestión Documental mínimamente deben incorporar:

• Ambiente Web, compatibilidad
  • Mozilla Firefox en su última versión o superior, Google Chrome en su última versión o superior, Internet Explorer en su última versión o superior y Safari en su última versión o superior.

Módulos

• Consulta o búsqueda de documentos
  • Por Campo Índice: debe posibilitar la búsqueda por campos asociados, de uno (1) a n campos creados y ordenados conforme a preferencias e ingresados durante la carga, mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Por Contenido: permite la búsqueda por palabra o conjunto de palabras claves, posicionándose en la página que presente la ocurrencia, señalando con un contorno de color la palabra buscada. Este tipo de consulta Deberá ser ejecutado incluyendo el universo total de imágenes o archivos disponibles en el sistema
  • Otras: Debe contemplar otras búsquedas, que permitan filtros avanzados como ser: fecha de alta del documento (fecha específica o mediante un intervalo de fechas) , usuario que dio de alta el documento, cantidad de páginas, tamaño del documento, estado en el cual se encuentra el documento y la posibilidad de incluir los documentos presentes en la papelera de reciclaje
  • Deberá permitir utilizar los filtros de búsqueda por índice o campo asociado o por contenido en forma simultánea
  • Deberá soportar múltiples búsquedas concurrentes
  • Deberá presentar mensajes totalmente personalizables de ayuda sobre los campos índices a filtrar, a fin de ayudar al usuario en su interpretación
  • Debe permitir por medio de la consulta, recuperar archivos, a su vez el resultado debe recuperar de forma automática todos los vinculados al mismo, como por ejemplo: Se obtiene el PBC y automáticamente se propone archivos vinculados como ser: Adendas, Acta de Apertura, Informe de Evaluación, Notificación de Adjudicación, Contratos, Actas de Recepción etc. resaltando que en todos los casos los resultados deben ser bidireccionales entre los archivos recuperados
  • Previo a la búsqueda, permitir configurar un ordenamiento para los resultados (selección según preferencias) basado en uno o más índices. Como, por ejemplo: ordenamiento por cédula, fecha de nacimiento y nombre
  • Permitir configurar el orden en que se presentan los campos índices en el resultado de búsqueda. Como ejemplo: primero cédula, segundo fecha de nacimiento y tercero nombre
  • Los resultados deben mostrarse mínimamente en dos modos:
    • Grilla: una vista resumida, en formato de filas y columnas, donde las filas son los resultados y las columnas los campos índices
    • Detalle: un vista que muestre todo el detalle de información disponible, todos los campos índices, número de página del documento, tamaño del documento, fecha de indexación y el usuario que dio de alta el documento
  • Permitir a cada usuario configurar una preferencia, definiendo cuáles campos índices desea visualizar y cuáles no, como columna en la grilla de resultados. Esto se requiere para permitir a los usuarios definir los campos índices que son más importantes para el mismo, construyendo una vista resumida al instante
  • Los resultados de búsqueda deben poder descargarse como reportes en formatos pdf y xls
  • Los resultados de búsqueda a descargar debe permitir configurar cuales campos índices o información adicional (número de página del documento, tamaño del documento, fecha de indexación, usuario que dio de alta el documento, entre otros) se incluirán en el reporte de búsqueda, indicando el orden de los mismos para mostrarlos como columnas, además permitiendo guardar una o más preferencias por cada usuario, a fin de que el usuario en la siguiente vez simplemente pueda seleccionar la preferencia y usarla
  • Los resultados de búsqueda deben paginar los resultados, como ejemplo: mostrar 10 resultados por página. El administrador deberá poder definir la cantidad de resultados por página que se necesita.
• Visualización de documentos
  • El sistema debe contar con un visor de documentos integrado
  • Permitir la posibilidad de visualizar los documentos en ventanas emergente u otra pestaña nueva del navegador web
  • Permitir incrementar o decrementar el zoom sobre el documento
  • Permitir rotar el documento a 0 (cero), 90, 180 y 270 grados, como también a 0 (cero), -90, -180 y -270 grados
  • Presentar controles para paginar el documento, con las opciones inicio de documento, página anterior, página siguiente y última página. Además debe ofrecer la posibilidad de ingresar el número de página a la cual se desea mover, evitando moverse página a página
  • Se debe poder buscar palabras o textos contenidos en el documento (OCR), resaltando las coincidencias de búsqueda en el documento
  • Al visualizar un documento, los campos índices podrán visualizarse, desplegarse en el mismo visor sin necesidad de ir a otra pantalla
  • Los usuarios que cuenten con permiso de descarga podrán descargar el documento
  • El visor debe contar con dos tipos de vista para el documento:
    • Página: presentar página a página el documento
    • Miniatura: presentar en forma de miniaturas las páginas del documento
  • Edición de dcumentos
    • Permitir agregar una o más páginas al documento, indicando la ubicación del documento en la que serán agregadas, sea esta al principio, final o entre el documento
    • Permitir eliminar páginas si el usuario cuenta el permiso de eliminación de páginas
    • Permitir editar los campos índices del documento si el usuario tiene asignado los permisos de edición
    • Permitir mover páginas en el orden deseado, si el usuario cuenta con el permiso de mover páginas
    • Permite eliminar el documento completo, moviendole a una papelera en el servidor, si el usuario cuenta el permiso de eliminación lógica
    • Permite eliminar el documento completo, si el usuario cuenta con el permiso de eliminación permanente     
  • Versinado de documentos
    • Permitir visualizar el historial de versiones por documento, generadas en forma automática tras la modificación de los mismos y/o sus campos asociados
    • Permitir acceder a versiones anteriores del documento para su consulta
  • Marcadres de ubicación del documento
    • El visualizador del sistema debe reconocer los marcadores (bookmarks) de los documentos PDF y permitir su uso como índices de acceso a páginas específicas
• Indexación de documentos
  • Los campos índices a cargar deben visualizarse en conjunto (en la misma pantalla) con el documento, para que el usuario pueda digitar los campos que se encuentran en el documento
  • Posibilidad de utilizar fuentes externas para obtención de datos en el proceso de indexación y la carga automática a partir de bases de datos
  • Posibilidad de utilizar fuentes internas para obtención de datos en el proceso de indexación y la carga automática a partir de bases de datos
  • Debe manejar mínimamente los siguientes tipos de datos:
    • Entero
    • Decimal
    • Fecha
    • Cadenas, cortas para oraciones simples y extensas para soportar párrafos completos
    • Booleano
    • Lista de ítems, con la posibilidad de seleccionar uno o más ítems
  • Posibilidad de indexar a partir de un lote de archivo importado en su conjunto de manera secuencial y de forma masiva evitando el proceso de selección individual
  • Permitir la indexación casual de documentos seleccionando individualmente los documentos deseados
  • Deberá validar los datos cargados mediante expresiones regulares que aseguren su correcto formato y consistencia
  • Debe soportar múltiples formatos de archivos: pdf, jpg/jpeg, bmp, png, Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rtf) y Open Document Format (odt, ods, odp)
• Administración de Sistema
  • Permitir el alta, baja y modificación de:
    • Tipos de documentos y sus campos asociados
    • Usuarios y grupos de usuarios
    • Permisos mediante roles por tipo de documento
      • Consulta y visualización sin marca de agua
      • Consulta restringida con visualización de marca de agua
      • Descarga de documentos
      • Indexación de documentos
      • Exportar documentos
      • Actualización de campos índices
      • Añadir páginas al documento
      • Eliminar páginas al documento
      • Mover páginas del documento
      • Vincular documentos
      • Eliminación definitiva o e papelera
      • Descargar resultado de búsqueda como reporte
    • Dependencias o Secciones Departamentales de usuarios
• Web Services
  • Debe soportar web services de tipo SOAP (Simple Object Access Protocol) y REST (Representational State Transfer) o superior
  • Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios
  • Permitir indexar documentos desde sistemas externos
  • Permitir consultar documentos mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Permitir descargar documentos desde sistemas externos, con o sin marca de agua de acuerdo a los permisos del usuario
  • Permitir actualizar documentos y sus campos índices asociados desde sistemas externos
  • Permitir eliminar documentos desde sistemas externos
  • Deberá proveer la documentación descriptiva de los métodos disponibles, los parámetros que soporta y el formato de respuesta
• Integración con Servidor de Directorio
  • Deberá posibilitar la administración centralizada de usuarios y grupos de usuarios a través de un Servidor de Directorio
  • Deberá soportar la integración con Servidores de Directorio open source como propietarios
    • Open LDAP (Open Source)
    • Windows Active Directory (Propietario)
  • Deberá soportar autenticación segura mediante Kerberos
• Auditoría
  • Deberá registrar la pista de auditoría de las acciones de los usuarios (logs de eventos) por fecha y hora, permitiendo la generación de reportes a partir de los mismos
  • Deberá registrar la fecha/hora de autenticación  y la dirección IP de usuarios que ingresen al sistema
  • Deberá registrar las búsquedas realizadas; incluyendo información del usuario, la fecha/hora, el tipo de documento consultado, y los operadores de condición utilizados (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Deberá registrar la eliminación de documentos; incluyendo información del usuario, fecha/hora, datos que identifiquen el documento eliminado
  • Deberá registrar la visualización y descarga de documentos, incluyendo información del usuario, fecha y hora
  • Deberá registrar la edición de la imagen de los documentos y sus respectivos campos índices asociados
• Reportes
  • Deberá permitir administrar el acceso a los reportes a través de roles de acceso
  • Deberá permitir generar reportes en formato PDF y XLS
  • Deberá proveer un inventario por tipo de documento, presentando los campos índices cargados y las páginas por documento
  • Deberá proveer información sobre la productividad de los indexadores, presentando fecha/hora de carga, cantidad de documentos y páginas procesadas en una fecha dada
  • Deberá proveer información sobre los usuarios, grupos y sus permisos
  • Deberá proveer un informe de consultas de documentos por rango de fecha
  • Permitirá realizar una búsqueda de documentos y en base a la misma generar un reporte, el cual permitirá seleccionar cuáles campos índices serán incluidos, personalizando así el mismo de acuerdo a la necesidad del usuario
  • Deberá proveer auditoría de las acciones realizadas por los usuarios
  • Permitirá incorporar nuevos reportes de acuerdo a las necesidades y la información de consulta y auditoría almacenada en el sistema
• Control de Vencimiento de Documentos
  • Permitir definir los documentos que el sistema controlará
  • Deberá calcular automáticamente la fecha de vencimiento a partir de la fecha de inicio de vigencia del documento
  • Permitir al usuario definir la fecha fin de vigencia del documento
  • Permitir al usuario postergar la fecha de vencimiento de los documentos
  • Deberá emitir alertas personalizadas por correo notificando los documentos que están en fechas próximas al vencimiento, permitiendo tomar las acciones anticipadas al vencimiento
  • Deberá emitir alertas personalizadas por correo notificando los documentos vencidos

• Flujo de Distribución Electrónica de Documentos
  • Función de publicación de flujos de trabajo, que permita el manejo de las distintas instancias por las que tiene que pasar un documento
  • Debe disponer de una Bandeja de entrada, con distinción de documentos leídos y no leídos
  • Debe permitir comentarios en cada instancia por las que pasan los documentos
  • Notificación personalizable vía correo de documentos distribuidos
  • Notificación vía correo con el listado de usuarios notificados al responsable de la distribución, verificando así a quienes distribuyó
  • Manejo de permisos por fase documental
  • Manejo de restricciones por transición de fases
  • Manejo de perfiles por usuarios y grupos de usuarios
  • Revisión de historial de modificaciones en los flujos
  • Al momento de publicar documentos, permitirá seleccionar las dependencias a las cuales se distribuirá
• Administración Física de Documentos
  • Deberá organizar - agrupar - buscar y otras operaciones del manejo de archivos, y como mínimo se deberán considerar los siguientes puntos:
  • Manejar la ubicación e identificación física de los documentos
  • Permitir un estricto control de la ubicación de los documentos físicos dentro del archivo
  • Generar mediante sistema Códigos de Barras que contengan información de la ubicación física en códigos QR.
  • Agilizar la búsqueda de los documentos físicos dentro del archivo
  •  Manejar multiniveles de almacenamiento de los documentos (como ser: depósito, estante, balda, caja)
  • Para cada nivel de almacenamiento manejar un número de ubicaciones (como ser varias cajas, varios estantes)
  • Manejar reubicaciones geográficas de los documentos
  • Debe generar rótulos de la ubicación de los documentos
  • Permitir el registro de préstamos del archivo físico, con campos personalizados
  • Permitir la visualización de manera rápida los documentos que se encuentran prestados
  • Manejo de vencimiento de archivos en préstamo, generando notificaciones enviadas vía email de documentos por vencer
  • Debe generar comprobantes de préstamos
• Importador e Indexador Automático
  • Deberá importar automáticamente los documentos alojados dentro de un repositorio centralizado
  • Deberá indexar automáticamente los documentos importados obteniendo los campos índices asociados a partir de fuentes externas, como ser una base de datos o un archivo con formato csv
  • Deberá permitir iniciar automáticamente en el estado inicial de los documentos
  • Deberá permitir vincular automáticamente con otros documentos mediante fuentes externas
  • Deberá permitir importar documentos en forma recursiva recorriendo los subdirectorios de la carpeta especificada
• Firma Digital
  • Permitir firmar digitalmente documentos en formato PDF mediante dispositivos criptográficos seguros (TOKEN)
  • Permitir visualizar todas las firmas digitales que cuenta el documento digital en formato PDF
  • Permitir validar la integridad de documento, comprobando que no ha sido adulterado el contenido del mismo
  • Permitir firmar un lote de documentos
  • Deberá mostrar mensaje de cantidad de documentos firmados
  • Permitir configurar firmas visibles por el documento
  • Permitir definir un flujo de firmas (esto es dependiente al Flujo de Distribución Electrónica de Documentos)
    1. Funcionalidades Mínimas Requeridas

• Envío de documentos por correo electrónico
  • Permitir enviar documentos por correo electrónico desde el sistema
  • Permitir manejar una libreta de contactos con los nombres y direcciones de los mismos
  • Permitir personalizar las marcas de agua de los documentos a ser enviados
• Control de unicidad de documentos cargados
  • Deberá controlar la unicidad de documentos mediante reglas previamente definidas, con alertas emergentes en el caso que se compruebe una duplicidad, y manejo de opciones de acciones sobre los documentos afectados

Vinculación manual y automática de documentos

• • Permitir al usuario vincular documentos que desee relacionar
  • Durante el proceso de indexación deberá vincular automáticamente los documentos que posean una relación preestablecida con una fuente externa (como ser una tabla o vista de base de datos) o interna (base de datos documental)
  • Deberá vincular los documentos bidireccionalmente, a modo de consultar la relación desde el documento origen o destino
  • Al visualizar los documentos vinculados a cierto documento, los mismos deberán presentar nombres generados automáticamente, acordes al tipo de documento y los campos claves del mismo

Papelera de Reciclaje

• • Los documentos que son eliminados pueden recuperarse de la papelera de reciclaje
  • Un usuario con los permisos suficientes podrá eliminar los documentos de manera permanente, sin posibilidad de restaurarlos

Marcas de Agua

• • Permitir configurar marcas de agua dinámicas con las siguientes opciones
    • Texto genérico
    • Nombre de rol / Grupo
    • Nombre de Usuario
    • Texto / Dependencia
    • Texto / Dependencia / Usuario
    • Marca de agua página completa
  • Permitir configurar marcas de agua a página completa
  • Dichas marcas de aguas se muestran de acuerdo al permiso de los usuarios

Seguridad

• Se requiere que la comunicación y transmisión de datos entre el cliente (navegador web) y el sistema se realice mediante el protocolo seguro de transferencia HTTPS
• Se requiere que los documentos presenten marcas de agua dinámicas de acuerdo al usuario que visualice o descargue los mismos
• Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios
• Deberá implementar las siguientes políticas para el uso de las contraseñas:
  • Expiración de contraseña. Al expirar la contraseña se deberá  forzar al usuario a cambiar su contraseña en el siguiente inicio de sesión
  • Complejidad mínima de contraseña requerida (como ser al menos de 6 caracteres, tener al menos: una letra en mayúscula, una letra en minúscula y un número)
  • Bloqueo de ingreso tras intentos fallidos consecutivos
• Autorización de visualización, edición y descarga por tipo de documento, mediante roles del sistema
• Protección contra ataques del tipo SQL Injection
• Protección contra ataques del tipo XSS (Cross Site Scripting) permanente y reflexivo, filtrando los parámetros de entrada a la aplicación. Además declarar los cookies como HTTPonly, protegiendolos de lectura y escritura por parte de scripts del lado del usuario. De esta forma solo el servidor y el navegador tendrán acceso a la información guardada en los mismos
• Protección contra ataques del tipo Clickjacking Attack utilizando cabeceras http de tipo X-Frame0ptions
• Almacenamiento de contraseñas aplicando el algoritmo SCrypt especialmente diseñado para protegerlas. No es aceptable el algoritmo MD5. Además se requiere incorporar salts aleatorias a la contraseña
• No publicar información acerca del servidor web utilizado en los servicios http, pues esta información podría resultar útil para enfocar los ataques hacia la versión específica del servidor web
• Los mensajes de excepciones mostrados en errores http deben ser personalizados a fin de no proporcionar ninguna información que pueda servir a un atacante

Documentación del sistema que deberá ser presentada con la oferta:

• Manual de Consulta
• Manual de Indexación
• Manual de Administración
• Manual de Servicios Web
• Manual de integración al LDAP
• Manual de vinculación automática de documentos
• Manual de obtención de datos de fuentes externas e internas

Escalabilidad y desempeño:

La SET requiere prueba de estrés del Sistema de Gestión digital de Documentos propuesto, de modo a establecer estándares de rendimiento y desempeño de la aplicación. Se deberán establecer los criterios de escalabilidad de la aplicación y estructura de costos asociada.

Tiempo de respuesta en la disponibilización de imágenes: se requiere que el tiempo de respuesta en la disponibilización de imágenes, con un máximo de 25 usuarios concurrentes sea menor a 1 segundo

 

2. CARACTERISTICAS DE LOS SCANNERS

• Marca y modelo: indicar
• Cantidad de Scanner:  6 (seis) unidades.
• Scanner de Documentos de Velocidad: 100 ppm / 200 ipm a 200 dpi como mínimo
• Resolución óptica: 600 ppp o superior
• Tipo de escaneo: Color, Blanco y Negro y Escala de Grises como mínimo
• Tamaño del Documento en Alimentador: Carta, A4, Oficio hasta tamaño A3 como mínimo.
• Alimentador Automático de Documentos: 500 hojas o superior
• Formato de archivos de Salida: PDF, TIFF, JPG y BMP o superior
• Interface:  Hi-Speed USB y Red Ethernet Gigabit embebido u opcional incorporado
• Funcionalidades Mínimas: Identificación automática del color, Identificación automática del tamaño de página, Mejora de color personalizado, Corrección de desviación, Detección de alimentación doble, Rotación de imagen, Bandeja de alimentación de papel ajustable, Eliminación de fondo, Eliminación de orificios de perforación, Omisión de página en blanco, Detección de grapas, Mejoramiento de texto, Reconocimiento de la orientación del texto.
• Alimentación Eléctrica: 220 Volt sin transformador
• Volumen Diario:  50.000 escaneos o superior
• Garantía: 36 meses como mínimo para todo el equipo en general, incluyendo sin costos adicionales, asistencia por garantía, con mano de obra, repuestos y partes con traslado de equipos desde el lugar de uso al proveedor y viceversa.
• Condiciones generales: Todos los equipos deben ser nuevos, de fabricación reciente, encontrarse en comercialización activa en el mercado para el que fueron diseñados.

 

3. CARACTERISTICAS DE LAS COMPUTADORAS DE ESCRITORIO

Computadoras personales (PC) de escritorio  Plantilla: Computadora Tipo 1 - Avanzada - Version: 2

4. ESCRITORIO Y SILLAS

Cantidad: 6 (seis) unidades de cada uno

5. CARACTERISTICAS PARA LA CONSULTORÍA DE ARCHIVO FÍSICO Y CONDICIONES AMBIENTALES

 

Se deberá elaborar y presentar un informe consultivo, llevado a cabo por un especialista en el rubro, demostrando documentalmente capacidad en trabajos similares, relacionado al archivo físico y las condiciones ambientales, a modo de proponer acciones a llevar a cabo en el proceso de verificación y reacondicionamiento del archivo documental, objeto del presente concurso, que como mínimo deberá contener

Diseño del protocolo de manejo del archivo físico vinculado al Software de Gestión documental para su búsqueda

Ambiente fisico, relacionadas a la documentación y entorno ambiental, evaluando causas intrínsecas del material o causas extrínsecas como ser: físico-mecánicas, fisco-ambientales, químico-ambientales, factores biológicos etc.

1. Emplazamiento, funcionalidad y accesibilidad.
2. Organización, clasificación, almacenamiento, cantidad, disposición, descripción y registro.
3. Seguridad e integridad
4. Recomendaciones generales relativas al entorno ambiental como ser: Mobiliarios, Iluminación, aireación, niveles de humedad, polvo, control de plagas, aspectos relativos a la seguridad

 

Todos los componentes citados en éste apartado pasarán a formar parte del patrimonio de la convocante una vez finalizada la ejecución del contrato, de modo que el personal de la institución prosiga con los trabajos conforme a la formación e instrucciones recibidas durante el tiempo de vigencia del contrato.

 

2. GARANTÍA Y SOPORTE TÉCNICO

El oferente adjudicado deberá suministrar asistencia técnica por vía telefónica, e-mail, chat, virtual y/o atención in situ en las oficinas de la DNCP para restablecer y corregir el servicio en caso de fallas desde la entrega de cada producto hasta un periodo de 6 meses a partir de la finalización de la etapa de mantenimiento y maduración del software, esto sin costo adicional. Esto incluye los servicios de:

 

• Consultas y soporte en operación, uso y/o explotación de nuevas funcionalidades relacionadas con el software de Gestión Documental.
• El consultor prestará la asistencia técnica en modalidad presencial y virtual en los días y horarios: lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs. para el software objeto del contrato, sin costo adicional.

 

Asistencia sobre incidentes:

 

• Consultas telefónicas: el proveedor deberá prestar atención en el horario de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs.
• Incidentes: Cuando se identifica un error, pero este no detiene los procesos o el flujo de trabajo. El proveedor dispondrá de hasta 2 días hábiles para responder.
• Incidentes críticos: Cuando se presente una situación que cause que algunos o todos los servicios queden inaccesibles o no funcionales. El proveedor deberá responder en el día (pudiendo ser fuera del horario establecido).

Es requerido que el servicio se lleve a cabo por el plazo de 12 meses posteriores a la entrega final.

 

3. CONFIDENCIALIDAD

El oferente reconoce que la información y documentación a la SET como entidad beneficiaria le proporcione, así como los datos y resultados obtenidos de la prestación de los servicios, son propiedad de la convocante, como el carácter confidencial y/o reservado en términos de la normativa aplicable y las disposiciones del Contrato.

El personal interviniente por el proveedor deberá firmar un Acuerdo de Confidencialidad de la Información, dado que el personal contratado podría acceder a información confidencial de la institución. La firma del Acuerdo de Confidencialidad se realizará al momento de la suscripción del Acta de Inicio del Servicio, por cada profesional en forma individual.

En caso que el proveedor incorpore o reemplace personal, la SET será la encargada de gestionar la firma del Acuerdo de Confidencialidad por parte de los mismos.

 

4. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DE PRODUCTOS
   1. Todos los informes deberán ser aprobados por parte de los funcionarios que la SET designe para la tarea. La empresa adjudicada deberá ponderar debidamente los comentarios que reciba, subsanar los eventuales errores, y completar el trabajo comprometido que pueda faltar. Sin embargo, la empresa adjudicada no estará obligada a modificar sus conclusiones y recomendaciones según los comentarios que reciba. Que la empresa adjudicada mantenga las conclusiones y recomendaciones de los Informes Preliminares y Final no será razón para rechazar dichos informes.
   2. Todos los documentos deben tener un Resumen Ejecutivo
   3. La empresa adjudicada solicitará al líder del proyecto la información y antecedentes sobre la situación del Archivo de la SET y éste le proporcionará para desarrollar correctamente la implementación. El líder del proyecto tendrá la responsabilidad de entregar a la empresa adjudicada los antecedentes solicitados.
   4. El líder del proyecto deberá facilitar las entrevistas que la empresa adjudicada a través de sus representantes solicite. 
5. FORMA DE PAGO

 

Producto Entregable	Descripción
1 (uno)	Producto Entregable Plan de trabajo- PDT de las actividades del Servicio y Cronograma detallado. Este plan de trabajo debe contemplar las tareas propias del servicio y las dependientes desarrolladas en la SET que afecten el avance del servicio. Protocolo para el retiro de archivos y tratamiento del archivo físico y digital.  Tanto el Plan de trabajo, como el Protocolo se realizarán en coordinación y de común acuerdo con personal de la SET y la empresa adjudicada. Montaje e instalación de Unidad Operativa de en el Laboratorio de Digitalización. Puesta de mobiliarios, equipos requeridos y planilla de funcionarios asociados al proyecto. Computadoras personales con sus accesorios cuyas CARACTERÍSTICAS serán descriptas el punto 19.
2 (dos)	Producto Entregable 6 (seis) scanners cuyas características serán descriptas en el punto 19. Resultado esperado: Entrega e instalación de los scanners con las configuraciones correspondientes para la digitalización de documentos.
3 (tres)	Producto Entregable Software de Gestión Documental instalado en el servidor proveído por la SET en ambiente productivo. 200.000 (doscientos mil) páginas importadas al sistema de gestión documental. Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.   Las CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL serán descriptas en otro apartado. Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios, conforme al nivel de acceso que la SET determine, la SET preferencia el uso de los sistemas de autenticación existentes (RUCAS, open LDAP u otros). Asimismo, el sistema deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas, tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.
4 (cuatro)	Producto Entregable Como mínimo 1.000.000 (un millón) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
5 (cinco)	Producto Entregable Como mínimo 1.300.000 (un millón trescientos mil) de páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
6 (seis)	Producto Entregable Como mínimo 1.000.000 (un millón) de páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Resultado esperado:  Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
7 (siete)	Producto Entregable Como mínimo 1.500.000 (un millón quinientos mil) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
8 (ocho)	Producto Entregable Como mínimo 1.500.000 (un millón qinientas) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
9 (nueve)	Producto Entregable Como mínimo 1.500.000 (un millón qinientas) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
10 (diez)	Producto Entregable Como mínimo 2.000.000 (dos millones) de páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
11 (once)	Producto Entregable INFORME DE ARCHIVO FÍSICO Y CONDICIONES AMBIENTALES Se deberá elaborar y presentar un informe consultivo, llevado a cabo por un especialista en bibliotecología, demostrando documentalmente capacidad en trabajos similares, relacionado al archivo físico y las condiciones ambientales, a modo de proponer acciones a llevar a cabo en el proceso de verificación En el punto 19 se describe los puntos exigidos.

 

Nro. De Orden	Descripción del Servicio	Unidad de Medida
1	Servicio de Digitalización de documentos con provisión de Software de Gestión documental y Equipamientos	Global

 

1. LINEAMIENTOS GENERALES

La Subsecretaría de Tributación del Ministerio de Hacienda en adelante la SET cuenta con una estructura orgánica cuenta con objetivos y funciones específicas para los cuales se establece una estructura orgánica de donde se desprende la Dirección De Apoyo y de Administración y Finanzas que debe administrar y velar por los recursos financieros, físicos, materiales y servicios de la SET.

Considerando lo mencionado, es necesario la contratación de una empresa solvente y con experiencia que pueda facilitar todos los componentes necesarios para la correcta implementación de la solución de Gestión Documental Integral de Archivo Físico y Digital.

 

2. OBJETIVO GENERAL

El objetivo general de esta contratación es contar con una empresa para llevar a cabo la digitalización del archivo del Departamento de Patrimonio de la SET para contar con el respaldo digital de todos los documentos además de tratarse de una solución de institucional para brindar transparencia en la gestión resguardando información en un ambiente seguro y controlado.

 

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
   1. Digitalizar los documentos físicos bajo estándares normalizados con firma digital
   2. Contar con un Sistema de Gestión Documental en el cual se puedan consultar los documentos digitalizados.
   3. Acceder a documentos digitalizados mediante un Servidor asignado por parte de la SET, para lograr el uso exclusivo para le gestión digital de los documentos
   4. Identificar la factibilidad técnica para el logro de la interoperabilidad entre los sistemas en base a la tecnología utilizada en los mismos determinando acompañamiento de personal de la SET y del consultor.
   5. Contar con una herramienta especializada en OCR para lograr al menos 95% de reconocimiento óptico de caracteres
   6. Brindar accesibilidad. seguridad y respaldo de toda la información contenida en los documentos a digitalizar, considerando la alta demanda y consulta de dichos datos.
   7. Lograr la interoperabilidad a través de servicios web entre sistemas propios de la SET tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web
   8. Ordenar el de Archivo físico de la documentación seleccionada para digitalizar.
   9. Ordenar bajo criterios normalizados la documentación física seleccionada para digitalizar incluyendo disposición final con identificación en arquipeles.
   10. Disminuir en el máximo porcentaje el acceso y la manipulación de la documentación física.
   11. Capacitar y acompañar a todos los funcionarios involucrados en el proceso de documentos y de mejora de procesos para generar independencia del consultor para le mantenimiento de la implementación.
   12. Reducir las impresiones y copias de documentos.
   13. Contar con respaldo digital de toda la documentación del área y acceso de forma rápida todas las documentaciones.
   14. Implementar soluciones integrales para la generación de imágenes de alta calidad, como es solicitado en el producto final, cumpliendo en tiempo y forma con los plazos

4. ACTIVIDADES CLAVE

1. Elaborar un Plan de Trabajo en adelante PDT que deberá ser aprobado por un equipo multidisciplinario definido por la institución una vez haya sido firmado el contrato. En ella se deberá incorporar datos del personal clave involucrado en el servicio, cronograma Gantt actualizado, procedimientos de retiro y devolución de documentos y cualquier otra información basado en la estandarización requerida para la ejecución del servicio.
2. Digitalizar 10.000.000 de páginas del Archivo de la SET. En caso de que el área solicitante se quede son documentos a digitalizar se podrán digitalizar documentos de otras áreas siempre y cuando sea previamente autorizado por el administrador del contrato.
3. Analizar los recursos tecnológicos disponibles en la SET para la instalación e implementación correcta del Software de Gestión Documental considerando la cantidad de páginas que deberán ser procesadas.
4. Certificar las características técnicas de los servidores disponibles en el Datacenter de la SET sean compatibles para la instalación del software de gestión documental con relación a la base de datos, sistemas operativos, espacios en disco, memoria entre otros.
5. Procesar los documentos físicos basado en estándares normalizados especializados para la digitalización de documentos.
6. Ordenar el archivo físico de acuerdo a las recomendaciones de la Bibliotecóloga considerando la bajo criterios normalizados de ordenamiento de la documentación física seleccionada para digitalizar incluyendo disposición final con identificación en cajas contenedoras.
7. Realizar ordenamiento físico de los documentos.
8. Identificar las características de la documentación física como ser tamaño del papel, tipo de material, tipología documental y el universo a digitalizar para cumplir con plazos pre establecidos.
1. Identificar recursos necesarios para la digitalización de los documentos en las oficinas del SET (conexión a internet, espacio físico en mts. cuadrados, acondicionamiento de la sala, climatización, acceso a sanitarios, tomas eléctricas, iluminación acorde) determinando como disposición final cajas contenedoras especiales para guarda de documentos.

5. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS

1. Participar en reuniones presenciales entre la empresa adjudicada y la SET para acordar aspectos que sirvan para la elaboración final del plan de trabajo detallado y re confirmar el cronograma a ser desarrollado en esta consultoría, otras reuniones para organizar el trabajo a llevar a cabo y tener acceso a los insumos requeridos, y para acordar la presentación de resultados preliminares y resultados finales. Deberá mantener la cantidad de reuniones que sean necesarias para el logro de los productos esperados.
2. Realizar un levantamiento y planificación de los requerimientos necesarios (infraestructura) para la implementación del Software de gestión documental.   
3. Personalizar e instalar en los servidores de la SET el Software de Gestión Documental que permita la visualización de las imágenes conforme a los requisitos establecidos. El Software de Gestión Documental debe permitir conducir a la imagen, consultar los registros bajo los criterios de indexación adicionales determinados en durante el relevamiento de información. Debe contar además con la posibilidad de incorporar nuevos tipos de documentos según las CARACTERISTICAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL requerido.
4. Procesar bajo métodos estandarizados toda la documentación física bajo los procesos propios de generación masiva de imágenes con la que cuenta la consultora.
5. Indexar las imágenes con los datos asociados de cada registro a cada archivo PDF generado bajo los criterios definidos entre la SET y la empresa adjudicada.
6. Importar masivamente los 10.000.000 de imágenes al Software de Gestión Documental instalada por producto especificado de acuerdo a lo establecido el Informe de Entrega requerido en Resultados y Productos Esperados, realizando las pruebas necesarias para asegurar su correcto funcionamiento y el muestreo para certificar su consistencia.
7. Hacer entrega de la estructura de archivos íntegramente identificados, y adicionalmente, en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación
8. Proveer el manual de usuario y el manual de aplicación del Software de Gestión Documental, incorporando las personalizaciones realizadas para la SET.
1. Elaborar un manual de procedimientos ajustados a los procesos físicos y documentales basado en estándares certificados para que el personal de la SET tenga documentado los procedimientos y no se genere una dependencia por la empresa adjudicada.
10. Realizar capacitaciones al personal de la SET, referente a la instalación, configuración, mantenimiento, copia de seguridad y operación de las aplicaciones instaladas.

Sistema de Gestión Documental (incluye la provisión del sistema)

El sistema de Gestión documental, deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente Procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley 4.017/2010, Ley 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC).

Se exigirá la Entrega de Programas Fuente de la solución de Digitalización Certificada de Documentos.

La solución deberá contemplar:

Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios, conforme al nivel de acceso que la SET determine, la SET preferencia el uso de los sistemas de autenticación existentes (RUCAS, open LDAP, otros). Asimismo, el sistema deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas, tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.

El Sistema de Digitalización Certificada de Archivos (desktop WEB - API) debe tener las siguientes funcionalidades:

1. 1. 1. 1. Convertir documentos a formato PDF. Tamaños, carta, A4, u oficio como mínimo.
         2. Incluir metadatos para la clasificación y la identificación.
         3. Comprimir los documentos, agregando la firma digital,
         4. Corroborar el documento de manera íntegra y asegurar el proceso de digitalización certificada.
         5. Escanear de manera fidedigna los documentos con validez certificada.
         6. Garantizar con un proceso el Control de calidad de los documentos.
         7. Ser capaz de crear roles, permisos y usuarios con funcionalidades determinadas establecidas por la SET;
         8. Generar informes de digitalización en tiempo real en canal privado de mensajería mediante bot.
         9. Generar Informes por hora de cantidad documentos digitalizados por email.
         10. Almacenamiento de los documentos en diferentes carpetas (documentos firmados y documentos sin firmar).
         11. Realizar la clasificación de series documentales por área definida por la SET.
         12. Generar un número de expediente único, por el cual permitirá la búsqueda del documento y un manejo optimo al operador de control de calidad
         13. Generar el Inventario documentos
         14. La solución deberá considerar los ajustes que serán requeridos a fin de adaptar la solución a los avances de la implementación de la Solución de Firma Digital que la SET está llevando a cabo, conforme a reglamentaciones emitida por la autoridad competente.
1. Acceso vía web
   1. 1. 1. El sistema web debe ser capaz de soportar consultas de documentos, de distintos tipos de usuarios, en simultáneo.
         2. Visualizador de imágenes web
         3. Utiliza la herramienta JSON.
         4. Módulo de consulta de productividad.
         5. Módulo de consulta de documentos.
2. API´s
   1. 1. 1. JSON para la adaptación a diferentes tipos de lenguajes con sus librerías
         2. API DOM (Document Object Model) aplica estilo a la página web.
         3. API ORIENTADA A ARCHIVO- permite la consulta de los documentos escaneados, a través datos específicos (fecha, tipo de documento, etc.)
         4. API verificación de firma verifica si el documento escaneado está firmado o no.
         5. API de firma se encarga de firmar el documento levantado.
         6. Las API que sean requeridas por la SET.

 Digitalización conforme a la Resolución MIC Nº 1.438/15:

La Digitalización de los documentos deberá ejecutarse según las normativas y parámetros de calidad establecidas en la Resolución MIC Nº 1.438/15 Por la cual se aprueba la guía denominada Digitalización de Documentos, en cumplimiento de las obligaciones del Ministerio de Industria y Comercio como autoridad de aplicación y emanadas de las normativas vigentes.

En el proceso de digitalización se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Preservación del documento electrónico digitalizado. La copia obtenida debe ser convenientemente clasificada, teniendo en cuenta la posibilidad de que el mismo documento exista en otro soporte. A pesar de que la digitalización certificada permite la sustitución del original, pueden presentarse problemas de duplicidad. Para garantizar que se ha conservado la integridad de la información se debe aplicar la firma digital del responsable de la conservación.

- Asegurar la disponibilidad y consulta. Debe permitirse un acceso completo y sin demora a los documentos digitalizados mediante métodos de consulta en línea o mediante la consulta de las imágenes a través de los propios sistemas de consulta de documentos. El acceso también debe cumplir con los requisitos normativos expresados en las leyes de protección de datos.

- Seguridad. La Contratante podrá implementar los controles que considere oportunos o necesarios, considerando los lineamientos de la ISO/NP 27001 "Seguridad de la información".

- La eficiencia y la eficacia de un Sistema de Gestión de Documentos Digitalizados, se refleja en la perdurabilidad de los archivos que han sido sometidos a un proceso de Digitalización, los cuales deberán estar disponibles por un plazo mínimo de 5 (cinco) años.

 

6. INFRAESTRUCTURA ACTUAL DE LA SET

La SET cuenta con un Departamento de Tecnología con profesionales técnicos especializados para brindar soporte a los usuarios. Cuentan con un Datacenter propio y pondrá a disposición servidores y recursos necesarios para la correcta implementación cuyas características mínimas son:

1. 1. 1. Servidores de Aplicaciones con Sistema Operativo tipo Linux Red Hat, con capacidad de 8 GB de RAM, espacio de disco de 500 GB, la SET preferencia el uso virtualizado sobre plataforma Nutanix a través de Acropolis.
      2. Base de Datos: la SET requiere que el Sistema utilice como repositorio Base de Datos Oracle.
      3. Almacenamiento: la SET requiere que el sistema permita la utilización de repositorios de almacenamiento tipo Storage High End.
      4. Para recomendaciones de mejoras o cualquier otro requerimiento que sea necesario para el correcto funcionamiento del Sistema deberá ser proveído por el Oferente.
      5. El oferente deberá contar con 1 (un) Técnico certificado para soporte técnico de Servidores para levantamiento de las condiciones generales de disponibilidad de servidores por parte de la SET así como para realizar las recomendaciones de mejoras con miras a un crecimiento en la generación de imágenes.

 

7. DURACIÓN

      La empresa adjudicada tendrá lugar en un plazo 36 meses desde la emisión de la orden de servicios emitida por la convocante.

      Los plazos en la entrega de los productos del servicio estarán sujetos a un cronograma de las actividades a realizar acordado entre las partes. La duración total neta es la cantidad de días hábiles a emplear para la ejecución de las tareas, prescindiendo de los tiempos que la Contratante emplee para otorgar las conformidades.

 

8. METODOLOGÍA DE TRABAJO

La SET nombrará un líder de proyecto que será el encargado del seguimiento del proyecto mediante la aplicación de la metodología ágil a implementar a través de la solución.

Éste líder de proyecto definirá un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario. Éste equipo de personas será calificado para colaborar con el equipo técnico de la empresa adjudicada.

Posterior a la definición de éste equipo, la consultora realizará la instalación y montaje de toda la unidad operativa de digitalización en las oficinas de la SET bajo las condiciones mínimas solicitadas por la consultora cuyas condiciones serán expuestas en reuniones de preparación de inicio del servicio.

 

9. COMPONENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN

Considerando la complejidad de la documentación, la información, la cantidad y los formatos de bases de datos que podrían presentarse, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:

1. Capacitación y entrenamiento al personal del oferente:

Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal de la SET estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 5 (cinco) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios, y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.

2. Actualización de base de datos:

Posterior a la actividad descripta en el punto a, es requerido que el Proveedor asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a expresiones regulares para poder realizar la obtención de datos durante el siguiente proceso que es la digitalización de documentos.

3. Digitalización de documentos:

Se podrá iniciar los procesos de digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a y b.

4. Importación masiva:

Los productos generados en imágenes deberán importarse bajo procesos masivos y tareas programadas en conjunto con el área técnica de la SET y los técnicos del oferente requeridos.

1. 1. 6. Ordenamiento físico de los documentos:

El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio y es responsabilidad de la empresa adjudicada, como así también la provisión de las cajas, estas serán utilizadas para el almacenamiento de los documentos escaneados y que forman parte de la presente contratación.

 

10. TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Tipo de Documento

Notas Resoluciones Registro Único del Contribuyente Personas Físicas Personas Jurídicas Formularios y Declaraciones Juradas del Contribuyente Otros documentos adicionales de otras áreas que se encuentran en el archivo de la SET.

1. 1. 1. CAMPOS ÍNDICES

Tipo de Documento: Registro Único del Contribuyente

• Personas Físicas Documentos Generales

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto

 

• Personas Físicas Documentos Específicos

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto

• Personas Jurídicas Documentos Generales

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto
• Catálogo
• Listas

• Personas Jurídicas Documentos Específicos

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto
• Catálogo
• Listas

Tipo de Documento: Notas

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Texto

Tipo de Documento: Resoluciones del Viceministro

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D - Texto
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto

Estos datos son meramente enunciativos. La empresa adjudicada deberá considerar la posibilidad de agregar la tipología documental que se encuentre en el Archivo de la SET y por ende más datos para la indexación de las imágenes siempre y cuando esto no afecte el cronograma de ejecución de los servicios y sean técnicamente viables.

 

11. REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS

Formato de archivo PDF, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación, margen.

 

12. PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN NORMALIZADOS Y APLICATIVOS MÍNIMOS REQUERIDOS

Será requerido que mínimamente se cumplan con estos requisitos:

• PROCESOS DE LA DOCUMENTACIÓN FISICA

• Recepción:

Se deberán recibir formalmente los documentos, validando toda información contenida en la lista de documentos e incluyendo observaciones si las hubiere.

• Control de documentos:

Se deberán definir aspectos como entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo de la documentación proveída para el procesamiento.

En todo momento se deberá resguardar la integridad de la documentación, siendo el personal interviniente el responsable de detectar la delicadeza, fragilidad o necesidades de mejora de los documentos, además de acompañar el procedimiento acorde a las normas de seguridad establecidas, teniendo en cuenta los métodos de conservación y normas establecidas (verificar el orden correlativo numérico, verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido con anterioridad, verificar y adecuar los documentos para el proceso de escaneo de acuerdo a su condición de almacenamiento y conservación, entre otros).

• Preparado de documentos:

Se deberá tener en cuenta criterios de recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras con código de barra para la documentación suelta y en buen estado y la preparación de la documentación antigua para el escáner planetario.

El encargado del área de preparado deberá adecuar y acondicionar los documentos recibidos formalmente del sector de control de documentos, conforme al formulario de registro codificados y versionados según los procesos de calidad certificada, validando toda la información contenida en dicho formulario e incluyendo observaciones si las hubiere.

Posteriormente deberá definir la segmentación en lotes de la documentación a modo de diferenciar: tipos de documentos, estados de conservación y cantidades homogéneas, además se debe generar por cada lote de documentos un informe escrito conteniendo:

• Lote N°
• Tipo de Documento
• Folio
• Número
• Fecha
• Estación de Escaneo
• Observaciones, como por ejemplo documentos dañados o delicados, falta de legibilidad en el original, entre otros.

La documentación se deberá trasladar internamente en la Unidad/Lugar de Digitalización únicamente en Lotes bien identificados o señalizados.

Como paso siguiente se deberá proceder a una clasificación, verificación y acondicionamiento general de cada lote según:

• Tipo de documento, que deberá permitir segmentar por lotes correspondiente a un solo tipo de documento y facilita la tarea de preparado.
• Estado de conservación, que deberá determinar la necesidad de aplicar procedimientos de mejoras o tratamientos especiales.

Los documentos ya clasificados y segmentados, se deberán disponer en mobiliarios adecuados para el almacenamiento temporal con estantes rotulados según proceso a ajustarse, por ejemplo:

• Documentos a prepararse.
• Documentos preparados.
• Tratamientos especiales para documentación antigua
• Tratamientos especiales para documentación dañada.

La documentación deberá ser revisada íntegramente, respetando las siguientes normas establecidas:

• Verificar el orden correlativo numérico.
• Vigencia del documento.
• Verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido.
• Verificar la orientación del texto impreso.
• Verificar y adecuar los documentos para el proceso de escaneo de acuerdo a su condición de almacenamiento y conservación, casos como: documentos doblados y/o arrugados (corregirlos), documentos rotos (asegurarlos con adhesivos transparentes), documentos frágiles y sensibles (protección de polipropileno o pinza de agarre de documentos para escaneo de documentación en proceso de escaneo planetario).

• Escaneo o digitalización:

Se deberá controlar todos los niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes, como ser:

• Alta compresión de archivos (imagen).
• Archivos (imagen) en formato PDF.
• Generación de archivos (imagen) con la máxima nitidez posible de acuerdo al original.
• Modo de escaneo: mejora de texto o corrección de errores.
• Seguridad: detección por ultrasonido para evitar doble alimentación de hojas y longitud.
• Detección automática de tamaño de página.
• Orientación de texto.
• Eliminación de bordes.
• Velocidad de escaneo.
• Separación por lotes.

El equipo del oferente que conforma la Unidad de Escaneo de Documentos deberá recibir internamente la documentación dispuesta en los estantes correspondientes a Documentos a Escanear y verificar los niveles óptimos de preparación de documentos cuidando las Normas de Preparado y Tratamientos especiales definidos para cada Lote como: la identificación, el orden, la cantidad podrá generar su rechazo para su posterior revisión.

Para el inicio del escaneo se deberá verificar detalladamente la configuración del Software de Captura, dicha configuración debe estar basada en condiciones óptimas de calidad de imagen, velocidad de escaneo, niveles de compresión, formato de archivos, tipo de documento original, separación por lotes, etc., que a su vez estarán ruteadas específicamente a un repositorio de almacenamiento central.

El equipo deberá realizar constantemente validaciones con respecto a las aplicaciones del Software de Captura para obtener la alta calidad de imagen comprometida en el servicio, que a su vez contará con parámetros estandarizados a respetar para cada caso en particular y estará autorizado a realizar las correcciones conforme a los parámetros establecidos previamente.

Validará y verificará en su Estación de Escaneo todo lo referente a las Zonas de Reconocimiento definidas en cada documento, aspectos de suma importancia para su posterior indexación o inclusión en el sistema, a ser realizado en base al reconocimiento de datos impresos.

Además, cada personal del equipo deberá emitir informes especiales u observaciones con respecto al tratamiento especial de documentación delicada o con estándares no coincidentes a los preestablecidos.

• Reagrupado de documentos y disposición para la guarda

Reorganizar la documentación procesada en el orden original, respetando los estándares de calidad y en este caso, el cambio de cajas y renombrado de los mismos manteniendo el orden, correlatividad y todo criterio que se pueda tener en cuenta para este proceso que facilite la búsqueda de la documentación física a través de los datos asociados, con la que se contará una vez estandarizada la base de datos, objeto de los trabajos realizados acorde a los Componentes de la Implementación.

• Devolución de la documentación

El personal del equipo de Control de Documentos primeramente deberá recibir del área de Reagrupado la documentación ya acondicionada para su disposición final y devolución, esto posterior al proceso de escaneo o digitalización, controlando la calidad del trabajo de reagrupado, estado de los documentos, orden, etc.

Por último, el personal designado debe retirar la documentación ya procesada de acuerdo al horario de devolución de documentos establecido en un acta de inicio, conforme al Formulario de Registro codificado y versionado según procesos de calidad.

• Expurgue (en caso de que se cumplan con todas las condiciones establecidas en la Ley) bajo los siguientes criterios:

• Seguir el procedimiento de la Contraloria General de la Repíblica (Resolución 872), por la que se fijan procedimientos administrativos unificados, para facilitar la tarea de control en la destrucción e incineración de los documentos oficiales de los órganos y entidades del estado, gobiernos departamentales y municipalidades
• Tener en cuenta Normas legales tanto de Archivo como las que rigen en la Institución
• Realizar tabla de valoración y temporalidad de los documentos
• Valoración de los documentos: es decir documentos de dirección, gestión, operativa/administrativa
• Valor primario y secundario.
• Tipos de documentos: es decir aquellos documentos legales no se elimina
• Te comento que ellos quieren foliados y eso lleva mucho tiempo
• También tener en cuenta concurso de precios para eliminar los documentos
• Elaborar planilla de inventario / que debe firmar cada encargado de la Unidad cuyo documento será destruido,
• Realizar actas,
• Se debe contemplar el peso de la carga de los documentos a eliminar,
• No quemar considerando el cuidado del Medio Ambiente,
• Contar con una empresa que se dedica al reciclaje de residuos de papel.

• PROCESOS DE LA DOCUMENTACIÓN DIGITAL

• Control de calidad de la imagen escaneada

Se establecerán pautas para la obtención de altos estándares de calidad de todas las imágenes escaneadas.

• Cortar los bordes negros.
• Eliminar las páginas en blanco.
• Rotar las páginas torcidas o de cabeza.
• Se verificará que el contenido sea legible con énfasis en las áreas de textos, firmas y sellos.

En caso que se detecten dobleces o las imágenes que no cumplan los estándares de calidad, se procede al paso anterior de escaneo o digitalización para la mejora configurada.

• Indexación o carga de datos

La carga de índices asociados se deberá realizar por medio de un software indexador especializado en controles de consistencia y duplicidad de datos. La implementación del proceso de Indexación se debe realizar en una de las siguientes maneras, o combinación de tales:

• Validación de la información contenida en el documento digital y que debe ser transcripta en los campos asociados (índices).
• Carga automática de los campos índices asociados, incorporando información importada de la base de datos.
• Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad

• APLICATIVOS MÍNIMOS A UTILIZAR DURANTE LOS PROCESOS

1. HERRAMIENTA DE GENERACIÓN MASIVA DE IMÁGENES

La herramienta que deberá ser utilizada para la generación masiva de las imágenes en las unidades de digitalización de la prestadora de servicios debe contemplar:

Administración: la herramienta debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:

• Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir.
• ABM: Scanner, Usuario.
• Usuario/Escáner.
• Actualizar repositorio.
• Unidad productora / serie / sub series.

Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad

• Nombre Completo: Nombre y Apellido del operador.
• Nombre usuario: Nombre del usuario.
• Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema.

Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:

• Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote.
• Editar: Permite editar un Lote ya creado.
• Borrar: Permite eliminar un Lote.
• Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.

Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados, también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado.

Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:

• Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario.
• Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado.

La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:

• ID: Auto numérico
• Orden: Número en el que se visualizara el campo.
• Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
• Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Ejemplo: el formulario requiere como mínimo un campo clave y al ser clave automáticamente es requerido.
• Editable (Si o No): debe permitir determinar si el contenido de un campo es editable o no.
• Multilíneas: debe permitir crear una caja de texto para los textos más extensos, ejemplo la descripción del resuelve de la tipología Documental Resolución.
• Visible (Si o No): debe determinar si el campo necesario que sea visible.
• Texto: debe permitir la posibilidad de ingresar datos tipo texto.
• Ancho y Largo: se debe poner configurar las dimensiones del campo, esto previendo la utilización del campo Multilíneas.
• Tipo: debe determinar tipo de objeto que se utilizará. La opción mínima debe ser Textbox para la caja de texto o del tipo combo que permite seleccionar los valores ya predefinidos.
• Tipos de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número.
• Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
• Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.

Control de procesos digitales: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.

• Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control.
• Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargados en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar que los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.

Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas.

Nombre de formulario

• Escaneado.
• Indexado.
• Dudas.
• Re escaneo.
• Control de calidad.
• Verificado.

Reportes

• Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio.
• Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos.

Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.

Revisión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.

Movimiento: Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:

• Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico.
• Documentación en cola a preparar.
• Documentación preparada.
• Documentación a escanear.
• Documentación escaneada.
• Documentación a reagrupar.
• Documentación reagrupada

Personal técnico: el oferente deberá contar en nómina de personal con el profesional para desarrollo y ajustes de la herramienta de generación masiva de imágenes utilizada en ambiente operativo de producción de archivos digitales

2. SOFTWARE ESPECIALIZADO EN OCR

Se deberá incluir un software especializado en OCR que cumpla mínimamente con las siguientes características:

- Deberá permitir la edición de documentos PDF digitalizados o generados digitalmente por software.

- Deberá permitir detectar OCR en archivos digitalizados basados en imágenes y papel.

- Deberá permitir comparar dos versiones de un documento para detectar diferencias en el contenido.

- Deberá permitir convertir de manera automática lotes de documentos indicados por el usuario para que el sistema los pueda reconvertir documentos escaneados a formatos editables como Word, Excel o superiores.

- Deberá permitir editar directamente errores tipográficos y otras correcciones en un PDF.

- Deberá permitir reorganizar o incorporar páginas nuevas, o incluso insertar y mover imágenes.

- Deberá permitir incorporar, modificar o eliminar las propiedades del documento (metadatos).

- Deberá permitir complementar campos interactivos en formularios PDF.

- Deberá permitir extraer rápidamente tablas y texto seleccionando de forma directa un área en documentos PDF digitales o escaneados; sin necesidad de efectuar ningún reconocimiento de texto adicional.

- Deberá permitir eliminar información confidencial para que no sea recuperable en algún momento posterior, incluso a la vez desde múltiples puntos del documento.

- Deberá permitir eliminar rápidamente «datos ocultos» en documentos PDF: metadatos, capas de texto, comentarios, archivos adjuntos, marcadores, etc.

- Deberá permitir establecer niveles de protección con contraseña de modo a restringir la apertura, la impresión, la edición o el acceso a la información de un PDF.

13. INFRAESTRUCTURA ADICIONAL EXIGIDA PARA EL OFERENTE

El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, estos componentes no serán transferibles a la SET.

1. Escáner especializado para documentación frágil o encuadernada

• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
• Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior.
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC.
• Con pantalla embebida de 14’’ o superior.
• Profundidad de bits: 36 bits o superior.
• Resolución: 550 dpi o superior.
• Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo.
• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: 2 (dos) como mínimo.

2. Equipamientos adicionales para la correcta ejecución del servicio como ser:

• Estaciones de trabajo
• Servidor temporal de uso interno de la unidad
• Software de base y operativos.
• Mobiliarios necesarios.
• Útiles.

14. PROCEDIMIENTOS Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACION

Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo:

• Instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso. Dichos procesos deben ir acompañado con videos tutoriales.
• Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.
• Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario todos los tipos de documentos.

El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción

15. CAPACITACIÓN

Las capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del SENAVE.

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.

La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo:

• Nombre y apellido del funcionario.
• Número de cédula de identidad.
• Dependencia a la que pertenece el funcionario.
• Fecha y hora de capacitación.
• Lugar donde se desarrolló la capacitación.
• Firma de los funcionarios capacitados.

 

Personal afectado	Contenido	Carga Horaria
Digitalización de Documentos	Control de documentos: Registros formales de documentos, correspondencia a la tipología y composición, vigencia del documento, verificar la orientación del texto impreso. Preparación y pre escaneo: Evaluación y análisis de la documentación, identificación correcta de la documentación en el proceso, como, por ejemplo: Tipo de documento, esto permite segmentar por lotes correspondiente a un solo tipo de documento y facilita la tarea de preparado. Ejemplo: Resoluciones, Contratos, Notas y otros. Estado de conservación, esto determina la necesidad de aplicar procedimientos de mejora o tratamientos especiales. Digitalización o escaneo: Verificación del trabajo y niveles del preparado, verificación de los perfiles configurados en controladores de escaneo (formato del archivo, compresión, alimentación correcta de la documentación a procesar en el escáner, verificación y control de calidad del proceso de escaneo). Carga de datos asociados e indexación: Digitación manual de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad. Validación y Control de Calidad: Verificación de las áreas reconocidas conforme a los parámetros establecidos en cada imagen, detección de errores o no conformidades a los estándares definidos con respecto a los datos introducidos en los campos de indexación, adecuación, revisión de errores o modificación para la corrección de los formatos o productos finales, considerando errores parciales o totales, ajustes de concordancia.	50 (cincuenta) horas
Personal técnico	Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada.	50 (cincuenta) horas

 

16. OBLIGACIONES DE LA CONVOCANTE

Considerando que la provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue, para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la contratista se compromete a:

• Definir un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario. Poner a disposición uno o varios personales calificados para colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma, además para la definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
• Llevar a cabo la capacitación al personal designado para la prestación del servicio de digitalización, quienes deberán participar de ésta actividad, estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 4 (cuatro) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios.
• Respetar los canales de comunicación definidos en el Plan de Trabajo propuesto por el oferente.
• Definir conjuntamente con el oferente los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo de trabajo con relación a la implementación.
• No realizar requerimientos fuera del alcance requerido ni realizar modificaciones durante la implementación y puesta en funcionamiento de los equipos.
• Consignar un lugar adecuado para que las personas que forman parte del equipo del oferente pueda llevar a cabo las tareas, como ser: Oficina climatizada, acceso a sanitarios, oficinas con tomas eléctricas y con dimensiones adecuadas para instalar al personal e infraestructura determinada como necesaria por el oferente adjudicado.
• Brindar en un plazo menor a 48 hs., respuestas a inquietudes, consultas y/o dudas, que surjan de parte del oferente adjudicado durante el desarrollo del contrato.
• Consumir métodos mediante Web Services, para la integración entre sistemas locales con el Gestor Documental en caso de ser necesario.
• Conexión a internet.

 

17. CRONOGRAMA

 

HITOS DEL PROYECTO
DESCRIPCION		Año 1													Año 2													Año 3
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13		14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25		26	27	28	29	30	31	32	33	34	35	36
Emisión de Orden de Inicio
Producto entregable 1 (uno)
Producto entregable 2 (dos)
Producto entregable 3 (tres)
Producto entregable 4 (cuatro)
Producto entregable 5 (cinco)
Producto entregable 6 (seis)
Producto entregable 7 (siete)
Producto entregable 8 (ocho)
Producto entregable 9 (nueve)
Producto entregable 10 (diez)
Producto entregable 11 (once)
Cierre del Proyecto

 

1. CARACTERÍSTICAS Y DESCRIPCIÓN ADICIONAL DE LOS PRODUCTOS ENTREGABLES

1. CARACTERISTICAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

 

• El sftware propuesto deberá estar listo para su implementación. No se aceptarán prototipos de software ni software del tipo comunitario.
• La cnsultora deberá entregar una licencia perpetua del software a favor de la SET para una cantidad ilimitada de usuarios para uso de todas las funcionalidades requeridas en las especificaciones técnicas mínimas.
• La empresa adjudicada deberá cntar con la propiedad intelectual del software requerido y para comprobar éste requisito deberá presentar una copia autenticada del certificado emitido por la Dirección Nacional de Propiedad Intelectual técnicos o en su defecto la Autorización del Fabricante para prestar Servicios de Soporte, Asistencias, configuraciones y desarrollos del software ofertado.

Las especificaciones técnicas del Software de Gestión Documental mínimamente deben incorporar:

• Ambiente Web, compatibilidad
  • Mozilla Firefox en su última versión o superior, Google Chrome en su última versión o superior, Internet Explorer en su última versión o superior y Safari en su última versión o superior.

Módulos

• Consulta o búsqueda de documentos
  • Por Campo Índice: debe posibilitar la búsqueda por campos asociados, de uno (1) a n campos creados y ordenados conforme a preferencias e ingresados durante la carga, mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Por Contenido: permite la búsqueda por palabra o conjunto de palabras claves, posicionándose en la página que presente la ocurrencia, señalando con un contorno de color la palabra buscada. Este tipo de consulta Deberá ser ejecutado incluyendo el universo total de imágenes o archivos disponibles en el sistema
  • Otras: Debe contemplar otras búsquedas, que permitan filtros avanzados como ser: fecha de alta del documento (fecha específica o mediante un intervalo de fechas) , usuario que dio de alta el documento, cantidad de páginas, tamaño del documento, estado en el cual se encuentra el documento y la posibilidad de incluir los documentos presentes en la papelera de reciclaje
  • Deberá permitir utilizar los filtros de búsqueda por índice o campo asociado o por contenido en forma simultánea
  • Deberá soportar múltiples búsquedas concurrentes
  • Deberá presentar mensajes totalmente personalizables de ayuda sobre los campos índices a filtrar, a fin de ayudar al usuario en su interpretación
  • Debe permitir por medio de la consulta, recuperar archivos, a su vez el resultado debe recuperar de forma automática todos los vinculados al mismo, como por ejemplo: Se obtiene el PBC y automáticamente se propone archivos vinculados como ser: Adendas, Acta de Apertura, Informe de Evaluación, Notificación de Adjudicación, Contratos, Actas de Recepción etc. resaltando que en todos los casos los resultados deben ser bidireccionales entre los archivos recuperados
  • Previo a la búsqueda, permitir configurar un ordenamiento para los resultados (selección según preferencias) basado en uno o más índices. Como, por ejemplo: ordenamiento por cédula, fecha de nacimiento y nombre
  • Permitir configurar el orden en que se presentan los campos índices en el resultado de búsqueda. Como ejemplo: primero cédula, segundo fecha de nacimiento y tercero nombre
  • Los resultados deben mostrarse mínimamente en dos modos:
    • Grilla: una vista resumida, en formato de filas y columnas, donde las filas son los resultados y las columnas los campos índices
    • Detalle: un vista que muestre todo el detalle de información disponible, todos los campos índices, número de página del documento, tamaño del documento, fecha de indexación y el usuario que dio de alta el documento
  • Permitir a cada usuario configurar una preferencia, definiendo cuáles campos índices desea visualizar y cuáles no, como columna en la grilla de resultados. Esto se requiere para permitir a los usuarios definir los campos índices que son más importantes para el mismo, construyendo una vista resumida al instante
  • Los resultados de búsqueda deben poder descargarse como reportes en formatos pdf y xls
  • Los resultados de búsqueda a descargar debe permitir configurar cuales campos índices o información adicional (número de página del documento, tamaño del documento, fecha de indexación, usuario que dio de alta el documento, entre otros) se incluirán en el reporte de búsqueda, indicando el orden de los mismos para mostrarlos como columnas, además permitiendo guardar una o más preferencias por cada usuario, a fin de que el usuario en la siguiente vez simplemente pueda seleccionar la preferencia y usarla
  • Los resultados de búsqueda deben paginar los resultados, como ejemplo: mostrar 10 resultados por página. El administrador deberá poder definir la cantidad de resultados por página que se necesita.
• Visualización de documentos
  • El sistema debe contar con un visor de documentos integrado
  • Permitir la posibilidad de visualizar los documentos en ventanas emergente u otra pestaña nueva del navegador web
  • Permitir incrementar o decrementar el zoom sobre el documento
  • Permitir rotar el documento a 0 (cero), 90, 180 y 270 grados, como también a 0 (cero), -90, -180 y -270 grados
  • Presentar controles para paginar el documento, con las opciones inicio de documento, página anterior, página siguiente y última página. Además debe ofrecer la posibilidad de ingresar el número de página a la cual se desea mover, evitando moverse página a página
  • Se debe poder buscar palabras o textos contenidos en el documento (OCR), resaltando las coincidencias de búsqueda en el documento
  • Al visualizar un documento, los campos índices podrán visualizarse, desplegarse en el mismo visor sin necesidad de ir a otra pantalla
  • Los usuarios que cuenten con permiso de descarga podrán descargar el documento
  • El visor debe contar con dos tipos de vista para el documento:
    • Página: presentar página a página el documento
    • Miniatura: presentar en forma de miniaturas las páginas del documento
  • Edición de dcumentos
    • Permitir agregar una o más páginas al documento, indicando la ubicación del documento en la que serán agregadas, sea esta al principio, final o entre el documento
    • Permitir eliminar páginas si el usuario cuenta el permiso de eliminación de páginas
    • Permitir editar los campos índices del documento si el usuario tiene asignado los permisos de edición
    • Permitir mover páginas en el orden deseado, si el usuario cuenta con el permiso de mover páginas
    • Permite eliminar el documento completo, moviendole a una papelera en el servidor, si el usuario cuenta el permiso de eliminación lógica
    • Permite eliminar el documento completo, si el usuario cuenta con el permiso de eliminación permanente     
  • Versinado de documentos
    • Permitir visualizar el historial de versiones por documento, generadas en forma automática tras la modificación de los mismos y/o sus campos asociados
    • Permitir acceder a versiones anteriores del documento para su consulta
  • Marcadres de ubicación del documento
    • El visualizador del sistema debe reconocer los marcadores (bookmarks) de los documentos PDF y permitir su uso como índices de acceso a páginas específicas
• Indexación de documentos
  • Los campos índices a cargar deben visualizarse en conjunto (en la misma pantalla) con el documento, para que el usuario pueda digitar los campos que se encuentran en el documento
  • Posibilidad de utilizar fuentes externas para obtención de datos en el proceso de indexación y la carga automática a partir de bases de datos
  • Posibilidad de utilizar fuentes internas para obtención de datos en el proceso de indexación y la carga automática a partir de bases de datos
  • Debe manejar mínimamente los siguientes tipos de datos:
    • Entero
    • Decimal
    • Fecha
    • Cadenas, cortas para oraciones simples y extensas para soportar párrafos completos
    • Booleano
    • Lista de ítems, con la posibilidad de seleccionar uno o más ítems
  • Posibilidad de indexar a partir de un lote de archivo importado en su conjunto de manera secuencial y de forma masiva evitando el proceso de selección individual
  • Permitir la indexación casual de documentos seleccionando individualmente los documentos deseados
  • Deberá validar los datos cargados mediante expresiones regulares que aseguren su correcto formato y consistencia
  • Debe soportar múltiples formatos de archivos: pdf, jpg/jpeg, bmp, png, Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rtf) y Open Document Format (odt, ods, odp)
• Administración de Sistema
  • Permitir el alta, baja y modificación de:
    • Tipos de documentos y sus campos asociados
    • Usuarios y grupos de usuarios
    • Permisos mediante roles por tipo de documento
      • Consulta y visualización sin marca de agua
      • Consulta restringida con visualización de marca de agua
      • Descarga de documentos
      • Indexación de documentos
      • Exportar documentos
      • Actualización de campos índices
      • Añadir páginas al documento
      • Eliminar páginas al documento
      • Mover páginas del documento
      • Vincular documentos
      • Eliminación definitiva o e papelera
      • Descargar resultado de búsqueda como reporte
    • Dependencias o Secciones Departamentales de usuarios
• Web Services
  • Debe soportar web services de tipo SOAP (Simple Object Access Protocol) y REST (Representational State Transfer) o superior
  • Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios
  • Permitir indexar documentos desde sistemas externos
  • Permitir consultar documentos mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Permitir descargar documentos desde sistemas externos, con o sin marca de agua de acuerdo a los permisos del usuario
  • Permitir actualizar documentos y sus campos índices asociados desde sistemas externos
  • Permitir eliminar documentos desde sistemas externos
  • Deberá proveer la documentación descriptiva de los métodos disponibles, los parámetros que soporta y el formato de respuesta
• Integración con Servidor de Directorio
  • Deberá posibilitar la administración centralizada de usuarios y grupos de usuarios a través de un Servidor de Directorio
  • Deberá soportar la integración con Servidores de Directorio open source como propietarios
    • Open LDAP (Open Source)
    • Windows Active Directory (Propietario)
  • Deberá soportar autenticación segura mediante Kerberos
• Auditoría
  • Deberá registrar la pista de auditoría de las acciones de los usuarios (logs de eventos) por fecha y hora, permitiendo la generación de reportes a partir de los mismos
  • Deberá registrar la fecha/hora de autenticación  y la dirección IP de usuarios que ingresen al sistema
  • Deberá registrar las búsquedas realizadas; incluyendo información del usuario, la fecha/hora, el tipo de documento consultado, y los operadores de condición utilizados (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Deberá registrar la eliminación de documentos; incluyendo información del usuario, fecha/hora, datos que identifiquen el documento eliminado
  • Deberá registrar la visualización y descarga de documentos, incluyendo información del usuario, fecha y hora
  • Deberá registrar la edición de la imagen de los documentos y sus respectivos campos índices asociados
• Reportes
  • Deberá permitir administrar el acceso a los reportes a través de roles de acceso
  • Deberá permitir generar reportes en formato PDF y XLS
  • Deberá proveer un inventario por tipo de documento, presentando los campos índices cargados y las páginas por documento
  • Deberá proveer información sobre la productividad de los indexadores, presentando fecha/hora de carga, cantidad de documentos y páginas procesadas en una fecha dada
  • Deberá proveer información sobre los usuarios, grupos y sus permisos
  • Deberá proveer un informe de consultas de documentos por rango de fecha
  • Permitirá realizar una búsqueda de documentos y en base a la misma generar un reporte, el cual permitirá seleccionar cuáles campos índices serán incluidos, personalizando así el mismo de acuerdo a la necesidad del usuario
  • Deberá proveer auditoría de las acciones realizadas por los usuarios
  • Permitirá incorporar nuevos reportes de acuerdo a las necesidades y la información de consulta y auditoría almacenada en el sistema
• Control de Vencimiento de Documentos
  • Permitir definir los documentos que el sistema controlará
  • Deberá calcular automáticamente la fecha de vencimiento a partir de la fecha de inicio de vigencia del documento
  • Permitir al usuario definir la fecha fin de vigencia del documento
  • Permitir al usuario postergar la fecha de vencimiento de los documentos
  • Deberá emitir alertas personalizadas por correo notificando los documentos que están en fechas próximas al vencimiento, permitiendo tomar las acciones anticipadas al vencimiento
  • Deberá emitir alertas personalizadas por correo notificando los documentos vencidos

• Flujo de Distribución Electrónica de Documentos
  • Función de publicación de flujos de trabajo, que permita el manejo de las distintas instancias por las que tiene que pasar un documento
  • Debe disponer de una Bandeja de entrada, con distinción de documentos leídos y no leídos
  • Debe permitir comentarios en cada instancia por las que pasan los documentos
  • Notificación personalizable vía correo de documentos distribuidos
  • Notificación vía correo con el listado de usuarios notificados al responsable de la distribución, verificando así a quienes distribuyó
  • Manejo de permisos por fase documental
  • Manejo de restricciones por transición de fases
  • Manejo de perfiles por usuarios y grupos de usuarios
  • Revisión de historial de modificaciones en los flujos
  • Al momento de publicar documentos, permitirá seleccionar las dependencias a las cuales se distribuirá
• Administración Física de Documentos
  • Deberá organizar - agrupar - buscar y otras operaciones del manejo de archivos, y como mínimo se deberán considerar los siguientes puntos:
  • Manejar la ubicación e identificación física de los documentos
  • Permitir un estricto control de la ubicación de los documentos físicos dentro del archivo
  • Generar mediante sistema Códigos de Barras que contengan información de la ubicación física en códigos QR.
  • Agilizar la búsqueda de los documentos físicos dentro del archivo
  •  Manejar multiniveles de almacenamiento de los documentos (como ser: depósito, estante, balda, caja)
  • Para cada nivel de almacenamiento manejar un número de ubicaciones (como ser varias cajas, varios estantes)
  • Manejar reubicaciones geográficas de los documentos
  • Debe generar rótulos de la ubicación de los documentos
  • Permitir el registro de préstamos del archivo físico, con campos personalizados
  • Permitir la visualización de manera rápida los documentos que se encuentran prestados
  • Manejo de vencimiento de archivos en préstamo, generando notificaciones enviadas vía email de documentos por vencer
  • Debe generar comprobantes de préstamos
• Importador e Indexador Automático
  • Deberá importar automáticamente los documentos alojados dentro de un repositorio centralizado
  • Deberá indexar automáticamente los documentos importados obteniendo los campos índices asociados a partir de fuentes externas, como ser una base de datos o un archivo con formato csv
  • Deberá permitir iniciar automáticamente en el estado inicial de los documentos
  • Deberá permitir vincular automáticamente con otros documentos mediante fuentes externas
  • Deberá permitir importar documentos en forma recursiva recorriendo los subdirectorios de la carpeta especificada
• Firma Digital
  • Permitir firmar digitalmente documentos en formato PDF mediante dispositivos criptográficos seguros (TOKEN)
  • Permitir visualizar todas las firmas digitales que cuenta el documento digital en formato PDF
  • Permitir validar la integridad de documento, comprobando que no ha sido adulterado el contenido del mismo
  • Permitir firmar un lote de documentos
  • Deberá mostrar mensaje de cantidad de documentos firmados
  • Permitir configurar firmas visibles por el documento
  • Permitir definir un flujo de firmas (esto es dependiente al Flujo de Distribución Electrónica de Documentos)
    1. Funcionalidades Mínimas Requeridas

• Envío de documentos por correo electrónico
  • Permitir enviar documentos por correo electrónico desde el sistema
  • Permitir manejar una libreta de contactos con los nombres y direcciones de los mismos
  • Permitir personalizar las marcas de agua de los documentos a ser enviados
• Control de unicidad de documentos cargados
  • Deberá controlar la unicidad de documentos mediante reglas previamente definidas, con alertas emergentes en el caso que se compruebe una duplicidad, y manejo de opciones de acciones sobre los documentos afectados

Vinculación manual y automática de documentos

• • Permitir al usuario vincular documentos que desee relacionar
  • Durante el proceso de indexación deberá vincular automáticamente los documentos que posean una relación preestablecida con una fuente externa (como ser una tabla o vista de base de datos) o interna (base de datos documental)
  • Deberá vincular los documentos bidireccionalmente, a modo de consultar la relación desde el documento origen o destino
  • Al visualizar los documentos vinculados a cierto documento, los mismos deberán presentar nombres generados automáticamente, acordes al tipo de documento y los campos claves del mismo

Papelera de Reciclaje

• • Los documentos que son eliminados pueden recuperarse de la papelera de reciclaje
  • Un usuario con los permisos suficientes podrá eliminar los documentos de manera permanente, sin posibilidad de restaurarlos

Marcas de Agua

• • Permitir configurar marcas de agua dinámicas con las siguientes opciones
    • Texto genérico
    • Nombre de rol / Grupo
    • Nombre de Usuario
    • Texto / Dependencia
    • Texto / Dependencia / Usuario
    • Marca de agua página completa
  • Permitir configurar marcas de agua a página completa
  • Dichas marcas de aguas se muestran de acuerdo al permiso de los usuarios

Seguridad

• Se requiere que la comunicación y transmisión de datos entre el cliente (navegador web) y el sistema se realice mediante el protocolo seguro de transferencia HTTPS
• Se requiere que los documentos presenten marcas de agua dinámicas de acuerdo al usuario que visualice o descargue los mismos
• Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios
• Deberá implementar las siguientes políticas para el uso de las contraseñas:
  • Expiración de contraseña. Al expirar la contraseña se deberá  forzar al usuario a cambiar su contraseña en el siguiente inicio de sesión
  • Complejidad mínima de contraseña requerida (como ser al menos de 6 caracteres, tener al menos: una letra en mayúscula, una letra en minúscula y un número)
  • Bloqueo de ingreso tras intentos fallidos consecutivos
• Autorización de visualización, edición y descarga por tipo de documento, mediante roles del sistema
• Protección contra ataques del tipo SQL Injection
• Protección contra ataques del tipo XSS (Cross Site Scripting) permanente y reflexivo, filtrando los parámetros de entrada a la aplicación. Además declarar los cookies como HTTPonly, protegiendolos de lectura y escritura por parte de scripts del lado del usuario. De esta forma solo el servidor y el navegador tendrán acceso a la información guardada en los mismos
• Protección contra ataques del tipo Clickjacking Attack utilizando cabeceras http de tipo X-Frame0ptions
• Almacenamiento de contraseñas aplicando el algoritmo SCrypt especialmente diseñado para protegerlas. No es aceptable el algoritmo MD5. Además se requiere incorporar salts aleatorias a la contraseña
• No publicar información acerca del servidor web utilizado en los servicios http, pues esta información podría resultar útil para enfocar los ataques hacia la versión específica del servidor web
• Los mensajes de excepciones mostrados en errores http deben ser personalizados a fin de no proporcionar ninguna información que pueda servir a un atacante

Documentación del sistema que deberá ser presentada con la oferta:

• Manual de Consulta
• Manual de Indexación
• Manual de Administración
• Manual de Servicios Web
• Manual de integración al LDAP
• Manual de vinculación automática de documentos
• Manual de obtención de datos de fuentes externas e internas

Escalabilidad y desempeño:

La SET requiere prueba de estrés del Sistema de Gestión digital de Documentos propuesto, de modo a establecer estándares de rendimiento y desempeño de la aplicación. Se deberán establecer los criterios de escalabilidad de la aplicación y estructura de costos asociada.

Tiempo de respuesta en la disponibilización de imágenes: se requiere que el tiempo de respuesta en la disponibilización de imágenes, con un máximo de 25 usuarios concurrentes sea menor a 1 segundo

 

2. CARACTERISTICAS DE LOS SCANNERS

• Marca y modelo: indicar
• Cantidad de Scanner:  6 (seis) unidades.
• Scanner de Documentos de Velocidad: 100 ppm / 200 ipm a 200 dpi como mínimo
• Resolución óptica: 600 ppp o superior
• Tipo de escaneo: Color, Blanco y Negro y Escala de Grises como mínimo
• Tamaño del Documento en Alimentador: Carta, A4, Oficio hasta tamaño A3 como mínimo.
• Alimentador Automático de Documentos: 500 hojas o superior
• Formato de archivos de Salida: PDF, TIFF, JPG y BMP o superior
• Interface:  Hi-Speed USB y Red Ethernet Gigabit embebido u opcional incorporado
• Funcionalidades Mínimas: Identificación automática del color, Identificación automática del tamaño de página, Mejora de color personalizado, Corrección de desviación, Detección de alimentación doble, Rotación de imagen, Bandeja de alimentación de papel ajustable, Eliminación de fondo, Eliminación de orificios de perforación, Omisión de página en blanco, Detección de grapas, Mejoramiento de texto, Reconocimiento de la orientación del texto.
• Alimentación Eléctrica: 220 Volt sin transformador
• Volumen Diario:  50.000 escaneos o superior
• Garantía: 36 meses como mínimo para todo el equipo en general, incluyendo sin costos adicionales, asistencia por garantía, con mano de obra, repuestos y partes con traslado de equipos desde el lugar de uso al proveedor y viceversa.
• Condiciones generales: Todos los equipos deben ser nuevos, de fabricación reciente, encontrarse en comercialización activa en el mercado para el que fueron diseñados.

 

3. CARACTERISTICAS DE LAS COMPUTADORAS DE ESCRITORIO

Computadoras personales (PC) de escritorio  Plantilla: Computadora Tipo 1 - Avanzada - Version: 2

4. ESCRITORIO Y SILLAS

Cantidad: 6 (seis) unidades de cada uno

5. CARACTERISTICAS PARA LA CONSULTORÍA DE ARCHIVO FÍSICO Y CONDICIONES AMBIENTALES

 

Se deberá elaborar y presentar un informe consultivo, llevado a cabo por un especialista en el rubro, demostrando documentalmente capacidad en trabajos similares, relacionado al archivo físico y las condiciones ambientales, a modo de proponer acciones a llevar a cabo en el proceso de verificación y reacondicionamiento del archivo documental, objeto del presente concurso, que como mínimo deberá contener

Diseño del protocolo de manejo del archivo físico vinculado al Software de Gestión documental para su búsqueda

Ambiente fisico, relacionadas a la documentación y entorno ambiental, evaluando causas intrínsecas del material o causas extrínsecas como ser: físico-mecánicas, fisco-ambientales, químico-ambientales, factores biológicos etc.

1. Emplazamiento, funcionalidad y accesibilidad.
2. Organización, clasificación, almacenamiento, cantidad, disposición, descripción y registro.
3. Seguridad e integridad
4. Recomendaciones generales relativas al entorno ambiental como ser: Mobiliarios, Iluminación, aireación, niveles de humedad, polvo, control de plagas, aspectos relativos a la seguridad

 

Todos los componentes citados en éste apartado pasarán a formar parte del patrimonio de la convocante una vez finalizada la ejecución del contrato, de modo que el personal de la institución prosiga con los trabajos conforme a la formación e instrucciones recibidas durante el tiempo de vigencia del contrato.

 

2. GARANTÍA Y SOPORTE TÉCNICO

El oferente adjudicado deberá suministrar asistencia técnica por vía telefónica, e-mail, chat, virtual y/o atención in situ en las oficinas de la DNCP para restablecer y corregir el servicio en caso de fallas desde la entrega de cada producto hasta un periodo de 6 meses a partir de la finalización de la etapa de mantenimiento y maduración del software, esto sin costo adicional. Esto incluye los servicios de:

 

• Consultas y soporte en operación, uso y/o explotación de nuevas funcionalidades relacionadas con el software de Gestión Documental.
• El consultor prestará la asistencia técnica en modalidad presencial y virtual en los días y horarios: lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs. para el software objeto del contrato, sin costo adicional.

 

Asistencia sobre incidentes:

 

• Consultas telefónicas: el proveedor deberá prestar atención en el horario de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs.
• Incidentes: Cuando se identifica un error, pero este no detiene los procesos o el flujo de trabajo. El proveedor dispondrá de hasta 2 días hábiles para responder.
• Incidentes críticos: Cuando se presente una situación que cause que algunos o todos los servicios queden inaccesibles o no funcionales. El proveedor deberá responder en el día (pudiendo ser fuera del horario establecido).

Es requerido que el servicio se lleve a cabo por el plazo de 12 meses posteriores a la entrega final.

 

3. CONFIDENCIALIDAD

El oferente reconoce que la información y documentación a la SET como entidad beneficiaria le proporcione, así como los datos y resultados obtenidos de la prestación de los servicios, son propiedad de la convocante, como el carácter confidencial y/o reservado en términos de la normativa aplicable y las disposiciones del Contrato.

El personal interviniente por el proveedor deberá firmar un Acuerdo de Confidencialidad de la Información, dado que el personal contratado podría acceder a información confidencial de la institución. La firma del Acuerdo de Confidencialidad se realizará al momento de la suscripción del Acta de Inicio del Servicio, por cada profesional en forma individual.

En caso que el proveedor incorpore o reemplace personal, la SET será la encargada de gestionar la firma del Acuerdo de Confidencialidad por parte de los mismos.

 

4. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DE PRODUCTOS
   1. Todos los informes deberán ser aprobados por parte de los funcionarios que la SET designe para la tarea. La empresa adjudicada deberá ponderar debidamente los comentarios que reciba, subsanar los eventuales errores, y completar el trabajo comprometido que pueda faltar. Sin embargo, la empresa adjudicada no estará obligada a modificar sus conclusiones y recomendaciones según los comentarios que reciba. Que la empresa adjudicada mantenga las conclusiones y recomendaciones de los Informes Preliminares y Final no será razón para rechazar dichos informes.
   2. Todos los documentos deben tener un Resumen Ejecutivo
   3. La empresa adjudicada solicitará al líder del proyecto la información y antecedentes sobre la situación del Archivo de la SET y éste le proporcionará para desarrollar correctamente la implementación. El líder del proyecto tendrá la responsabilidad de entregar a la empresa adjudicada los antecedentes solicitados.
   4. El líder del proyecto deberá facilitar las entrevistas que la empresa adjudicada a través de sus representantes solicite. 
5. FORMA DE PAGO

 

Producto Entregable	Descripción
1 (uno)	Producto Entregable Plan de trabajo- PDT de las actividades del Servicio y Cronograma detallado. Este plan de trabajo debe contemplar las tareas propias del servicio y las dependientes desarrolladas en la SET que afecten el avance del servicio. Protocolo para el retiro de archivos y tratamiento del archivo físico y digital.  Tanto el Plan de trabajo, como el Protocolo se realizarán en coordinación y de común acuerdo con personal de la SET y la empresa adjudicada. Montaje e instalación de Unidad Operativa de en el Laboratorio de Digitalización. Puesta de mobiliarios, equipos requeridos y planilla de funcionarios asociados al proyecto. Computadoras personales (PC) de escritorio. Plantilla Computadora Tipo 1 Avanzada Versión 2
2 (dos)	Producto Entregable 6 (seis) scanners conforme a las características descriptas y requeridas como mínimo. Resultado esperado: Entrega e instalación de los scanners con las configuraciones correspondientes para la digitalización de documentos.
3 (tres)	Producto Entregable Software de Gestión Documental instalado en el servidor proveído por la SET en ambiente productivo. 200.000 (doscientos mil) páginas importadas al sistema de gestión documental. Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.   Las CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL serán descriptas en otro apartado. Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios, conforme al nivel de acceso que la SET determine, la SET preferencia el uso de los sistemas de autenticación existentes (RUCAS, open LDAP u otros). Asimismo, el sistema deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas, tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.
4 (cuatro)	Producto Entregable Como mínimo 1.000.000 (un millón) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
5 (cinco)	Producto Entregable Como mínimo 1.300.000 (un millón trescientos mil) de páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
6 (seis)	Producto Entregable Como mínimo 1.000.000 (un millón) de páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Resultado esperado:  Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
7 (siete)	Producto Entregable Como mínimo 1.500.000 (un millón quinientos mil) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
8 (ocho)	Producto Entregable Como mínimo 1.500.000 (un millón qinientas) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
9 (nueve)	Producto Entregable Como mínimo 1.500.000 (un millón qinientas) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
10 (diez)	Producto Entregable Como mínimo 2.000.000 (dos millones) de páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
11 (once)	Producto Entregable INFORME DE ARCHIVO FÍSICO Y CONDICIONES AMBIENTALES Se deberá elaborar y presentar un informe consultivo, llevado a cabo por un especialista en bibliotecología, demostrando documentalmente capacidad en trabajos similares, relacionado al archivo físico y las condiciones ambientales, a modo de proponer acciones a llevar a cabo en el proceso de verificación

Nro. De Orden	Descripción del Servicio	Unidad de Medida
1	Servicio de Digitalización de documentos con provisión de Software de Gestión documental y Equipamientos	Global

1. LINEAMIENTOS GENERALES

La Subsecretaría de Tributación del Ministerio de Hacienda en adelante la SET cuenta con una estructura orgánica cuenta con objetivos y funciones específicas para los cuales se establece una estructura orgánica de donde se desprende la Dirección De Apoyo y de Administración y Finanzas que debe administrar y velar por los recursos financieros, físicos, materiales y servicios de la SET.

Considerando lo mencionado, es necesario la contratación de una empresa solvente y con experiencia que pueda facilitar todos los componentes necesarios para la correcta implementación de la solución de Gestión Documental Integral de Archivo Físico y Digital.

2. OBJETIVO GENERAL

El objetivo general de esta contratación es contar con una empresa para llevar a cabo la digitalización del archivo del Departamento de Patrimonio de la SET para contar con el respaldo digital de todos los documentos además de tratarse de una solución de institucional para brindar transparencia en la gestión resguardando información en un ambiente seguro y controlado.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
   1. Digitalizar los documentos físicos bajo estándares normalizados con firma digital
   2. Contar con un Sistema de Gestión Documental en el cual se puedan consultar los documentos digitalizados.
   3. Acceder a documentos digitalizados mediante un Servidor asignado por parte de la SET, para lograr el uso exclusivo para le gestión digital de los documentos
   4. Identificar la factibilidad técnica para el logro de la interoperabilidad entre los sistemas en base a la tecnología utilizada en los mismos determinando acompañamiento de personal de la SET y del consultor.
   5. Contar con una herramienta especializada en OCR para lograr al menos 95% de reconocimiento óptico de caracteres
   6. Brindar accesibilidad. seguridad y respaldo de toda la información contenida en los documentos a digitalizar, considerando la alta demanda y consulta de dichos datos.
   7. Lograr la interoperabilidad a través de servicios web entre sistemas propios de la SET tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web
   8. Ordenar el de Archivo físico de la documentación seleccionada para digitalizar.
   9. Ordenar bajo criterios normalizados la documentación física seleccionada para digitalizar incluyendo disposición final con identificación en arquipeles.
   10. Disminuir en el máximo porcentaje el acceso y la manipulación de la documentación física.
   11. Capacitar y acompañar a todos los funcionarios involucrados en el proceso de documentos y de mejora de procesos para generar independencia del consultor para le mantenimiento de la implementación.
   12. Reducir las impresiones y copias de documentos.
   13. Contar con respaldo digital de toda la documentación del área y acceso de forma rápida todas las documentaciones.
   14. Implementar soluciones integrales para la generación de imágenes de alta calidad, como es solicitado en el producto final, cumpliendo en tiempo y forma con los plazos

4. ACTIVIDADES CLAVE

1. Elaborar un Plan de Trabajo en adelante PDT que deberá ser aprobado por un equipo multidisciplinario definido por la institución una vez haya sido firmado el contrato. En ella se deberá incorporar datos del personal clave involucrado en el servicio, cronograma Gantt actualizado, procedimientos de retiro y devolución de documentos y cualquier otra información basado en la estandarización requerida para la ejecución del servicio.
2. Digitalizar 10.000.000 de páginas del Archivo de la SET. En caso de que el área solicitante se quede son documentos a digitalizar se podrán digitalizar documentos de otras áreas siempre y cuando sea previamente autorizado por el administrador del contrato.
3. Analizar los recursos tecnológicos disponibles en la SET para la instalación e implementación correcta del Software de Gestión Documental considerando la cantidad de páginas que deberán ser procesadas.
4. Certificar las características técnicas de los servidores disponibles en el Datacenter de la SET sean compatibles para la instalación del software de gestión documental con relación a la base de datos, sistemas operativos, espacios en disco, memoria entre otros.
5. Procesar los documentos físicos basado en estándares normalizados especializados para la digitalización de documentos.
6. Ordenar el archivo físico de acuerdo a las recomendaciones de la Bibliotecóloga considerando la bajo criterios normalizados de ordenamiento de la documentación física seleccionada para digitalizar incluyendo disposición final con identificación en cajas contenedoras.
7. Realizar ordenamiento físico de los documentos.
8. Identificar las características de la documentación física como ser tamaño del papel, tipo de material, tipología documental y el universo a digitalizar para cumplir con plazos pre establecidos.
1. Identificar recursos necesarios para la digitalización de los documentos en las oficinas del SET (conexión a internet, espacio físico en mts. cuadrados, acondicionamiento de la sala, climatización, acceso a sanitarios, tomas eléctricas, iluminación acorde) determinando como disposición final cajas contenedoras especiales para guarda de documentos.

5. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS

1. Participar en reuniones presenciales entre la empresa adjudicada y la SET para acordar aspectos que sirvan para la elaboración final del plan de trabajo detallado y re confirmar el cronograma a ser desarrollado en esta consultoría, otras reuniones para organizar el trabajo a llevar a cabo y tener acceso a los insumos requeridos, y para acordar la presentación de resultados preliminares y resultados finales. Deberá mantener la cantidad de reuniones que sean necesarias para el logro de los productos esperados.
2. Realizar un levantamiento y planificación de los requerimientos necesarios (infraestructura) para la implementación del Software de gestión documental.
3. Personalizar e instalar en los servidores de la SET el Software de Gestión Documental que permita la visualización de las imágenes conforme a los requisitos establecidos. El Software de Gestión Documental debe permitir conducir a la imagen, consultar los registros bajo los criterios de indexación adicionales determinados en durante el relevamiento de información. Debe contar además con la posibilidad de incorporar nuevos tipos de documentos según las CARACTERISTICAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL requerido.
4. Procesar bajo métodos estandarizados toda la documentación física bajo los procesos propios de generación masiva de imágenes con la que cuenta la consultora.
5. Indexar las imágenes con los datos asociados de cada registro a cada archivo PDF generado bajo los criterios definidos entre la SET y la empresa adjudicada.
6. Importar masivamente los 10.000.000 de imágenes al Software de Gestión Documental instalada por producto especificado de acuerdo a lo establecido el Informe de Entrega requerido en Resultados y Productos Esperados, realizando las pruebas necesarias para asegurar su correcto funcionamiento y el muestreo para certificar su consistencia.
7. Hacer entrega de la estructura de archivos íntegramente identificados, y adicionalmente, en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación
8. Proveer el manual de usuario y el manual de aplicación del Software de Gestión Documental, incorporando las personalizaciones realizadas para la SET.
1. Elaborar un manual de procedimientos ajustados a los procesos físicos y documentales basado en estándares certificados para que el personal de la SET tenga documentado los procedimientos y no se genere una dependencia por la empresa adjudicada.
10. Realizar capacitaciones al personal de la SET, referente a la instalación, configuración, mantenimiento, copia de seguridad y operación de las aplicaciones instaladas.

Sistema de Gestión Documental (incluye la provisión del sistema)

El sistema de Gestión documental, deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente Procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley 4.017/2010, Ley 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC).

Se exigirá la Entrega de Programas Fuente de la solución de Digitalización Certificada de Documentos.

La solución deberá contemplar:

Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios, conforme al nivel de acceso que la SET determine, la SET preferencia el uso de los sistemas de autenticación existentes (RUCAS, open LDAP, otros). Asimismo, el sistema deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas, tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.

El Sistema de Digitalización Certificada de Archivos (desktop WEB - API) debe tener las siguientes funcionalidades:

1. 1. 1. 1. Convertir documentos a formato PDF. Tamaños, carta, A4, u oficio como mínimo.
         2. Incluir metadatos para la clasificación y la identificación.
         3. Comprimir los documentos, agregando la firma digital,
         4. Corroborar el documento de manera íntegra y asegurar el proceso de digitalización certificada.
         5. Escanear de manera fidedigna los documentos con validez certificada.
         6. Garantizar con un proceso el Control de calidad de los documentos.
         7. Ser capaz de crear roles, permisos y usuarios con funcionalidades determinadas establecidas por la SET;
         8. Generar informes de digitalización en tiempo real en canal privado de mensajería mediante bot.
         9. Generar Informes por hora de cantidad documentos digitalizados por email.
         10. Almacenamiento de los documentos en diferentes carpetas (documentos firmados y documentos sin firmar).
         11. Realizar la clasificación de series documentales por área definida por la SET.
         12. Generar un número de expediente único, por el cual permitirá la búsqueda del documento y un manejo optimo al operador de control de calidad
         13. Generar el Inventario documentos
         14. La solución deberá considerar los ajustes que serán requeridos a fin de adaptar la solución a los avances de la implementación de la Solución de Firma Digital que la SET está llevando a cabo, conforme a reglamentaciones emitida por la autoridad competente.
1. Acceso vía web
   1. 1. 1. El sistema web debe ser capaz de soportar consultas de documentos, de distintos tipos de usuarios, en simultáneo.
         2. Visualizador de imágenes web
         3. Utiliza la herramienta JSON.
         4. Módulo de consulta de productividad.
         5. Módulo de consulta de documentos.
2. API´s
   1. 1. 1. JSON para la adaptación a diferentes tipos de lenguajes con sus librerías
         2. API DOM (Document Object Model) aplica estilo a la página web.
         3. API ORIENTADA A ARCHIVO- permite la consulta de los documentos escaneados, a través datos específicos (fecha, tipo de documento, etc.)
         4. API verificación de firma verifica si el documento escaneado está firmado o no.
         5. API de firma se encarga de firmar el documento levantado.
         6. Las API que sean requeridas por la SET.

Digitalización conforme a la Resolución MIC Nº 1.438/15:

La Digitalización de los documentos deberá ejecutarse según las normativas y parámetros de calidad establecidas en la Resolución MIC Nº 1.438/15 Por la cual se aprueba la guía denominada Digitalización de Documentos, en cumplimiento de las obligaciones del Ministerio de Industria y Comercio como autoridad de aplicación y emanadas de las normativas vigentes.

En el proceso de digitalización se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Preservación del documento electrónico digitalizado. La copia obtenida debe ser convenientemente clasificada, teniendo en cuenta la posibilidad de que el mismo documento exista en otro soporte. A pesar de que la digitalización certificada permite la sustitución del original, pueden presentarse problemas de duplicidad. Para garantizar que se ha conservado la integridad de la información se debe aplicar la firma digital del responsable de la conservación.

- Asegurar la disponibilidad y consulta. Debe permitirse un acceso completo y sin demora a los documentos digitalizados mediante métodos de consulta en línea o mediante la consulta de las imágenes a través de los propios sistemas de consulta de documentos. El acceso también debe cumplir con los requisitos normativos expresados en las leyes de protección de datos.

- Seguridad. La Contratante podrá implementar los controles que considere oportunos o necesarios, considerando los lineamientos de la ISO/NP 27001 "Seguridad de la información".

- La eficiencia y la eficacia de un Sistema de Gestión de Documentos Digitalizados, se refleja en la perdurabilidad de los archivos que han sido sometidos a un proceso de Digitalización, los cuales deberán estar disponibles por un plazo mínimo de 5 (cinco) años.

6. INFRAESTRUCTURA ACTUAL DE LA SET

La SET cuenta con un Departamento de Tecnología con profesionales técnicos especializados para brindar soporte a los usuarios. Cuentan con un Datacenter propio y pondrá a disposición servidores y recursos necesarios para la correcta implementación cuyas características mínimas son:

1. 1. 1. Servidores de Aplicaciones con Sistema Operativo tipo Linux Red Hat, con capacidad de 8 GB de RAM, espacio de disco de 500 GB, la SET preferencia el uso virtualizado sobre plataforma Nutanix a través de Acropolis.
      2. Base de Datos: la SET requiere que el Sistema utilice como repositorio Base de Datos Oracle.
      3. Almacenamiento: la SET requiere que el sistema permita la utilización de repositorios de almacenamiento tipo Storage High End.
      4. Para recomendaciones de mejoras o cualquier otro requerimiento que sea necesario para el correcto funcionamiento del Sistema deberá ser proveído por el Oferente.
      5. El oferente deberá contar con 1 (un) Técnico certificado para soporte técnico de Servidores para levantamiento de las condiciones generales de disponibilidad de servidores por parte de la SET así como para realizar las recomendaciones de mejoras con miras a un crecimiento en la generación de imágenes.

7. DURACIÓN

La empresa adjudicada tendrá lugar en un plazo 36 meses desde la emisión de la orden de servicios emitida por la convocante.

Los plazos en la entrega de los productos del servicio estarán sujetos a un cronograma de las actividades a realizar acordado entre las partes. La duración total neta es la cantidad de días hábiles a emplear para la ejecución de las tareas, prescindiendo de los tiempos que la Contratante emplee para otorgar las conformidades.

8. METODOLOGÍA DE TRABAJO

La SET nombrará un líder de proyecto que será el encargado del seguimiento del proyecto mediante la aplicación de la metodología ágil a implementar a través de la solución.

Éste líder de proyecto definirá un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario. Éste equipo de personas será calificado para colaborar con el equipo técnico de la empresa adjudicada.

Posterior a la definición de éste equipo, la consultora realizará la instalación y montaje de toda la unidad operativa de digitalización en las oficinas de la SET bajo las condiciones mínimas solicitadas por la consultora cuyas condiciones serán expuestas en reuniones de preparación de inicio del servicio.

9. COMPONENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN

Considerando la complejidad de la documentación, la información, la cantidad y los formatos de bases de datos que podrían presentarse, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:

1. Capacitación y entrenamiento al personal del oferente:

Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal de la SET estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 5 (cinco) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios, y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.

2. Actualización de base de datos:

Posterior a la actividad descripta en el punto a, es requerido que el Proveedor asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a expresiones regulares para poder realizar la obtención de datos durante el siguiente proceso que es la digitalización de documentos.

3. Digitalización de documentos:

Se podrá iniciar los procesos de digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a y b.

4. Importación masiva:

Los productos generados en imágenes deberán importarse bajo procesos masivos y tareas programadas en conjunto con el área técnica de la SET y los técnicos del oferente requeridos.

1. 1. 6. Ordenamiento físico de los documentos:

El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio y es responsabilidad de la empresa adjudicada, como así también la provisión definitiva de estantes metálicos necesarios y las cajas fabricadas con PH alcalino, de acuerdo a la cantidad de páginas a digitalizar. Éstas serán utilizadas para el almacenamiento de los documentos escaneados y que forman parte de la presente contratación.El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio y es responsabilidad de la empresa adjudicada, como así también la provisión de las cajas, estas serán utilizadas para el almacenamiento de los documentos escaneados y que forman parte de la presente contratación.

10. TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Tipo de Documento

Notas Resoluciones Registro Único del Contribuyente Personas Físicas Personas Jurídicas Formularios y Declaraciones Juradas del Contribuyente Otros documentos adicionales de otras áreas que se encuentran en el archivo de la SET.

1. 1. 1. CAMPOS ÍNDICES

Tipo de Documento: Registro Único del Contribuyente

• Personas Físicas Documentos Generales

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto

• Personas Físicas Documentos Específicos

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto

• Personas Jurídicas Documentos Generales

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto
• Catálogo
• Listas

• Personas Jurídicas Documentos Específicos

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto
• Catálogo
• Listas

Tipo de Documento: Notas

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Texto

Tipo de Documento: Resoluciones del Viceministro

• Campo A - numérico
• Campo B - Alfanumérico
• Campo C - Fecha
• Campo D - Texto
• Campo E Alfanumérico
• Campo E Alfanumérico
• Campo F Fecha
• Campo G numérico
• Campo H Texto

Estos datos son meramente enunciativos. La empresa adjudicada deberá considerar la posibilidad de agregar la tipología documental que se encuentre en el Archivo de la SET y por ende más datos para la indexación de las imágenes siempre y cuando esto no afecte el cronograma de ejecución de los servicios y sean técnicamente viables.

11. REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS

Formato de archivo PDF, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación, margen.

12. PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN NORMALIZADOS Y APLICATIVOS MÍNIMOS REQUERIDOS

Será requerido que mínimamente se cumplan con estos requisitos:

• PROCESOS DE LA DOCUMENTACIÓN FISICA

• Recepción:

Se deberán recibir formalmente los documentos, validando toda información contenida en la lista de documentos e incluyendo observaciones si las hubiere.

• Control de documentos:

Se deberán definir aspectos como entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo de la documentación proveída para el procesamiento.

En todo momento se deberá resguardar la integridad de la documentación, siendo el personal interviniente el responsable de detectar la delicadeza, fragilidad o necesidades de mejora de los documentos, además de acompañar el procedimiento acorde a las normas de seguridad establecidas, teniendo en cuenta los métodos de conservación y normas establecidas (verificar el orden correlativo numérico, verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido con anterioridad, verificar y adecuar los documentos para el proceso de escaneo de acuerdo a su condición de almacenamiento y conservación, entre otros).

• Preparado de documentos:

Se deberá tener en cuenta criterios de recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras con código de barra para la documentación suelta y en buen estado y la preparación de la documentación antigua para el escáner planetario.

El encargado del área de preparado deberá adecuar y acondicionar los documentos recibidos formalmente del sector de control de documentos, conforme al formulario de registro codificados y versionados según los procesos de calidad certificada, validando toda la información contenida en dicho formulario e incluyendo observaciones si las hubiere.

Posteriormente deberá definir la segmentación en lotes de la documentación a modo de diferenciar: tipos de documentos, estados de conservación y cantidades homogéneas, además se debe generar por cada lote de documentos un informe escrito conteniendo:

• Lote N°
• Tipo de Documento
• Folio
• Número
• Fecha
• Estación de Escaneo
• Observaciones, como por ejemplo documentos dañados o delicados, falta de legibilidad en el original, entre otros.

La documentación se deberá trasladar internamente en la Unidad/Lugar de Digitalización únicamente en Lotes bien identificados o señalizados.

Como paso siguiente se deberá proceder a una clasificación, verificación y acondicionamiento general de cada lote según:

• Tipo de documento, que deberá permitir segmentar por lotes correspondiente a un solo tipo de documento y facilita la tarea de preparado.
• Estado de conservación, que deberá determinar la necesidad de aplicar procedimientos de mejoras o tratamientos especiales.

Los documentos ya clasificados y segmentados, se deberán disponer en mobiliarios adecuados para el almacenamiento temporal con estantes rotulados según proceso a ajustarse, por ejemplo:

• Documentos a prepararse.
• Documentos preparados.
• Tratamientos especiales para documentación antigua
• Tratamientos especiales para documentación dañada.

La documentación deberá ser revisada íntegramente, respetando las siguientes normas establecidas:

• Verificar el orden correlativo numérico.
• Vigencia del documento.
• Verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido.
• Verificar la orientación del texto impreso.
• Verificar y adecuar los documentos para el proceso de escaneo de acuerdo a su condición de almacenamiento y conservación, casos como: documentos doblados y/o arrugados (corregirlos), documentos rotos (asegurarlos con adhesivos transparentes), documentos frágiles y sensibles (protección de polipropileno o pinza de agarre de documentos para escaneo de documentación en proceso de escaneo planetario).

• Escaneo o digitalización:

Se deberá controlar todos los niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes, como ser:

• Alta compresión de archivos (imagen).
• Archivos (imagen) en formato PDF.
• Generación de archivos (imagen) con la máxima nitidez posible de acuerdo al original.
• Modo de escaneo: mejora de texto o corrección de errores.
• Seguridad: detección por ultrasonido para evitar doble alimentación de hojas y longitud.
• Detección automática de tamaño de página.
• Orientación de texto.
• Eliminación de bordes.
• Velocidad de escaneo.
• Separación por lotes.

El equipo del oferente que conforma la Unidad de Escaneo de Documentos deberá recibir internamente la documentación dispuesta en los estantes correspondientes a Documentos a Escanear y verificar los niveles óptimos de preparación de documentos cuidando las Normas de Preparado y Tratamientos especiales definidos para cada Lote como: la identificación, el orden, la cantidad podrá generar su rechazo para su posterior revisión.

Para el inicio del escaneo se deberá verificar detalladamente la configuración del Software de Captura, dicha configuración debe estar basada en condiciones óptimas de calidad de imagen, velocidad de escaneo, niveles de compresión, formato de archivos, tipo de documento original, separación por lotes, etc., que a su vez estarán ruteadas específicamente a un repositorio de almacenamiento central.

El equipo deberá realizar constantemente validaciones con respecto a las aplicaciones del Software de Captura para obtener la alta calidad de imagen comprometida en el servicio, que a su vez contará con parámetros estandarizados a respetar para cada caso en particular y estará autorizado a realizar las correcciones conforme a los parámetros establecidos previamente.

Validará y verificará en su Estación de Escaneo todo lo referente a las Zonas de Reconocimiento definidas en cada documento, aspectos de suma importancia para su posterior indexación o inclusión en el sistema, a ser realizado en base al reconocimiento de datos impresos.

Además, cada personal del equipo deberá emitir informes especiales u observaciones con respecto al tratamiento especial de documentación delicada o con estándares no coincidentes a los preestablecidos.

• Reagrupado de documentos y disposición para la guarda

Reorganizar la documentación procesada en el orden original, respetando los estándares de calidad y en este caso, el cambio de cajas y renombrado de los mismos manteniendo el orden, correlatividad y todo criterio que se pueda tener en cuenta para este proceso que facilite la búsqueda de la documentación física a través de los datos asociados, con la que se contará una vez estandarizada la base de datos, objeto de los trabajos realizados acorde a los Componentes de la Implementación.

• Devolución de la documentación

El personal del equipo de Control de Documentos primeramente deberá recibir del área de Reagrupado la documentación ya acondicionada para su disposición final y devolución, esto posterior al proceso de escaneo o digitalización, controlando la calidad del trabajo de reagrupado, estado de los documentos, orden, etc.

Por último, el personal designado debe retirar la documentación ya procesada de acuerdo al horario de devolución de documentos establecido en un acta de inicio, conforme al Formulario de Registro codificado y versionado según procesos de calidad.

• Expurgue (en caso de que se cumplan con todas las condiciones establecidas en la Ley) bajo los siguientes criterios:

• Seguir el procedimiento de la Contraloria General de la Repíblica (Resolución 872), por la que se fijan procedimientos administrativos unificados, para facilitar la tarea de control en la destrucción e incineración de los documentos oficiales de los órganos y entidades del estado, gobiernos departamentales y municipalidades
• Tener en cuenta Normas legales tanto de Archivo como las que rigen en la Institución
• Realizar tabla de valoración y temporalidad de los documentos
• Valoración de los documentos: es decir documentos de dirección, gestión, operativa/administrativa
• Valor primario y secundario.
• Tipos de documentos: es decir aquellos documentos legales no se elimina
• Te comento que ellos quieren foliados y eso lleva mucho tiempo
• También tener en cuenta concurso de precios para eliminar los documentos
• Elaborar planilla de inventario / que debe firmar cada encargado de la Unidad cuyo documento será destruido,
• Realizar actas,
• Se debe contemplar el peso de la carga de los documentos a eliminar,
• No quemar considerando el cuidado del Medio Ambiente,
• Contar con una empresa que se dedica al reciclaje de residuos de papel.

• PROCESOS DE LA DOCUMENTACIÓN DIGITAL

• Control de calidad de la imagen escaneada

Se establecerán pautas para la obtención de altos estándares de calidad de todas las imágenes escaneadas.

• Cortar los bordes negros.
• Eliminar las páginas en blanco.
• Rotar las páginas torcidas o de cabeza.
• Se verificará que el contenido sea legible con énfasis en las áreas de textos, firmas y sellos.

En caso que se detecten dobleces o las imágenes que no cumplan los estándares de calidad, se procede al paso anterior de escaneo o digitalización para la mejora configurada.

• Indexación o carga de datos

La carga de índices asociados se deberá realizar por medio de un software indexador especializado en controles de consistencia y duplicidad de datos. La implementación del proceso de Indexación se debe realizar en una de las siguientes maneras, o combinación de tales:

• Validación de la información contenida en el documento digital y que debe ser transcripta en los campos asociados (índices).
• Carga automática de los campos índices asociados, incorporando información importada de la base de datos.
• Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad

• APLICATIVOS MÍNIMOS A UTILIZAR DURANTE LOS PROCESOS

1. HERRAMIENTA DE GENERACIÓN MASIVA DE IMÁGENES

La herramienta que deberá ser utilizada para la generación masiva de las imágenes en las unidades de digitalización de la prestadora de servicios debe contemplar:

Administración: la herramienta debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:

• Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir.
• ABM: Scanner, Usuario.
• Usuario/Escáner.
• Actualizar repositorio.
• Unidad productora / serie / sub series.

Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad

• Nombre Completo: Nombre y Apellido del operador.
• Nombre usuario: Nombre del usuario.
• Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema.

Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:

• Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote.
• Editar: Permite editar un Lote ya creado.
• Borrar: Permite eliminar un Lote.
• Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.

Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados, también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado.

Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:

• Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario.
• Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado.

La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:

• ID: Auto numérico
• Orden: Número en el que se visualizara el campo.
• Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
• Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Ejemplo: el formulario requiere como mínimo un campo clave y al ser clave automáticamente es requerido.
• Editable (Si o No): debe permitir determinar si el contenido de un campo es editable o no.
• Multilíneas: debe permitir crear una caja de texto para los textos más extensos, ejemplo la descripción del resuelve de la tipología Documental Resolución.
• Visible (Si o No): debe determinar si el campo necesario que sea visible.
• Texto: debe permitir la posibilidad de ingresar datos tipo texto.
• Ancho y Largo: se debe poner configurar las dimensiones del campo, esto previendo la utilización del campo Multilíneas.
• Tipo: debe determinar tipo de objeto que se utilizará. La opción mínima debe ser Textbox para la caja de texto o del tipo combo que permite seleccionar los valores ya predefinidos.
• Tipos de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número.
• Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
• Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.

Control de procesos digitales: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.

• Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control.
• Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargados en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar que los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.

Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas.

Nombre de formulario

• Escaneado.
• Indexado.
• Dudas.
• Re escaneo.
• Control de calidad.
• Verificado.

Reportes

• Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio.
• Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos.

Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.

Revisión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.

Movimiento: Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:

• Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico.
• Documentación en cola a preparar.
• Documentación preparada.
• Documentación a escanear.
• Documentación escaneada.
• Documentación a reagrupar.
• Documentación reagrupada

Personal técnico: el oferente deberá contar en nómina de personal con el profesional para desarrollo y ajustes de la herramienta de generación masiva de imágenes utilizada en ambiente operativo de producción de archivos digitales

2. SOFTWARE ESPECIALIZADO EN OCR

Se deberá incluir un software especializado en OCR que cumpla mínimamente con las siguientes características:

- Deberá permitir la edición de documentos PDF digitalizados o generados digitalmente por software.

- Deberá permitir detectar OCR en archivos digitalizados basados en imágenes y papel.

- Deberá permitir comparar dos versiones de un documento para detectar diferencias en el contenido.

- Deberá permitir convertir de manera automática lotes de documentos indicados por el usuario para que el sistema los pueda reconvertir documentos escaneados a formatos editables como Word, Excel o superiores.

- Deberá permitir editar directamente errores tipográficos y otras correcciones en un PDF.

- Deberá permitir reorganizar o incorporar páginas nuevas, o incluso insertar y mover imágenes.

- Deberá permitir incorporar, modificar o eliminar las propiedades del documento (metadatos).

- Deberá permitir complementar campos interactivos en formularios PDF.

- Deberá permitir extraer rápidamente tablas y texto seleccionando de forma directa un área en documentos PDF digitales o escaneados; sin necesidad de efectuar ningún reconocimiento de texto adicional.

- Deberá permitir eliminar información confidencial para que no sea recuperable en algún momento posterior, incluso a la vez desde múltiples puntos del documento.

- Deberá permitir eliminar rápidamente «datos ocultos» en documentos PDF: metadatos, capas de texto, comentarios, archivos adjuntos, marcadores, etc.

- Deberá permitir establecer niveles de protección con contraseña de modo a restringir la apertura, la impresión, la edición o el acceso a la información de un PDF.

13. INFRAESTRUCTURA ADICIONAL EXIGIDA PARA EL OFERENTE

El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, estos componentes no serán transferibles a la SET.

1. Escáner especializado para documentación frágil o encuadernada

• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
• Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior.
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC.
• Con pantalla embebida de 14’’ o superior.
• Profundidad de bits: 36 bits o superior.
• Resolución: 550 dpi o superior.
• Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo.
• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: 2 (dos) como mínimo.

2. Equipamientos adicionales para la correcta ejecución del servicio como ser:

• Estaciones de trabajo
• Servidor temporal de uso interno de la unidad
• Software de base y operativos.
• Mobiliarios necesarios.
• Útiles.

14. PROCEDIMIENTOS Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACION

Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo:

• Instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso. Dichos procesos deben ir acompañado con videos tutoriales.
• Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.
• Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario todos los tipos de documentos.

El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción

15. CAPACITACIÓN

Las capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del SENAVE.

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.

La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo:

• Nombre y apellido del funcionario.
• Número de cédula de identidad.
• Dependencia a la que pertenece el funcionario.
• Fecha y hora de capacitación.
• Lugar donde se desarrolló la capacitación.
• Firma de los funcionarios capacitados.

Personal afectado	Contenido	Carga Horaria
Digitalización de Documentos	Control de documentos: Registros formales de documentos, correspondencia a la tipología y composición, vigencia del documento, verificar la orientación del texto impreso. Preparación y pre escaneo: Evaluación y análisis de la documentación, identificación correcta de la documentación en el proceso, como, por ejemplo: Tipo de documento, esto permite segmentar por lotes correspondiente a un solo tipo de documento y facilita la tarea de preparado. Ejemplo: Resoluciones, Contratos, Notas y otros. Estado de conservación, esto determina la necesidad de aplicar procedimientos de mejora o tratamientos especiales. Digitalización o escaneo: Verificación del trabajo y niveles del preparado, verificación de los perfiles configurados en controladores de escaneo (formato del archivo, compresión, alimentación correcta de la documentación a procesar en el escáner, verificación y control de calidad del proceso de escaneo). Carga de datos asociados e indexación: Digitación manual de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad. Validación y Control de Calidad: Verificación de las áreas reconocidas conforme a los parámetros establecidos en cada imagen, detección de errores o no conformidades a los estándares definidos con respecto a los datos introducidos en los campos de indexación, adecuación, revisión de errores o modificación para la corrección de los formatos o productos finales, considerando errores parciales o totales, ajustes de concordancia.	50 (cincuenta) horas
Personal técnico	Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada.	50 (cincuenta) horas

16. OBLIGACIONES DE LA CONVOCANTE

Considerando que la provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue, para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la contratista se compromete a:

• Definir un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario. Poner a disposición uno o varios personales calificados para colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma, además para la definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
• Llevar a cabo la capacitación al personal designado para la prestación del servicio de digitalización, quienes deberán participar de ésta actividad, estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 4 (cuatro) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios.
• Respetar los canales de comunicación definidos en el Plan de Trabajo propuesto por el oferente.
• Definir conjuntamente con el oferente los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo de trabajo con relación a la implementación.
• No realizar requerimientos fuera del alcance requerido ni realizar modificaciones durante la implementación y puesta en funcionamiento de los equipos.
• Consignar un lugar adecuado para que las personas que forman parte del equipo del oferente pueda llevar a cabo las tareas, como ser: Oficina climatizada, acceso a sanitarios, oficinas con tomas eléctricas y con dimensiones adecuadas para instalar al personal e infraestructura determinada como necesaria por el oferente adjudicado.
• Brindar en un plazo menor a 48 hs., respuestas a inquietudes, consultas y/o dudas, que surjan de parte del oferente adjudicado durante el desarrollo del contrato.
• Consumir métodos mediante Web Services, para la integración entre sistemas locales con el Gestor Documental en caso de ser necesario.
• Conexión a internet.

17. CRONOGRAMA

HITOS DEL PROYECTO
DESCRIPCION		Año 1													Año 2													Año 3
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13		14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25		26	27	28	29	30	31	32	33	34	35	36
Emisión de Orden de Inicio
Producto entregable 1 (uno)
Producto entregable 2 (dos)
Producto entregable 3 (tres)
Producto entregable 4 (cuatro)
Producto entregable 5 (cinco)
Producto entregable 6 (seis)
Producto entregable 7 (siete)
Producto entregable 8 (ocho)
Producto entregable 9 (nueve)
Producto entregable 10 (diez)
Producto entregable 11 (once)
Cierre del Proyecto

1. CARACTERÍSTICAS Y DESCRIPCIÓN ADICIONAL DE LOS PRODUCTOS ENTREGABLES

1. CARACTERISTICAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• El sftware propuesto deberá estar listo para su implementación. No se aceptarán prototipos de software ni software del tipo comunitario.
• La cnsultora deberá entregar una licencia perpetua del software a favor de la SET para una cantidad ilimitada de usuarios para uso de todas las funcionalidades requeridas en las especificaciones técnicas mínimas.
• La empresa adjudicada deberá cntar con la propiedad intelectual del software requerido y para comprobar éste requisito deberá presentar una copia autenticada del certificado emitido por la Dirección Nacional de Propiedad Intelectual técnicos o en su defecto la Autorización del Fabricante para prestar Servicios de Soporte, Asistencias, configuraciones y desarrollos del software ofertado.

Las especificaciones técnicas del Software de Gestión Documental mínimamente deben incorporar:

• Ambiente Web, compatibilidad
  • Mozilla Firefox en su última versión o superior, Google Chrome en su última versión o superior, Internet Explorer en su última versión o superior y Safari en su última versión o superior.

Módulos

• Consulta o búsqueda de documentos
  • Por Campo Índice: debe posibilitar la búsqueda por campos asociados, de uno (1) a n campos creados y ordenados conforme a preferencias e ingresados durante la carga, mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Por Contenido: permite la búsqueda por palabra o conjunto de palabras claves, posicionándose en la página que presente la ocurrencia, señalando con un contorno de color la palabra buscada. Este tipo de consulta Deberá ser ejecutado incluyendo el universo total de imágenes o archivos disponibles en el sistema
  • Otras: Debe contemplar otras búsquedas, que permitan filtros avanzados como ser: fecha de alta del documento (fecha específica o mediante un intervalo de fechas) , usuario que dio de alta el documento, cantidad de páginas, tamaño del documento, estado en el cual se encuentra el documento y la posibilidad de incluir los documentos presentes en la papelera de reciclaje
  • Deberá permitir utilizar los filtros de búsqueda por índice o campo asociado o por contenido en forma simultánea
  • Deberá soportar múltiples búsquedas concurrentes
  • Deberá presentar mensajes totalmente personalizables de ayuda sobre los campos índices a filtrar, a fin de ayudar al usuario en su interpretación
  • Debe permitir por medio de la consulta, recuperar archivos, a su vez el resultado debe recuperar de forma automática todos los vinculados al mismo, como por ejemplo: Se obtiene el PBC y automáticamente se propone archivos vinculados como ser: Adendas, Acta de Apertura, Informe de Evaluación, Notificación de Adjudicación, Contratos, Actas de Recepción etc. resaltando que en todos los casos los resultados deben ser bidireccionales entre los archivos recuperados
  • Previo a la búsqueda, permitir configurar un ordenamiento para los resultados (selección según preferencias) basado en uno o más índices. Como, por ejemplo: ordenamiento por cédula, fecha de nacimiento y nombre
  • Permitir configurar el orden en que se presentan los campos índices en el resultado de búsqueda. Como ejemplo: primero cédula, segundo fecha de nacimiento y tercero nombre
  • Los resultados deben mostrarse mínimamente en dos modos:
    • Grilla: una vista resumida, en formato de filas y columnas, donde las filas son los resultados y las columnas los campos índices
    • Detalle: un vista que muestre todo el detalle de información disponible, todos los campos índices, número de página del documento, tamaño del documento, fecha de indexación y el usuario que dio de alta el documento
  • Permitir a cada usuario configurar una preferencia, definiendo cuáles campos índices desea visualizar y cuáles no, como columna en la grilla de resultados. Esto se requiere para permitir a los usuarios definir los campos índices que son más importantes para el mismo, construyendo una vista resumida al instante
  • Los resultados de búsqueda deben poder descargarse como reportes en formatos pdf y xls
  • Los resultados de búsqueda a descargar debe permitir configurar cuales campos índices o información adicional (número de página del documento, tamaño del documento, fecha de indexación, usuario que dio de alta el documento, entre otros) se incluirán en el reporte de búsqueda, indicando el orden de los mismos para mostrarlos como columnas, además permitiendo guardar una o más preferencias por cada usuario, a fin de que el usuario en la siguiente vez simplemente pueda seleccionar la preferencia y usarla
  • Los resultados de búsqueda deben paginar los resultados, como ejemplo: mostrar 10 resultados por página. El administrador deberá poder definir la cantidad de resultados por página que se necesita.
• Visualización de documentos
  • El sistema debe contar con un visor de documentos integrado
  • Permitir la posibilidad de visualizar los documentos en ventanas emergente u otra pestaña nueva del navegador web
  • Permitir incrementar o decrementar el zoom sobre el documento
  • Permitir rotar el documento a 0 (cero), 90, 180 y 270 grados, como también a 0 (cero), -90, -180 y -270 grados
  • Presentar controles para paginar el documento, con las opciones inicio de documento, página anterior, página siguiente y última página. Además debe ofrecer la posibilidad de ingresar el número de página a la cual se desea mover, evitando moverse página a página
  • Se debe poder buscar palabras o textos contenidos en el documento (OCR), resaltando las coincidencias de búsqueda en el documento
  • Al visualizar un documento, los campos índices podrán visualizarse, desplegarse en el mismo visor sin necesidad de ir a otra pantalla
  • Los usuarios que cuenten con permiso de descarga podrán descargar el documento
  • El visor debe contar con dos tipos de vista para el documento:
    • Página: presentar página a página el documento
    • Miniatura: presentar en forma de miniaturas las páginas del documento
  • Edición de dcumentos
    • Permitir agregar una o más páginas al documento, indicando la ubicación del documento en la que serán agregadas, sea esta al principio, final o entre el documento
    • Permitir eliminar páginas si el usuario cuenta el permiso de eliminación de páginas
    • Permitir editar los campos índices del documento si el usuario tiene asignado los permisos de edición
    • Permitir mover páginas en el orden deseado, si el usuario cuenta con el permiso de mover páginas
    • Permite eliminar el documento completo, moviendole a una papelera en el servidor, si el usuario cuenta el permiso de eliminación lógica
    • Permite eliminar el documento completo, si el usuario cuenta con el permiso de eliminación permanente
  • Versinado de documentos
    • Permitir visualizar el historial de versiones por documento, generadas en forma automática tras la modificación de los mismos y/o sus campos asociados
    • Permitir acceder a versiones anteriores del documento para su consulta
  • Marcadres de ubicación del documento
    • El visualizador del sistema debe reconocer los marcadores (bookmarks) de los documentos PDF y permitir su uso como índices de acceso a páginas específicas
• Indexación de documentos
  • Los campos índices a cargar deben visualizarse en conjunto (en la misma pantalla) con el documento, para que el usuario pueda digitar los campos que se encuentran en el documento
  • Posibilidad de utilizar fuentes externas para obtención de datos en el proceso de indexación y la carga automática a partir de bases de datos
  • Posibilidad de utilizar fuentes internas para obtención de datos en el proceso de indexación y la carga automática a partir de bases de datos
  • Debe manejar mínimamente los siguientes tipos de datos:
    • Entero
    • Decimal
    • Fecha
    • Cadenas, cortas para oraciones simples y extensas para soportar párrafos completos
    • Booleano
    • Lista de ítems, con la posibilidad de seleccionar uno o más ítems
  • Posibilidad de indexar a partir de un lote de archivo importado en su conjunto de manera secuencial y de forma masiva evitando el proceso de selección individual
  • Permitir la indexación casual de documentos seleccionando individualmente los documentos deseados
  • Deberá validar los datos cargados mediante expresiones regulares que aseguren su correcto formato y consistencia
  • Debe soportar múltiples formatos de archivos: pdf, jpg/jpeg, bmp, png, Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rtf) y Open Document Format (odt, ods, odp)
• Administración de Sistema
  • Permitir el alta, baja y modificación de:
    • Tipos de documentos y sus campos asociados
    • Usuarios y grupos de usuarios
    • Permisos mediante roles por tipo de documento
      • Consulta y visualización sin marca de agua
      • Consulta restringida con visualización de marca de agua
      • Descarga de documentos
      • Indexación de documentos
      • Exportar documentos
      • Actualización de campos índices
      • Añadir páginas al documento
      • Eliminar páginas al documento
      • Mover páginas del documento
      • Vincular documentos
      • Eliminación definitiva o e papelera
      • Descargar resultado de búsqueda como reporte
    • Dependencias o Secciones Departamentales de usuarios
• Web Services
  • Debe soportar web services de tipo SOAP (Simple Object Access Protocol) y REST (Representational State Transfer) o superior
  • Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios
  • Permitir indexar documentos desde sistemas externos
  • Permitir consultar documentos mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Permitir descargar documentos desde sistemas externos, con o sin marca de agua de acuerdo a los permisos del usuario
  • Permitir actualizar documentos y sus campos índices asociados desde sistemas externos
  • Permitir eliminar documentos desde sistemas externos
  • Deberá proveer la documentación descriptiva de los métodos disponibles, los parámetros que soporta y el formato de respuesta
• Integración con Servidor de Directorio
  • Deberá posibilitar la administración centralizada de usuarios y grupos de usuarios a través de un Servidor de Directorio
  • Deberá soportar la integración con Servidores de Directorio open source como propietarios
    • Open LDAP (Open Source)
    • Windows Active Directory (Propietario)
  • Deberá soportar autenticación segura mediante Kerberos
• Auditoría
  • Deberá registrar la pista de auditoría de las acciones de los usuarios (logs de eventos) por fecha y hora, permitiendo la generación de reportes a partir de los mismos
  • Deberá registrar la fecha/hora de autenticación y la dirección IP de usuarios que ingresen al sistema
  • Deberá registrar las búsquedas realizadas; incluyendo información del usuario, la fecha/hora, el tipo de documento consultado, y los operadores de condición utilizados (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Deberá registrar la eliminación de documentos; incluyendo información del usuario, fecha/hora, datos que identifiquen el documento eliminado
  • Deberá registrar la visualización y descarga de documentos, incluyendo información del usuario, fecha y hora
  • Deberá registrar la edición de la imagen de los documentos y sus respectivos campos índices asociados
• Reportes
  • Deberá permitir administrar el acceso a los reportes a través de roles de acceso
  • Deberá permitir generar reportes en formato PDF y XLS
  • Deberá proveer un inventario por tipo de documento, presentando los campos índices cargados y las páginas por documento
  • Deberá proveer información sobre la productividad de los indexadores, presentando fecha/hora de carga, cantidad de documentos y páginas procesadas en una fecha dada
  • Deberá proveer información sobre los usuarios, grupos y sus permisos
  • Deberá proveer un informe de consultas de documentos por rango de fecha
  • Permitirá realizar una búsqueda de documentos y en base a la misma generar un reporte, el cual permitirá seleccionar cuáles campos índices serán incluidos, personalizando así el mismo de acuerdo a la necesidad del usuario
  • Deberá proveer auditoría de las acciones realizadas por los usuarios
  • Permitirá incorporar nuevos reportes de acuerdo a las necesidades y la información de consulta y auditoría almacenada en el sistema
• Control de Vencimiento de Documentos
  • Permitir definir los documentos que el sistema controlará
  • Deberá calcular automáticamente la fecha de vencimiento a partir de la fecha de inicio de vigencia del documento
  • Permitir al usuario definir la fecha fin de vigencia del documento
  • Permitir al usuario postergar la fecha de vencimiento de los documentos
  • Deberá emitir alertas personalizadas por correo notificando los documentos que están en fechas próximas al vencimiento, permitiendo tomar las acciones anticipadas al vencimiento
  • Deberá emitir alertas personalizadas por correo notificando los documentos vencidos

• Flujo de Distribución Electrónica de Documentos
  • Función de publicación de flujos de trabajo, que permita el manejo de las distintas instancias por las que tiene que pasar un documento
  • Debe disponer de una Bandeja de entrada, con distinción de documentos leídos y no leídos
  • Debe permitir comentarios en cada instancia por las que pasan los documentos
  • Notificación personalizable vía correo de documentos distribuidos
  • Notificación vía correo con el listado de usuarios notificados al responsable de la distribución, verificando así a quienes distribuyó
  • Manejo de permisos por fase documental
  • Manejo de restricciones por transición de fases
  • Manejo de perfiles por usuarios y grupos de usuarios
  • Revisión de historial de modificaciones en los flujos
  • Al momento de publicar documentos, permitirá seleccionar las dependencias a las cuales se distribuirá
• Administración Física de Documentos
  • Deberá organizar - agrupar - buscar y otras operaciones del manejo de archivos, y como mínimo se deberán considerar los siguientes puntos:
  • Manejar la ubicación e identificación física de los documentos
  • Permitir un estricto control de la ubicación de los documentos físicos dentro del archivo
  • Generar mediante sistema Códigos de Barras que contengan información de la ubicación física en códigos QR.
  • Agilizar la búsqueda de los documentos físicos dentro del archivo
  • Manejar multiniveles de almacenamiento de los documentos (como ser: depósito, estante, balda, caja)
  • Para cada nivel de almacenamiento manejar un número de ubicaciones (como ser varias cajas, varios estantes)
  • Manejar reubicaciones geográficas de los documentos
  • Debe generar rótulos de la ubicación de los documentos
  • Permitir el registro de préstamos del archivo físico, con campos personalizados
  • Permitir la visualización de manera rápida los documentos que se encuentran prestados
  • Manejo de vencimiento de archivos en préstamo, generando notificaciones enviadas vía email de documentos por vencer
  • Debe generar comprobantes de préstamos
• Importador e Indexador Automático
  • Deberá importar automáticamente los documentos alojados dentro de un repositorio centralizado
  • Deberá indexar automáticamente los documentos importados obteniendo los campos índices asociados a partir de fuentes externas, como ser una base de datos o un archivo con formato csv
  • Deberá permitir iniciar automáticamente en el estado inicial de los documentos
  • Deberá permitir vincular automáticamente con otros documentos mediante fuentes externas
  • Deberá permitir importar documentos en forma recursiva recorriendo los subdirectorios de la carpeta especificada
• Firma Digital
  • Permitir firmar digitalmente documentos en formato PDF mediante dispositivos criptográficos seguros (TOKEN)
  • Permitir visualizar todas las firmas digitales que cuenta el documento digital en formato PDF
  • Permitir validar la integridad de documento, comprobando que no ha sido adulterado el contenido del mismo
  • Permitir firmar un lote de documentos
  • Deberá mostrar mensaje de cantidad de documentos firmados
  • Permitir configurar firmas visibles por el documento
  • Permitir definir un flujo de firmas (esto es dependiente al Flujo de Distribución Electrónica de Documentos)
    1. Funcionalidades Mínimas Requeridas

• Envío de documentos por correo electrónico
  • Permitir enviar documentos por correo electrónico desde el sistema
  • Permitir manejar una libreta de contactos con los nombres y direcciones de los mismos
  • Permitir personalizar las marcas de agua de los documentos a ser enviados
• Control de unicidad de documentos cargados
  • Deberá controlar la unicidad de documentos mediante reglas previamente definidas, con alertas emergentes en el caso que se compruebe una duplicidad, y manejo de opciones de acciones sobre los documentos afectados

Vinculación manual y automática de documentos

• • Permitir al usuario vincular documentos que desee relacionar
  • Durante el proceso de indexación deberá vincular automáticamente los documentos que posean una relación preestablecida con una fuente externa (como ser una tabla o vista de base de datos) o interna (base de datos documental)
  • Deberá vincular los documentos bidireccionalmente, a modo de consultar la relación desde el documento origen o destino
  • Al visualizar los documentos vinculados a cierto documento, los mismos deberán presentar nombres generados automáticamente, acordes al tipo de documento y los campos claves del mismo

Papelera de Reciclaje

• • Los documentos que son eliminados pueden recuperarse de la papelera de reciclaje
  • Un usuario con los permisos suficientes podrá eliminar los documentos de manera permanente, sin posibilidad de restaurarlos

Marcas de Agua

• • Permitir configurar marcas de agua dinámicas con las siguientes opciones
    • Texto genérico
    • Nombre de rol / Grupo
    • Nombre de Usuario
    • Texto / Dependencia
    • Texto / Dependencia / Usuario
    • Marca de agua página completa
  • Permitir configurar marcas de agua a página completa
  • Dichas marcas de aguas se muestran de acuerdo al permiso de los usuarios

Seguridad

• Se requiere que la comunicación y transmisión de datos entre el cliente (navegador web) y el sistema se realice mediante el protocolo seguro de transferencia HTTPS
• Se requiere que los documentos presenten marcas de agua dinámicas de acuerdo al usuario que visualice o descargue los mismos
• Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios
• Deberá implementar las siguientes políticas para el uso de las contraseñas:
  • Expiración de contraseña. Al expirar la contraseña se deberá forzar al usuario a cambiar su contraseña en el siguiente inicio de sesión
  • Complejidad mínima de contraseña requerida (como ser al menos de 6 caracteres, tener al menos: una letra en mayúscula, una letra en minúscula y un número)
  • Bloqueo de ingreso tras intentos fallidos consecutivos
• Autorización de visualización, edición y descarga por tipo de documento, mediante roles del sistema
• Protección contra ataques del tipo SQL Injection
• Protección contra ataques del tipo XSS (Cross Site Scripting) permanente y reflexivo, filtrando los parámetros de entrada a la aplicación. Además declarar los cookies como HTTPonly, protegiendolos de lectura y escritura por parte de scripts del lado del usuario. De esta forma solo el servidor y el navegador tendrán acceso a la información guardada en los mismos
• Protección contra ataques del tipo Clickjacking Attack utilizando cabeceras http de tipo X-Frame0ptions
• Almacenamiento de contraseñas aplicando el algoritmo SCrypt especialmente diseñado para protegerlas. No es aceptable el algoritmo MD5. Además se requiere incorporar salts aleatorias a la contraseña
• No publicar información acerca del servidor web utilizado en los servicios http, pues esta información podría resultar útil para enfocar los ataques hacia la versión específica del servidor web
• Los mensajes de excepciones mostrados en errores http deben ser personalizados a fin de no proporcionar ninguna información que pueda servir a un atacante

Documentación del sistema que deberá ser presentada con la oferta:

• Manual de Consulta
• Manual de Indexación
• Manual de Administración
• Manual de Servicios Web
• Manual de integración al LDAP
• Manual de vinculación automática de documentos
• Manual de obtención de datos de fuentes externas e internas

Escalabilidad y desempeño:

La SET requiere prueba de estrés del Sistema de Gestión digital de Documentos propuesto, de modo a establecer estándares de rendimiento y desempeño de la aplicación. Se deberán establecer los criterios de escalabilidad de la aplicación y estructura de costos asociada.

Tiempo de respuesta en la disponibilización de imágenes: se requiere que el tiempo de respuesta en la disponibilización de imágenes, con un máximo de 25 usuarios concurrentes sea menor a 1 segundo

2. CARACTERISTICAS DE LOS SCANNERS

• Marca y modelo: indicar
• Cantidad de Scanner: 6 (seis) unidades.
• Scanner de Documentos de Velocidad: 100 ppm / 200 ipm a 200 dpi como mínimo
• Resolución óptica: 600 ppp o superior
• Tipo de escaneo: Color, Blanco y Negro y Escala de Grises como mínimo
• Tamaño del Documento en Alimentador: Carta, A4, Oficio hasta tamaño A3 como mínimo.
• Alimentador Automático de Documentos: 500 hojas o superior
• Formato de archivos de Salida: PDF, TIFF, JPG y BMP o superior
• Interface: Hi-Speed USB y Red Ethernet Gigabit embebido u opcional incorporado
• Funcionalidades Mínimas: Identificación automática del color, Identificación automática del tamaño de página, Mejora de color personalizado, Corrección de desviación, Detección de alimentación doble, Rotación de imagen, Bandeja de alimentación de papel ajustable, Eliminación de fondo, Eliminación de orificios de perforación, Omisión de página en blanco, Detección de grapas, Mejoramiento de texto, Reconocimiento de la orientación del texto.
• Alimentación Eléctrica: 220 Volt sin transformador
• Volumen Diario: 50.000 escaneos o superior
• Garantía: 36 meses como mínimo para todo el equipo en general, incluyendo sin costos adicionales, asistencia por garantía, con mano de obra, repuestos y partes con traslado de equipos desde el lugar de uso al proveedor y viceversa.
• Condiciones generales: Todos los equipos deben ser nuevos, de fabricación reciente, encontrarse en comercialización activa en el mercado para el que fueron diseñados.

3. CARACTERISTICAS DE LAS COMPUTADORAS DE ESCRITORIO

Computadoras personales (PC) de escritorio Plantilla: Computadora Tipo 1 - Avanzada - Version: 2

4. ESCRITORIO Y SILLAS

Cantidad: 6 (seis) unidades de cada uno

5. CARACTERISTICAS PARA LA CONSULTORÍA DE ARCHIVO FÍSICO Y CONDICIONES AMBIENTALES

Se deberá elaborar y presentar un informe consultivo, llevado a cabo por un especialista en el rubro, demostrando documentalmente capacidad en trabajos similares, relacionado al archivo físico y las condiciones ambientales, a modo de proponer acciones a llevar a cabo en el proceso de verificación y reacondicionamiento del archivo documental, objeto del presente concurso, que como mínimo deberá contener

Diseño del protocolo de manejo del archivo físico vinculado al Software de Gestión documental para su búsqueda

Ambiente fisico, relacionadas a la documentación y entorno ambiental, evaluando causas intrínsecas del material o causas extrínsecas como ser: físico-mecánicas, fisco-ambientales, químico-ambientales, factores biológicos etc.

1. Emplazamiento, funcionalidad y accesibilidad.
2. Organización, clasificación, almacenamiento, cantidad, disposición, descripción y registro.
3. Seguridad e integridad
4. Recomendaciones generales relativas al entorno ambiental como ser: Mobiliarios, Iluminación, aireación, niveles de humedad, polvo, control de plagas, aspectos relativos a la seguridad

Todos los componentes citados en éste apartado pasarán a formar parte del patrimonio de la convocante una vez finalizada la ejecución del contrato, de modo que el personal de la institución prosiga con los trabajos conforme a la formación e instrucciones recibidas durante el tiempo de vigencia del contrato.

2. GARANTÍA Y SOPORTE TÉCNICO

El oferente adjudicado deberá suministrar asistencia técnica por vía telefónica, e-mail, chat, virtual y/o atención in situ en las oficinas de la DNCP para restablecer y corregir el servicio en caso de fallas desde la entrega de cada producto hasta un periodo de 6 meses a partir de la finalización de la etapa de mantenimiento y maduración del software, esto sin costo adicional. Esto incluye los servicios de:

• Consultas y soporte en operación, uso y/o explotación de nuevas funcionalidades relacionadas con el software de Gestión Documental.
• El consultor prestará la asistencia técnica en modalidad presencial y virtual en los días y horarios: lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs. para el software objeto del contrato, sin costo adicional.

Asistencia sobre incidentes:

• Consultas telefónicas: el proveedor deberá prestar atención en el horario de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs.
• Incidentes: Cuando se identifica un error, pero este no detiene los procesos o el flujo de trabajo. El proveedor dispondrá de hasta 2 días hábiles para responder.
• Incidentes críticos: Cuando se presente una situación que cause que algunos o todos los servicios queden inaccesibles o no funcionales. El proveedor deberá responder en el día (pudiendo ser fuera del horario establecido).

Es requerido que el servicio se lleve a cabo por el plazo de 12 meses posteriores a la entrega final.

3. CONFIDENCIALIDAD

El oferente reconoce que la información y documentación a la SET como entidad beneficiaria le proporcione, así como los datos y resultados obtenidos de la prestación de los servicios, son propiedad de la convocante, como el carácter confidencial y/o reservado en términos de la normativa aplicable y las disposiciones del Contrato.

El personal interviniente por el proveedor deberá firmar un Acuerdo de Confidencialidad de la Información, dado que el personal contratado podría acceder a información confidencial de la institución. La firma del Acuerdo de Confidencialidad se realizará al momento de la suscripción del Acta de Inicio del Servicio, por cada profesional en forma individual.

En caso que el proveedor incorpore o reemplace personal, la SET será la encargada de gestionar la firma del Acuerdo de Confidencialidad por parte de los mismos.

4. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DE PRODUCTOS
   1. Todos los informes deberán ser aprobados por parte de los funcionarios que la SET designe para la tarea. La empresa adjudicada deberá ponderar debidamente los comentarios que reciba, subsanar los eventuales errores, y completar el trabajo comprometido que pueda faltar. Sin embargo, la empresa adjudicada no estará obligada a modificar sus conclusiones y recomendaciones según los comentarios que reciba. Que la empresa adjudicada mantenga las conclusiones y recomendaciones de los Informes Preliminares y Final no será razón para rechazar dichos informes.
   2. Todos los documentos deben tener un Resumen Ejecutivo
   3. La empresa adjudicada solicitará al líder del proyecto la información y antecedentes sobre la situación del Archivo de la SET y éste le proporcionará para desarrollar correctamente la implementación. El líder del proyecto tendrá la responsabilidad de entregar a la empresa adjudicada los antecedentes solicitados.
   4. El líder del proyecto deberá facilitar las entrevistas que la empresa adjudicada a través de sus representantes solicite.
5. FORMA DE PAGO

Producto Entregable	Descripción
1 (uno)	Producto Entregable Plan de trabajo- PDT de las actividades del Servicio y Cronograma detallado. Este plan de trabajo debe contemplar las tareas propias del servicio y las dependientes desarrolladas en la SET que afecten el avance del servicio. Protocolo para el retiro de archivos y tratamiento del archivo físico y digital. Tanto el Plan de trabajo, como el Protocolo se realizarán en coordinación y de común acuerdo con personal de la SET y la empresa adjudicada. Montaje e instalación de Unidad Operativa de en el Laboratorio de Digitalización. Puesta de mobiliarios, equipos requeridos y planilla de funcionarios asociados al proyecto. Computadoras personales con sus accesorios cuyas CARACTERÍSTICAS serán descriptas el punto 19. Computadoras personales (PC) de escritorio. Plantilla Computadora Tipo 1 Avanzada Versión 2
2 (dos)	Producto Entregable 6 (seis) scanners cuyas características serán descriptas en el punto 19. 6 (seis) scanners conforme a las características descriptas y requeridas como mínimo. Resultado esperado: Entrega e instalación de los scanners con las configuraciones correspondientes para la digitalización de documentos.
3 (tres)	Producto Entregable Software de Gestión Documental instalado en el servidor proveído por la SET en ambiente productivo. 200.000 (doscientos mil) páginas importadas al sistema de gestión documental. Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso. Las CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL serán descriptas en otro apartado. Consulta de documentos digitalizados - El acceso a las consultas se efectuará en primera instancia a través de los usuarios, conforme al nivel de acceso que la SET determine, la SET preferencia el uso de los sistemas de autenticación existentes (RUCAS, open LDAP u otros). Asimismo, el sistema deberá tener la capacidad de integrarse a otros sistemas, tales como el Sistema de Gestión Tributaria Marangatu a través de los servicios web que serán oportunamente definidos y desarrollados por la propia contratante o el oferente, según corresponda.
4 (cuatro)	Producto Entregable Como mínimo 1.000.000 (un millón) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
5 (cinco)	Producto Entregable Como mínimo 1.300.000 (un millón trescientos mil) de páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
6 (seis)	Producto Entregable Como mínimo 1.000.000 (un millón) de páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Resultado esperado: Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
7 (siete)	Producto Entregable Como mínimo 1.500.000 (un millón quinientos mil) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
8 (ocho)	Producto Entregable Como mínimo 1.500.000 (un millón qinientas) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
9 (nueve)	Producto Entregable Como mínimo 1.500.000 (un millón qinientas) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
10 (diez)	Producto Entregable Como mínimo 2.000.000 (dos millones) de páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental Estructuras de Archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
11 (once)	Producto Entregable INFORME DE ARCHIVO FÍSICO Y CONDICIONES AMBIENTALES Se deberá elaborar y presentar un informe consultivo, llevado a cabo por un especialista en bibliotecología, demostrando documentalmente capacidad en trabajos similares, relacionado al archivo físico y las condiciones ambientales, a modo de proponer acciones a llevar a cabo en el proceso de verificación En el punto 19 se describe los puntos exigidos.